Почему в суд выгодно представлять именно электронные документы?

Дмитрий Хитров, председатель правления некоммерческого партнерства «Электронный арбитраж», разработчик системы для осуществления коммерческого онлайн-правосудия в РФ

Право и возможность подачи электронных документов в суд предоставлено в России давно. Однако по старинке стороны ходят на заседания с большими папками бумажных документов вместо планшетов или ноутбуков. Почему?

Российские компании все больше доверяют электронному документообороту – сдают отчетность в государственные фонды, электронные счета-фактуры и декларации в Федеральную таможенную службу, обмениваются важной конфиденциальной информацией с банками... Постепенно бизнес с головой уходит в новые формы взаимодействия. Это важно принимать во внимание, так как в случае судебного спора компания может подтвердить некоторые обстоятельства только с помощью электронных документов.

В эпоху, когда информация в течение суток может измениться несколько раз, нужно успевать обмениваться ей настолько быстро, насколько это возможно. Поэтому привычный корпоративный документооборот ежедневно генерирует электронные акты выполненных работ, счета-фактуры, счета и договоры, которые до перевода на бумажные носители просто не доходят.

В суд в качестве доказательств эти «документы нового формата» представляются именно в электронной форме – поэтому в решениях судов о таких доказательствах бывает написано: «предъявлены на обозрение суда на компьютере, переданы в суд на диске, флэш-карте». Все подписи на них будут являться электронными, то есть подделать их очень и очень сложно. И это не единственный аргумент в пользу использования электронных документов!

Плюс в экономии  

Ежегодно «Почта России» увеличивает тарифы на отправку заказных писем. Сегодня доставка одного пакета документов (счет, счет-фактура, акт, договор) стоит от 40 рублей и выше. Письма имеют свойство долго идти и теряться в бухгалтерии контрагента, что неизбежно приводит к повторной процедуре отправки и еще большим расходам.

Анализ тарифов операторов электронного документооборота показывает, что стоимость пакета документов, направляемого в электронном виде, составляет от 10 рублей у лидеров рынка электронного документооборота – Synerdocs, Диадок, Такском, СБиС. Доставляется такой пакет не более чем за 10 минут в любую точку Российской Федерации. Экономия очевидна, но у бизнеса все еще есть опасения, что в случае «непредвиденных обстоятельств» в суде доказательства в электронном виде не будут приняты...

Тем временем в суде

Несмотря на то, что все документы, полученные с помощью электронной связи, относятся к письменным доказательствам (ч. 3 ст. 75 АПК РФ), специфика не позволяет полностью приравнивать их к традиционным письменным документам на бумажном носителе.

Если контрагент направил на ваш e-mail скан-копию договора, акта, накладной или другой бумаги, у него всегда есть возможность заявить в суде о том, что документ подписан неуполномоченным лицом. Определить в этом случае авторство с большой долей вероятности не получится – скан-копия самого документа не подлежит экспертизе авторства подписи или оттиска печати. Максимум, что вы сможете доказать, - узнать, с какого компьютера и адреса электронной почты отправлено сообщение и кем осуществлена отправка.

В соответствии с положениями закона «Об электронной подписи» ваш вензель в письме «Люблю, целую. Бабушка» является простой электронной подписью. Она доказывает авторство сообщения, но не доказывает авторство документа-приложения, его целостность и неизменность. Совсем другое дело – электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью отправителя, которая в наше время есть почти во всех организациях, отчитывающихся в госорганы в электронной форме.

Что такое электронный документ для суда?

Определение термина содержится в Федеральном законе №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 года. Согласно закону электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

При этом должен быть обязательный реквизит – электронная подпись. Именно при условии ее наличия электронный документ признается равнозначным аналогу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.11 года).

Как правило, в обмене информацией участвует еще один участник электронного документооборота – оператор связи, который предоставляет удобные механизмы обмена информацией между сторонами и берет на себя обязанность проверять, кем и когда подписан документ.

Таким образом, электронная подпись служит для защиты документа от подделки, позволяет идентифицировать владельца электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Когда именно он был подписан и передан контрагенту, сможет подтвердить оператор передачи данных, именуемый оператором ЭДО счетов-фактур.

Электронная подпись: нужна или нет?

На практике пока больше распространен обмен информацией без электронной подписи (например, при согласовании контрагентами условий будущих взаимоотношений, отправке заявок на отгрузку товаров, пересылке отсканированных копий тех или иных документов и т.д.). В договоре стороны нередко предусматривают, что все приложения, спецификации, протоколы согласования цен и другие документы, переданные по электронной почте, являются неотъемлемой частью данного договора и имеют юридическую силу.

Однако такие сообщения, если они не содержат электронную подпись, не имеют статуса электронного документа, который можно использовать как доказательство в суде, и не могут быть приравнены к аналогам на бумажном носителе с собственноручной подписью. Хотя даже email-сообщения можно использовать в качестве доказательств в процессе, расценивая их как «документы, полученные посредством электронной связи», если в договоре стороны придали такой переписке официальный статус (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

Важно помнить, что такие сообщения не являются электронными документами, а значит, с их помощью нельзя подтвердить факты, которые (согласно закону или соглашению сторон) могут доказываться только документальной формой – с собственноручной или электронной подписью.

Обмен email-сообщениями вполне может подтвердить, например, фактическое исполнение сделки сторонами.

Казалось бы, все ясно. Но остается еще один вопрос: а как же судебные документы?

1 января 2017 года вступил в силу Федеральный закон №220-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти» от 23.06.2016 года. Речь идет о долгожданных поправках, которые внесены в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации» (далее – АПК РФ) и касаются использования в судах электронных документов.

После вступления этих изменений в силу у компаний появилась возможность направлять исковые и иные заявления, жалобы, представления, ходатайства и иные процессуальные документы в суд в электронном виде с электронной подписью посредством заполнения специальной формы на официальном сайте суда.

Законодательные поправки также предусматривают представление электронных документов в качестве письменных доказательств, однако пока использовать действующую автоматизированную систему с этой целью пока нельзя (по причине технических ограничений).

В новом формате сейчас выносятся и судебные решения (при наличии опять же технической возможности). Пока этим пользуются в основном арбитражные суды Москвы, Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

И наконец, о тенденциях 

Фото: russian.news.cn

Тем временем в Китае уже начал работу первый «электронный суд». Главная задача – оперативно решать онлайн-споры, в том числе по вопросам мобильных платежей и электронной коммерции. Стороны этого суда теперь могут подавать иски, связанные с теми или иными действиями или событиями, исключительно через интернет, а участвовать в судебных заседаниях – с помощью видеочата.

Источник: Synerdocs