Интеллектуальные механизмы в ECM-системах. Обзор 2020

В исследовании Gartner ещё в 2017 году говорилось, что шум на рынке и растущий интерес к технологиям искусственного интеллекта (ИИ) заставляют поставщиков ПО внедрять новшества в свои продукты. Аналитики прогнозировали, что к 2020 году умные механизмы будут практически во всех новых программах.

Шум на рынке до сих пор сохраняется. Но что действительно скрывается за такими высказываниями как «интеллектуальная система управления контентом»? Давайте разберёмся вместе.

Искусственный интеллект в ECM

Под ИИ в ECM-системах понимают решения и сервисы, которые выполняют рутинные, часто повторяющиеся операции. У таких интеллектуальных механизмов узкая направленность. Например, сервис автоматического назначения поручений не умеет отвечать на вопросы. Поэтому интеллект в ECM – это, как правило, набор функциональных возможностей, которые комбинируются в определённой последовательности для решения конкретных задач.

Интеллектуальные сервисы в ECM сегодня не способны самостоятельно принимать решения, потому что рынок к этому пока не привык. Пользователи уже привыкли к новой терминологии (спасибо ежедневным заголовкам новостей с прилагательным «умный»), но ещё не готовы к тому, что часть задач система будет выполнять без их участия, особенно, когда речь идёт о бухгалтерских документах, договорах и денежных обязательствах.

Какая функциональность скрывается под ИИ в ECM

Интеллектуальная обработка документов

Ключевая задача ECM – управление контентом. Занесение документов в систему, регистрация, назначение поручений, создание отчётов в различных разрезах, формирование архива – эти и другие задачи относятся к рутине, трудозатраты на которую можно сократить с помощью интеллектуальных сервисов.

Directum RX: Интеллектуальная обработка документов

Интеллектуальная обработка документов освобождает сотрудников от рутинных действий, экономит время и сокращает количество ошибок. Сервис доступен для входящих документов, договоров, первички. При этом список обрабатываемых документов можно расширить под потребности компании в рамках внедрения.

В Directum RX доступны следующие возможности:

• автоматическая регистрация документов и обращений с заполнением карточек в системе;
• создание проекта поручения из текста протокола или приказа;
• сравнение версий документов и визуализация изменений.

Процесс обработки входящего потока документов состоит из следующих этапов:

1. Документы захватываются со сканера или электронной почты и распределяются по комплектам.
2. Сервисы интеллектуальной обработки Directum Ario распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают факты из текста.
3. Документы заносятся в систему с автоматическим заполнением карточек.

На базе интеллектуальной обработки документов работают решения «Цифровой помощник юриста», «Цифровая бухгалтерия», «Цифровые решения для делопроизводства».

ТЕЗИС: Сравнение и распознавание

В СЭД ТЕЗИС есть модуль «Сравнение и распознавание», который позволяет сравнивать любые виды документов: бумажный вариант с электронным или версии электронного документа. Благодаря решению специалисты экономят время на проверке корректности документов, а также снижается вероятность появления ошибок.

В системе доступна функциональность распознавания отсканированных документов, реализованная на базе технологий ABBYY ScanDifFinder и ABBYY FineReader Engine.

Docsvision: Архив первичной бухгалтерской документации

Решение автоматизирует ввод бумажной первички в информационные системы компании. Электронный архив документов и поступления в учётные системы формируются автоматически. Процесс выглядит следующим образом: документы сканируются, распознаются и уходят на верификацию. После проверки документы попадают в электронный архив, в котором автоматически создается заполненная карточка, к которой прикрепляются соответствующие сканы. Вместе с этим необходимые данные передаются в учётную систему.

Решение реализовано на базе технологии ABBYY FlexiCapture.

Docsvision: Интеллектуальная база знаний СЭД

Решение предназначено для повышения качества базы знаний организации и повышения повторного использования данных, накопленных в СЭД. Входящее в решение автоматическое атрибутирование документов реализовано на базе ABBYY InfoExtractor SDK.

В интеллектуальной базе знаний доступно:

• автоматическое определение/заполнение реквизитов неструктурированных документов путём интеллектуального анализа их содержания;
• интеллектуальная классификация документа при регистрации на основании его содержания с использованием «обучающего множества» документов, распознанных ранее. Реализовано на основе ABBYY Text Classifier SDK;
• интеллектуальный поиск документов по смыслу содержания (рб этом поговорим чуть позже).

ЭОС: обработка счетов-фактур с помощью EDocLib

ЭОС предлагает интегрированное с eDocLib решение. Процесс выглядит так: сканируются бумажные оригиналы, с помощью ScanStation или ABBYY FlexiCapture происходит извлечение данных, которые затем передаются в eDocLib, где в свою очередь происходят корректировка и маршрутизация обработанного счёта. Далее данные об этом документе передаются в 1С для дальнейшей проводки.

«Умный» или интеллектуальный поиск

Информационные системы компаний за время своего существования накопили огромные объёмы документов. По этой причине трудозатраты на поиск необходимой информации увеличились в разы. Интеллектуальный поиск экономит время на ежедневном поиске необходимой информации.

Directum Smart Search

Решение выглядит как сайт поиска, который понимает естественный язык пользователя. При вводе запроса сайт предлагает подсказку с учётом прошлых поисковых запросов и подходящими наименованиями общедоступных документов.

Для семантического анализа запросов и извлечения фактов из текстов документов в решении используются сервисы Ario. Решение обеспечивает качественный полнотекстовый поиск с учётом словоформ и синонимов, определяет опечатки и неправильную раскладку клавиатуры. В итогах поиска выделяются найденные слова, содержится ключевая информация и ссылка на документ в системе. Результатами поиска можно легко поделиться с другими сотрудниками.

Docsvision: Интеллектуальная база знаний СЭД

В интеллектуальной базе знаний от Docsvision есть поиск документов по смыслу их содержания, базирующийся на ABBYY Intelligent Search SDK. Инструмент увеличивает качество (точность и полноту) процесса, практически сочетая точную атрибутивность и удобство полнотекстового поиска.

NAUMEN: Интеллектуальный поиск

Система интеллектуального поиска NAUMEN снижает трудозатраты на ежедневный поиск информации в разнородных источниках и предлагает пользователям точные и развёрнутые ответы на сложные вопросы. Умная система поиска с применением машинного обучения и технологий обработки естественного языка способна обрабатывать большие массивы информации и делать накопленные знания доступными для сотрудников компании.

Универсальный поисковый интерфейс открывает пользователю доступ к информации вне зависимости от того, где она находится. Внутренние источники данных подключаются к системе поиска с помощью коннекторов. Информация из внешних источников собирается с помощью поискового робота.

Система понимает смысл информации в документах, сокращения и специализированные для отрасли термины. Технологии машинного обучения постоянно улучшают качество работы поиска.

Элар: Интеллектуальные системы поиска по электронным библиотечным ресурсам

Корпорация ЭЛАР предлагает решение «Интеллектуальная система поиска», которое быстро и эффективно находит информацию по всему многообразию материалов – как традиционным способом (по классификаторам, рубрикаторам и атрибутам), так и с использованием аналитических инструментов.

Система реализована на основе специализированного ПО «Индекс». Решение использует различные методы поиска и их сочетания: традиционный атрибутивный, поиск по терминологическим словарям, контекстный и нечёткий поиск, семантический поиск и интеллектуальный анализ.

Chatbot

Чат-бот или виртуальный собеседник – это программа, способная поддержать разговор с человеком как в текстовом, так и в аудиоформате. В основе таких программ лежит машинное обучение.

Чат-бот в ECM – это альтернативный интерфейс взаимодействия с системой. Работают такие боты из привычных мессенджеров и позволяют получить доступ к корпоративным сервисам в любое время и в любом месте.

DIRECTUM Bot

DIRECTUM Bot позволяет сотруднику пользоваться сервисами компании и отправлять запросы во внутренние службы из привычного интерфейса мессенджера: Viber, Telegram или др. Бот работает по настроенным в системе бизнес-процессам.

Телеграм-бот для платформы TESSA

Telegram-бот позволяет воспользоваться основными функциями ECM из интерфейса мессенджера: посмотреть список входящих заданий и стартовать исходящие, работать с поручениями, создавать, искать и согласовывать документы.

Телеграм-бот для СДУ «Приоритет»

Телеграм-бот от «Диджитал Дизайн» работает с системой документационного управления «Приоритет», созданной на базе платформы Docsvision, и предоставляет пользователям набор необходимых функций для работы с документами и заданиями: просмотр, изменение, согласование, отправка на доработку документов, работа с поручениями, рассылка уведомлений и напоминаний.

Менеджер-бот Мартин

Мартин – виртуальный менеджер в Битрикс24, который каждые полчаса проверяет состояние задач и отправляет сотрудникам и руководителям уведомления, если от них требуется реакция.

Контроль распространения документов

По данным ежегодного исследования СёрчИнформ, за первое полугодие 2020 года более 60 % утечек информации произошли по причине намеренных действий пользователей, которые имели доступ к данным.

Подобные инциденты подталкивают специалистов по защите информации разрабатывать или улучшать специализированное ПО. Так специалисты CorpSoft24 разработали технологию скрытой маркировки документов, используя для этого искусственные нейронные сети.

Система названа StegMark и способна встраиваться в ECM. Решение незаметно для пользователя вносит модификации в каждый отсканированный документ. В случае незаконной передачи конфиденциального документа из контура компании, система сканирует файл, если он побывал у третьих лиц, и определяет сотрудника, который скачивал документ из электронного архива.

Информации о работе подобных систем в ECM в открытых источниках при написании статьи не обнаружено.

Дальше – больше

Первые российские ECM появились на рынке в середине 1990-х. С того времени системы накопили большие объёмы данных, рутинная обработка которых – почва для внедрения и развития интеллектуальных сервисов. ИИ решения – абсолютно логичное развитие ECM-систем. Об этом вендоры упоминали еще в прошлом году.

Уже сегодня в ECM применяют алгоритмы искусственного интеллекта для распознавания документов, извлечения и классификации данных, определения ответственного, сравнения документов, поиска информации, расчета рисков, предлагают программных роботов для расширения вариантов взаимодействия с системой и других задач. И это далеко не все возможности ИИ.

А какие интеллектуальные механизмы внедрены в вашей организации?