Как эффективно реализовать электронный архив документов

Жан-Люк Чейтелейн, Дэниел Гарри

В связи с быстрым ростом объема электронной информации, ужесточением требований регулирующих органов и ограниченной емкостью запоминающих устройств перед предприятиями встает проблема производства и хранения данных. Но при внедрении электронного архива им приходится решать технические, финансовые и образовательные задачи. Жан-Люк Чейтелейн, вице-президент и директор HP по технологиям, и Дэниел Гарри, главный партнер компании EMI Capital LLC, рассказывают о проблемах, возникающих при реализации корпоративной инфраструктуры электронного архивирования, и способах их преодоления.

В корпоративном океане бушует настоящий шторм. Главная причина волнения — рост информационных объемов и ужесточение требований регулирующих органов. Волны растут из-за неэффективного управления электронной информацией, а увеличение объемов данных порождает массу проблем. Для их решения ИТ-отделы пытаются внедрять электронные архивы. Однако при развертывании таких систем предприятия сталкиваются с целым рядом трудностей — технических, финансовых, образовательных.

Что учесть при создании электронного архива документов Прежде чем приступить к реализации проекта электронного архивирования и выбору подходящего решения, предприятие должно убедиться, что сотрудники понимают принципиальную разницу между документами электронными (э-документы) и бумажными. Первые отличаются от вторых масштабом, изменчивостью и читабельностью. Рассмотрим эти характеристики более подробно.

Масштаб. На традиционном предприятии сотрудник, как правило, ежедневно получает и отправляет от одного до десяти писем и служебных записок. Но если в компании внедрены ИТ-системы, тот же самый сотрудник каждый день получает и отправляет более пятидесяти электронных писем. В международной корпорации электронный обмен достигает миллиона посланий в день. В результате возникает проблема хранения и поиска информации, а огромный масштаб является главной причиной затрат и сложности электронного архивирования.

Изменчивость. Несмотря на возможность подлога, умышленной неясности изложения и физического повреждения, написанная или напечатанная информация во всех случаях является в определённой степени неизменной. Но этого нельзя сказать о содержимом электронного документа. Э-документ легко можно изменить, совершенно поменяв его смысл. Мало того, такой документ можно просто уничтожить, не оставив никаких признаков его существования. Изменчивость — вторая серьезная проблема, возникающая при реализации электронного архива, потому что доказательство подлинности документа и уверенность в его неизменности после считывания особенно важны для соблюдения юридических и регулирующих требований.

Читабельность. В неоднородных вычислительных средах или на разных версиях одной и той же платформы э-документы могут различаться форматами и физическими носителями, что связано с изменениями в технологиях и развитием компьютерных систем и приложений. Например, сейчас мало кто может прочитать созданную несколько лет назад информацию, записанную на дискете. Однако предприятие должно гарантировать, что некоторые электронные документы поддаются дешифрации, чтобы их содержимое и формат были читабельными и в будущем. Нематериальная природа э-документов вместе с непредсказуемой долговечностью соответствующих физических носителей представляют собой третью существенную проблему электронных архивов.

Проблемы реализации

Чтобы защитить корпоративную интеллектуальную собственность и сократить разрушительный эффект судебных процессов, связанных с огромными объемами электронной информации, предприятие должно как можно быстрее реализовать какую-либо форму электронного архива.

Исторически электронное архивирование считалось главным способом снижения инвестиций в дорогие дисковые системы хранения. При этом потребности бизнеса и ценность электронных документов обычно игнорировались. В результате проекты внедрения электронных архивов нередко вызывали разочарование и заканчивались провалом. В экстремальных случаях некоторые предприятия даже возвращались к печати э-документов и хранению бумажных копий традиционными архивными методами.

Исследование положительных, отрицательных и опасных свойств электронного архива позволяет получить полезный опыт для разработки всеобъемлющего решения электронного архивирования.

Положительные свойства. Электронный архив имеет двоякую ценность. Во-первых, такое решение позволяет предприятию безопасно хранить и находить корпоративную информацию, необходимую для развития бизнеса, удовлетворять требования регулирующих органов, всегда быть готовым на случай судебных исков и внедрять передовые методы работы, а также управлять хранением и уничтожением деловых документов в соответствии с корпоративными правилами. Во-вторых, электронный архив дает возможность эффективно использовать компьютерные системы и снижать затраты на хранение документов за счет удаления устаревшей информации, которая больше не понадобится.

Отрицательные свойства. Внедрению электронных архивов мешают две основные проблемы. Первая заключается в узости мышления, из-за которой такие проекты страдают недостатком функциональности. Причина в том, что разработкой и реализацией таких решений обычно занимается ИТ-отдел, который не консультируется с бизнес-менеджерами и юристами. Вторая проблема связана с разрозненной реализацией, приводящей к появлению на предприятии множества отдельных электронных архивов, не объединенных в единое корпоративное решение. В результате возрастает объем ИТ-ресурсов и затрат на управление, а также значительно увеличивается сложность поиска и считывания информации.

Опасные свойства. Наименее изученной характеристикой электронного архивирования является полная стоимость владения (TCO) такого решения. Большинство исследований затрат/преимуществ внедрения ИТ охватывает только стоимость оборудования, но упускает из виду стоимость использования. Это относится и к проектам электронного архива, при реализации которых выбор между разными технологиями базируется лишь на возможностях, функционале и стоимости решения без учета дополнительных затрат на программное и аппаратное обеспечение, обслуживание, оплату труда специалистов и расходов на поиск информации в случае судебного иска или запросов со стороны регулирующих органов.

Внедрение электронного архива — проект долгосрочный, поэтому эксплуатационные расходы могут оказаться существенно выше затрат на приобретение технологий и свести на нет их преимущества. Со временем масштаб этой проблемы будет только расти, потому что увеличится объем э-документов, а ими нужно управлять, вести записи о них и организовывать их архивирование.

Внедрение и эксплуатация

Вооружившись знаниями о фундаментальных различиях между бумажными и электронными документами, а также о подводных камнях проектов, можно начинать разрабатывать, внедрять и развертывать электронный архив, который сулит ощутимые преимущества для бизнеса предприятия.

Четко спланированное развертывание электронного архива должна начинать совместная команда специалистов, способная учитывать запросы бизнеса, юридические требования и потребности ИТ. Включив в проект разных участников, предприятие дает каждой группе возможность объяснить свои запросы к системе. Если им это удастся, то все сотрудники поймут задачу внедрения и предприятию будет легче реализовать проект и запустить его в жизнь.

Какие вопросы нужно учитывать

1. Архивирование — долгосрочный проект, требующий постоянного мониторинга и коррекции; это нужно понимать очень чётко.

2. Какова текущая корпоративная политика в области электронных документов и какие процессы и процедуры необходимы для удовлетворения требований регулирующих органов.

3. Размер хранилища с точки зрения количества отдельных документов (а не вместимости систем хранения).

4. С какой частотой следует записывать документы в архив.

5. С какими поставщиками системных компонентов имеет дело компания, какими пользуется услугами, какова степень их поддержки.

6. Следует оценить все программные платформы, уровень их безопасности, частоту и простоту обновления.

7. Каковы возможности программных и аппаратных средств архивирования с точки зрения планирования пропускной способности и развития функционала.

8. К проекту необходимо привлечь техническую команду, способную провести углубленный анализ всех системных компонентов с точки зрения инфраструктуры индексации и классификации, производительности и будущих затрат на эксплуатацию.

9. Всесторонне оценить тип индексации и классификации, предусмотренной в системе и производительности выполнения запросов при возрастании масштаба. При этом следует проверить, с какой скоростью пользователь сможет найти документ в электронном архиве.

10. Разобраться, способна ли система параллельно выполнять запросы и считывание.

11. Руководство не должно позволить какой-либо одной группе участников управлять проектом. Нужно, чтобы все дружно разрабатывали электронный архив для всего предприятия и всех форм э-документов.

12. Следует обучить сотрудников работе с системой и провести мониторинг соответствия требованиям регулирующих органов для обеспечения готовности к возможным судебным искам и проверкам.

Заключение

Хотя инфраструктура электронного архивирования может показаться сложной, дорогой и малоценной для бизнеса, на самом деле она является необходимой для соблюдения нормативов, защиты корпоративной информации и интеллектуальной собственности. По мере того, как предприятия создают все больше электронной информации, растет важность ее хранения и защиты. Внедрение такой инфраструктуры позволит удовлетворить требования регулирующих органов, которые также постоянно растут.

Понимая трудности внедрения таких систем, обходя подводные камни и следуя четкому плану реализации, предприятие сможет воспользоваться преимуществами электронного архива как с точки зрения бизнеса, так и в смысле экономии затрат.