Социальное взаимодействие в ECM-системах

При прочтении перевода 5 трендов в сфере социального взаимодействия в 2016 году возникло ощущение, что в нем не хватает некоторых акцентов, которые бы привязали все сказанное к конкретным задачам не западных, а российских компаний. Поэтому я совместно с Максимом Кайнером решила сформулировать и ответить на ряд уточняющих вопросов.

Каким сотрудникам призваны помочь решения в области обеспечения взаимодействия?

Во-первых, это сотрудники, которые работают в команде: проектные команды, сотрудники внутри отделов, например, маркетинг, продажи. От каждого члена команды зависит конечный результат. Они постоянно должны держать друг друга в курсе того, насколько выполнена влияющая на общий результат задача. В таких случаях используются, например, групповые беседы в средствах обмена мгновенными сообщениями или каналы в системах взаимодействия.

Во-вторых, полезен будет функционал сотрудникам, которые часто консультируются (или сами консультируют) со многими коллегами по различным вопросам: снабжение, бухгалтерия, договорной отдел, ИТ-отдел. Всё те же средства обмена мгновенными сообщениями помогают им быстро договориться о встрече с коллегой или уточнить какой-то вопрос. Это оптимизирует деятельность сотрудников, им не надо идти, например, на другой этаж, чтобы поговорить с коллегой, которого в определенный момент может не оказаться на месте. Стоит лишь написать ему сообщение и, ожидая ответа, продолжать работать.

При этом нежелание использовать подобные инструменты может быть обосновано требованиями корпоративных политик безопасности, или просто тем, что общение за рамками рабочих процессов приводит к непродуктивной трате времени сотрудников. То есть корпорации больше заинтересованы в инструменте взаимодействия, который бы уменьшал вероятность общения вне рамок рабочих процессов, например, ограничив круг общения только сотрудниками.

Должны ли вендоры крупных российских ИТ-систем заботиться разработкой функциональности по взаимодействию?

В статье, упомянутой выше, было сказано об адаптации решений к конкретным вариантам использования. Думается, это и есть ответ на вопрос.

Предоставление функциональности по взаимодействию в рамках ИТ-системы – это дополнительная «плюшка» системы, обычно с минимальными сложностями на внедрение, удовлетворением требованиям по ограничению доступа и безопасности и т.д. А клиенты, изначально приобретая, например, СЭД исключительно для работы с документами, начинают понимать, что хочется использовать дополнительные возможности.

С другой стороны, в рыночных условиях вендору все равно нужно будет анализировать, что выгоднее сделать: озадачится разработкой своей функциональности или интегрироваться с уже существующими узкими специализированными решениями.

С какими программными продуктами по взаимодействию актуальна интеграция для мощной ECM-системы, типа DIRECTUM?

Это порталы, общие календари планирования встреч ну и, конечно, мессенджеры.

Например, если рассмотреть процесс самый типичный процесс СЭД – согласования документа, бывает необходимо быстро обсудить какой-то вопрос, например, с инициатором. Самые быстрое средство для этого – сервис обмена мгновенными сообщениями, мессенджер. Это значительно снижает «бюрократизацию» процесса, что часто является негативом от использования системы.

Ну а достоинство интеграции, в данном случае, заключается в том, что пользователь сможет, во-первых, определить, на месте ли вообще коллега и можно ли решить вопрос оперативно. А далее отправить сообщение прямо из интерфейса СЭД, сослаться в сообщении на документ или другой объект системы, и собеседник сразу поймет, о чем идет речь, а после даже сохранить обсуждение в системе.