Нужны ли копии электронному документу

Для любого юридически значимого документа есть понятие «оригинал» и «копия». Пока документы были только бумажные с ними было все довольно просто: оригиналом документа считался экземпляр с «живой» (собственноручной) подписью и печатью, копия получалась, как правило, путем ксерокопирования оригинала. С появлением электронных документов все стало гораздо интереснее.

Во-первых, у бумажных документов появилась электронная копия, которая получается сканированием оригинала бумажного документа и хранится на компьютере, как правило, в формате tiff или jpeg.

Во-вторых, стали появляться электронные документы — это документы, оригинал которых создается в электронном виде. Как это выглядит: на компьютере создается «тело документа», как правило, это файл формата word, excel или xml (последние носят название «формализованные документы»). Юридическую значимость документу придает электронная подпись, которая ставится на документ.

Казалось бы — зачем электронному документу копия, если мы можем передать оригинал одновременно в сколько угодно мест и при этом он останется оригиналом, не потеряв свою юридическую значимость. Обоснование можно найти в самом определении электронного документа и электронной подписи.

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ)

То есть электронный документ в первую очередь должна понимать машина, а не человек. Чтобы увидеть электронный документ, как минимум, нужен компьютер или другое устройство (планшет, смартфон). Кроме того, юридически значимый электронный документ — это не единый объект. Это не менее 3 файлов: тело документа и 2 файла с электронными подписями (двух сторон).

Дополнительными «отягощающими обстоятельствами» могут быть:

• формат документа. Если это xml, то считывать из него информацию без преобразования довольно неудобно, если вы, конечно, не программист;
• дополнительные реквизиты документа, которые присваиваются документу после подписания. Например, регистрационный номер. На бумажный документ просто ставится штамп регистрации, а в подписанный ЭП электронный документ уже ничего добавить нельзя. Поэтому регистрация проводится через карточку документа или отдельный справочник в системе;
• дополнительные служебные файлы, формируемые, например, при передаче документа через сервисы обмена и обеспечивающие согласно утвержденному регламенту его юридическую значимость.

Таким образом, электронный документ может выглядеть следующим образом (тело — xml и набор файлов):

Согласитесь — не самый удобный для человеческого восприятия формат. Человеку хочется увидеть документ как единое целое в человекочитаемом (а не машинораспознаваемом) виде. Например, так:

Такое преобразование должна обеспечить система, которая помогает человеку работать с документами: ECM, СЭД, сервис обмена, ERP и т. д. При таком преобразовании все составляющие электронного документа собираются в единое целое и переводятся в удобный для человеческого восприятия вид. Это и будет копия электронного документа, которую можно просмотреть на компьютере даже при отсутствии специальной системы, отправить по электронной почте, распечатать и передать в бумажном виде. Это уже не оригинал, юридическую значимость он не имеет, зато позволяет удобно документ просмотреть. Как правило, при представлении электронного документа (например, в суд) вам необходимо будет представить набор файлов, составляющих оригинал электронного документа, и копию электронного документа в человекочитаемом виде.

Итого, что мы имеем:

• оригинал бумажного документа — документ на бумажном носителе с живой подписью и печатью;
• копия бумажного документа — скан или ксерокопия оригинала бумажного документа;
• оригинал электронного документа — набор файлов, содержащих тело документа и электронные подписи;
• копия электронного документа — это файл, обычно pdf, или его распечатка. Объединяет в себе тело документа (возможно с преобразованием в человеко-читаемый формат), штамп с информацией об электронных подписях, дополнительную информацию о документе (регистрационные данные, информация о передаче через сервисы обмена и т. п.).

На данном этапе развития документооборота приходится работать со всеми этими сущностями. И желательно бы иметь систему, которая все их поддерживает. Но по мере цифровой трансформации должны остаться только электронные документы и их копии.