Отправляем в командировку - минимум бумаги и беготни

Чем чаще сотрудники компании ездят в командировки, тем больше руководство задумывается о снижении трудоемкости процесса оформления командировок. Как ускорить процесс согласования документов, расчета суточных, закупки билетов, оформления авансовых отчетов? Какие возможности могут представить корпоративные информационные системы уже сейчас?

Что требует законодательство

Оформление командировки – один из немногих процессов, не требующих наличия подписи со стороны сотрудника. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, п.3: «Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя…». В не которых случаях требуется оформить также заявление работника на командировку.

Оформление заявления на командировку и приказа – эти процессы можно переводить полностью в электронный вид уже сейчас.

Большая задача, связанная с командировками – организация удобного формирования авансовых отчетов. Сами авансовые отчеты можно оформлять в электронном виде и подписывать их простой электронной подписью сотрудника, но бумажные подтверждающие документы по-прежнему необходимо уносить в бухгалтерию «ногами».

Так с чего же начать автоматизацию?

Необходимый минимум

Самый первый шаг – автоматизация оформления и согласования заявления на командировку. Один из самых удобных инструментов для решения этой задачи – ЕСМ-система. Сотрудник в системе (или мобильном приложении) указывает информацию о планируемой поездке: даты, населенные пункты, которые планирует посетить.

В ЕСМ-системе желательно организовать хранение и поддержание в актуальном состоянии информации о суточных и, например, о соответствии должностям сотрудников или категориям населенных пунктов. Это позволит автоматически вычислять размер суточных при оформлении командировки, что облегчит работу бухгалтерии. Аналогичным способом можно автоматически вычислять размер затрат на проживание. Сотрудник может дополнительно указывать предполагаемые затраты на билеты, трансфер, другие возможные расходы. В ECM-системе можно создавать типовые маршруты для согласования. Их использование позволит, во-первых, не задумываться о том, с кем необходимо согласовать командировку, а во-вторых, позволит исключить беготню по кабинетам.

После согласования заявки приказ о направлении в командировку может быть сформирован на основании шаблона и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации.

В части автоматизации работы с авансовыми отчетами первым шагом будет реализация автоматических напоминаний пользователю о необходимости сформировать отчет по завершению командировки. При этом в задание-напоминание можно вкладывать созданный по шаблону авансовый отчет.

Пример модуля для работы с командировками в ПАО "ОАК":

Направлений развития описанной выше «базовой» функциональности можно выделить достаточно много. Обозначим основные.

Возможности развития и оптимизации

Оформление командировок

Бронирование билетов. Наиболее простое решение – предоставить сотруднику быстрый доступ к сайту бронирования билетов разместив ссылки на сайт «под рукой». Решение посложнее – при нажатии на ссылку система будет передавать указанные сотрудником данные на сайт сервиса бронирования. Можно пойти ещё дальше и практически полностью автоматизировать процесс покупки билетов. Так, в ГК Миррико чат-бот не только запрашивает планируемые даты и пункты вылета и прилета, но и подбирает билеты, а пользователю остается только выбрать наиболее оптимальный для себя вариант.

Настройка замещения. Обязательный запрос и автоматическое назначение замещающего на время отсутствия сотрудника, как это реализовано, например, в Югорском государственном университете. Такой механизм позволит обеспечить своевременную передачу дел командируемого сотрудника.  

Контроль бюджетов. В ходе согласования каждой отдельной командировки можно контролировать лимиты по статьям бюджета. Так работают с командировками в издательстве Condé Nast.

Можно пойти дальше и проработать вопрос интеграции с финансово-учетной системой. Для финансовой службы это возможность планировать расходы, связанные с командировками, в целом по компании, в разрезе направлений деятельности, подразделений и проектов, а также собирать данные о фактических затратах. Для бухгалтерии это упрощение формирования проводок на счетах бухгалтерского учета.

При автоматизации планирования командировок также стоит предусмотреть удобные инструменты для обеспечения возможности переноса командировки на другие даты или её отмены.

Отчетность и учёт

Легкое заполнение авансового отчета. Начать заполнять отчет можно прямо в командировке. Мобильные приложения помогут прочитать QR-код чека, заполнить табличную часть авансового отчета с расходами. Сам чек можно сфотографировать, после чего приложить фотографию чека к отчету. Изначально сформированный в электронном виде чек сразу можно приложить к отчету.

Быстрое согласование. Система формирует отчет как документ, который можно подписать электронной подписью сотрудника, после чего отправляет весь пакет документов на согласование по заранее заданному маршруту. Такой порядок работы особенно удобен, когда организация имеет территориально-распределенную структуру и централизованную бухгалтерию. Пакет документов, согласуемый в электронном виде, гораздо быстрее по сравнению с бумажными документами пройдет согласование, особенно, если у бухгалтерии возникнут замечания и согласование будет проходить в несколько кругов.

Автоматическое формирование проводок. Заполненная расходная часть в авансовом отчете при наличии интеграции с учетной системой позволит бухгалтерии максимально быстро отразить расходы на счетах бухгалтерского учета.

Контроль оригиналов документов. Текущее законодательство требует хранить бумажные оригиналы некоторых подтверждающих документов на случай проверок со стороны фискальных органов. Если организация находится в одном или нескольких соседних зданиях, то занести документы в бухгалтерию не составит труда. Если же бухгалтерия находится в другом регионе, то необходимо организовать пересылку документов. Очень удобное решение, позволяющее отследить перемещение бумажных документов, реализовано в группе компаний «Р-Фарм».

Таким образом, двигаясь от автоматизации простых задач к наиболее сложным, используя возможности ЕСМ-систем, мобильных приложений, чат-ботов, технологии работы со штрихкодами и т.д., можно сделать процессы управления командировками и формирования авансовых отчетов быстрыми и максимально удобными для всех его участников.

Какие технологии, инструменты в этих процессах работают в вашей организации, что вы считаете наиболее эффективным -- делитесь своим мнением в комментариях и в опросе.