К вопросу о потоковом вводе

Ольга Мельник

Сдерживающие и ограничивающие факторы

Потоковый ввод документов до недавнего времени был, а во многих отношениях остается до сих пор, диковинкой. О том, что можно отсканировать и распознать один листок, знают все. О том, что то же самое можно сделать с пачкой, осведомлено намного меньше людей.

«Высокопоставленные сотрудники очень немаленьких компаний обращаются к нам, и когда видят, что можно в сканер положить сразу пачку бумаг, удивляются чрезвычайно. Для них это новость!» — говорит руководитель небольшой московской фирмы-реселлера.

Мысль, что распознать можно и пачку платежек, сразу вводя данные в бухгалтерскую систему, до сих пор общепринятой не стала.

Тому есть объективные причины. Основная — дешевизна рабочей силы и безработица. «Да мы посадим сто человек, и они все сделают даже лучше!» Эта идея серьезно сдерживает автоматизацию ввода документации. Поставщики оборудования и ПО утверждают, что только внутри МКАД этот аргумент потерял актуальность, а чем от столицы дальше, тем он действенней. Но ему все сильней противостоит масштаб проблемы. Когда нужно ввести десятки тысяч документов в месяц, о ручном вводе речь уже не идет. Раньше такие объемы генерировали только государственные учреждения, но развитие сервисных бизнесов, работающих с частными лицами (банки, сотовые, телефонные и другие телекоммуникационные операторы, предприятия ЖКХ, страховые и торговые компании), сделали автоматизацию ввода более востребованной, чем раньше.

Другим сдерживающим фактором до недавнего времени было несовершенство программ распознавания, особенно распознавания форм. Однако, по общему мнению, в последние годы вендоры, в том числе Abbyy, смогли обеспечить настолько высокое качество распознавания платежных документов, что автоматизация их ввода получила экономический смысл. Кроме того, у этой знаменитой компании наконец появились на российском рынке сильные конкуренты, в том числе Cаptiva. Неприятному и дорогому монополизму приходит конец.

При работе с бухгалтерскими документами — счетами, платежками и тому подобным — действительно возникает существенный экономический эффект. Во всяком случае, так утверждают вендоры СЭД, постепенно вводящие такие специализированные функции в свои продукты. Но для работы с платежными документами сканеры необходимо тестировать отдельно, так как их распознавание имеет ряд особенностей, на результат сильно влияют качество бумаги и печати.

Представитель компании — дистрибьютора компьютерной техники, одного из крупнейших в стране, сообщил интересные сведения об итогах перехода в компании к автоматическому потоковому вводу платежных документов. Традиционно эта работа была ручной, но кризис заставил считать затраты на каждого человека, и самые простые бухгалтеры перестали казаться такими уж дешевыми сотрудниками. Однако оставались большие сомнения в том, что уровень автоматического распознавания не привнесет в работу слишком большого числа ошибок. Когда заменили ручной ввод платежек на сканирование и распознавание, с удивлением обнаружилось, что ошибок стало меньше. Примерно 20% документов приходится корректировать, что‑то добивать и править. «Теперь наш финансовый директор требует не останавливаться на бухгалтерии, а распространить эту практику на склады», — говорит менеджер. При этом, по его словам, наблюдается еще один, довольно общий процесс: формы общения компаний между собой унифицируются, в том числе информационный обмен с другими дистрибьюторами. Все фирмы, связанные цепочками поставок, постепенно переходят на одинаковые формы счетов и прочих массовых документов, поскольку это заметно ускоряет их обработку.

Задачи, поставленные практикой

В проектах по обработке платежных поручений, как бумажных, так и электронных, основная задача — сделать фронт-офис «легким». Каждое отделение должно становиться как можно меньше и дешевле, чтобы можно было эффективно развивать ритейловый бизнес. Логичное решение для этого — централизация обработки информации.

Второй тип часто решаемых потоковым вводом бизнес-задач — кредитный конвейер, где потоковый ввод позволяет снизить логистические издержки на перевозку документов и сократить время рассмотрения. В условиях спада это особенно критично. Третий тип — создание архива клиентской документации. Этот последний особенно актуален для банков, имеющих распределенную структуру или много работающих с розницей.

В целом вырисовываются две тенденции. Одна — централизация обработки информации, создание таких центров для организации, где происходит весь ввод. Основная цель при этом — снижение расходов. В них применяются высокопроизводительные документ‑сканеры. Если же цель — ускорение обработки информации, то вступает в силу другая тенденция: применение небольших сканеров в каждой точке продаж, децентрализация ввода. В финансовом секторе потребность в подобных решениях уже осознана и реализуется.

Современное ПО позволяет быстро перенастраиваться на новые виды форм, которые часто меняются по воле регуляторов. Требования последних к частоте и электронной форме представления отчетности во многих случаях оказываются определяющими при принятии решения об автоматизации ввода.

Регуляторы существенным образом определяют положение дел и в другой, смежной области — управлении архивами. Хотя существуют и все активней предлагаются услуги по удаленному хранению документов, развивается бизнес, похожий на бизнес логистических операторов, но они подходят далеко не всем. Во-первых, услуги эти довольно дороги, а во-вторых, в банке, например, потеря единственного документа может иметь фатальные для бизнеса последствия. Поэтому банки вынуждены создавать собственные склады документов, а при этом встает вопрос автоматизации такого хранилища.

Необходимость долговременно и надежно сохранять большие объемы бумажных документов порождает три различные задачи: создание архива и управление им; его ретроконверсия — перевод накопленных бумажных материалов в электронный вид; организация постоянного ввода вновь поступающих материалов. Вопрос не исчерпывается организацией хранения. Если организации удается перейти на работу с электронными копиями, а к бумажным оригиналам прибегать лишь в исключительных случаях, экономия времени оказывается разительной, в десятки раз, особенно при проведении аудитов и проверок.

Создавая архив, чаще всего первой решают самую простую и актуальную задачу: добиваются, чтобы все вновь возникающие документы вводились в архив. Затем встает вопрос ретроконверсии и регулярного пополнения архива. В проектах такого типа важно, чтобы при заданном потоке документов скорость формирования архива была адекватной. Сначала узким местом может быть сканер с недостаточной пропускной способностью, а потом — система архивирования.

Проблема выбора

Ориентирами при выборе сканеров, и не только для создания архивов, могут быть следующие соображения. Если поток документов в организации менее 10—15 тыс. документов в год, поточный сканер обычно не рекомендуют. Практика показывает, что с таким объемом вполне справляются два регистратора с обычными планшетными сканерами. Если же в компании вводится 30—40—50 тыс. документов в год, то уже стоит задуматься о поточном сканировании.

Скорость сканирования — далеко не всегда решающий фактор, но при прочих равных он приобретает значение. Простота использования аппарата часто оказывается принципиальной и становится либо фатальным обстоятельством, либо фактором успеха. Поставщики техники любят рассказывать о нередкой ситуации, когда клиент закупал очень качественные сканеры, но потом отказывался от них, так как операции сканирования оказывались чересчур сложными, включали слишком много шагов и действий, что неприемлемо для работающего на них персонала. Наиболее выигрышной поэтому выглядит идея «одной большой красной кнопки», нажатие которой запускает нужный процесс и исключает раздумья. Простые сценарии использования очень актуальны еще и потому, что персонал точек продаж обычно быстро меняется, и обучать его нужно как можно быстрей и проще. Поставщики оборудования советуют, когда предстоит выбор между простой и дешевой моделью и дорогой, но более функциональной, поступать по принципу: если сломается один персональный сканер, подразделение все же работать сможет, а вот если сетевой — то починить его может оказаться сложнее, и без дела будут сидеть все.

Многофункциональные модели иногда используют не только по назначению, но даже и сверх того. Например, мощный потоковый сканер, имеющий встроенный процессор и собственное ПО, используется в небольшой турфирме как CRM, для хранения клиентской информации. Или такая же модель, будучи установлена в центре и в филиалах торговой фирмы, может применяться для рассылки и размножения распорядительной документации и обеспечивать обратную связь филиалов с центром. Показателен ответ подрядчика на вопрос, почему же эта функциональность, традиционно решаемая в СЭД, реализуется таким несколько экзотическим способом. Неужели у крупного ритейлера, о котором идет речь, нет системы работы с документами? Есть, а как же. «Но у них СЭД на FileNet, она рассчитана исключительно на обработку входящей документации. В ней обрабатываются приходные накладные, счета-фактуры и тому подобные документы. Централизованно стоят большие сканеры. Они собирают, сканируют и через FileNet обрабатывают кипы бумаг от поставщиков. В эту систему вносить изменения сложно. А мы ведь «железячники», софтом не занимаемся, для нас подключение СЭД к какому‑нибудь Oraclе — это такой темный лес… но о железе мы расскажем что угодно. Поэтому мы и предложили такое решение. Клиентам этот подход понравился, очень удобно, просто и недорого, особенно по сравнению с затратами, которые они несут сейчас на рассылку бумажных документов. С учетом всех сканеров получается в полтора раза дешевле». Проект еще не запущен в промышленную эксплуатацию, однако мысль решать традиционно софтверные задачи аппаратными способами не лишена смысла. Это, кроме всего прочего, свидетельствует и о стирании граней между разными типами решений: программным и аппаратным. Комплексность становится принципиальной характеристикой решения.

По оценкам вендоров СЭД и интеграторов, выполняющих проекты по потоковому вводу, проекты такого типа не такие уж дорогие, несравнимы с внедрением учетных систем, но быстро дают видимый эффект, например повышение качества обслуживания клиентов. Средняя длительность проектов даже в крупных организациях составляет четыре — шесть месяцев от идеи до внедрения.

Обзор подготовлен по материалам круглого стола с участием вендоров СЭД, интеграторов и поставщиков сканеров, проведенного компанией Canon в рамках выставки Docflow.

Продолжение темы в эксклюзивных материалах ECM-Journal:

●  Интервью с Дмитрием Шушкиным (Abbyy) о вопросах потокового ввода

●  Взгляд на требования к потоковому вводу финансовых документов

Источник: Intelligent Enterprise, 22 декабря 2009