Отказаться от бумаги пока не получается

Сергей Минин

Использование электронного документооборота — хороший способ существенно увеличить эффективность компании. Могут быть снижены издержки при выполнении повседневных деловых процедур, высвобождены внутренние резервы, что позволяет открыть новые возможности для бизнеса. Однако полностью перейти к электронным документам пока не удается.

Электронный документ — это естественно

Ставка на использование в работе компании только бумажных документов не оправданна. Это морально устаревший принцип, который не только не дает конкурентных преимуществ, но и тормозит развитие компании. Для многих руководителей сегодня очевидно, что в электронном виде должны существовать не только документы, относящиеся к ключевым бизнес-процессам, но и вся документация, сопровождающая ее деятельность. Это ускоряет решение текущих повседневных вопросов, процесс введения в работу новых сотрудников и т. д.

«Для бизнеса электронный документ естественен по нескольким причинам, — уверен директор по перспективным исследованиям компании Directum Максим Галимов. — Это и удобство работы пользователей с электронным образом документа, и оперативность его движения внутри организации, и относительная простота архивного хранения в сравнении с бумажной версией».

Самый явный и очевидный эффект от использования в компании системы электронного документооборота (СЭД) — сокращение потерь времени и руководства, и остальных сотрудников на подготовку, согласование и поиск различных документов. Высвобожденное время может быть потрачено на выполнение ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия.

Помимо этого, повышается исполнительская дисциплина. Довольно значительную часть заданий сотрудники по разным причинам не выполняют, а используя возможности системы электронного документооборота, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. А в конце дня или недели руководитель может посмотреть отчет и увидеть, как выполняются его задания.

Также эксперты утверждают, что упорядоченный электронный документооборот представляет собой базу знаний компании, со временем усиливая ее конкурентные преимущества.

«В нашей компании система электронного документооборота внедрена во всех 11 филиалах и интегрирована во все бизнес-процессы, в том числе обслуживание массовых и корпоративных клиентов, — рассказывает генеральный директор ОАО «Сибирьтелеком» Иван Дадыкин. — В результате использования системы (IBM Lotus Notes. — «КС») возросли оперативность обработки и передачи документов, их поиска в единой базе, контроль исполнения поступивших документов. Это в конечном счете отразилось на оперативности обработки писем и запросов, которая возросла в 1,8 раза.

В целом можно отметить, что в компании повышается оперативность принятия и прохождения решений руководства. Для клиентов это выражается в скорости обработки заявок на подключение услуг».

«Способы применения систем электронного документооборота широки — фактически мы можем автоматизировать любые процессы, начиная от заказа визиток или согласования командировок и заканчивая юридически значимым документооборотом с применением электронной цифровой подписи, — объясняет руководитель центра решений представительства Softline в СФО Владимир Соловьев. — Многие компании интересуются возможностью реализации процессов сбора отзывов или согласования договоров внутри компании. Также одними из интересных функций СЭД можно назвать архивное хранение документов и полнотекстовый поиск по документам».

СЭД недорого

Перед организацией, решившей создать и внедрить у себя систему электронного документооборота, встает достаточно сложная задача выбора между несколькими десятками систем и технологий. Однако существуют несколько вариантов быстрой и экономной автоматизации процессов документооборота в компании, утверждает специалист по решениям Microsoft Ирина Горячева.

Так, первый и самый простой вариант, по ее словам, — использовать уже имеющиеся у большинства компаний продукты Microsoft Office, а именно приложения для организации совместной работы сотрудников — Microsoft Groove и Microsoft Outlook. «В Microsoft Groove сотрудники получают возможность создавать рабочие области, сохранять в них документы, изображения, чертежи, приглашать в рабочие области коллег, с которыми необходимо обменяться информацией. Встроенные средства обмена сообщениями и доска дискуссий позволяют сократить время на обсуждение документов и их согласование. Информация, размещенная в рабочей области, доступна и при подключении к сети компании, когда сотрудник отправляется в командировку или работает дома, — рассказывает Ирина Горячева. — Посредством Outlook можно пересылать информацию, назначать собрания и задачи, отслеживая их выполнение».

Второй, чуть более затратный вариант использования принципов электронного документооборота — внедрить корпоративный портал. Затраты увеличиваются, но и экономия средств от использования решения больше. Корпоративный портал представляет собой единую точку доступа сотрудников к любым документам компании, при этом права на вход можно очень гибко настраивать. Находясь на портале, как правило, можно создать документ, используя принятые в компании шаблоны, отправить его на подпись руководителю и быстро получить ответ. Доступ к порталу осуществляется через web-интерфейс, а значит, сотрудники могут делать это и не находясь в офисе — отсюда явное ускорение рабочих процессов.

«Если в компании уже установлен сервер под управлением Windows Server 2003 или Windows Server 2008, сервис SharePoint (корпоративный портал) используется бесплатно, — отмечает Ирина Горячева. — Среди его возможностей, в частности, общий доступ к календарям, спискам, формам и другим документам, можно реализовать раздельный доступ для каждого из отделов компании: для отдела кадров — графики отпусков и отгулов, заявки на командировки, сбор и обработка резюме, для отдела продаж — список клиентов и их контактов, с занесением активностей при работе с ними, планирование встреч, подготовка коммерческих предложений и договоров по шаблонам, для IT-отдела — сбор заявок от пользователей, контроль выполнения заданий, база знаний по решению проблем в инфраструктуре, для руководителей — отчеты о работе каждого подразделения».

Дорогие способы

Более расширенный функционал можно получить на основе Office SharePoint Server — это уже не бесплатное приложение. Оно может объединяться с существующими в компании бизнес-приложениями (CRM, бухгалтерскими и финансовыми ИТ-системами) и предоставлять руководителю компании бизнес-аналитику в виде панели мониторинга ключевых показателей деятельности компании.

Кроме того, на рынке присутствует ряд специализированных СЭД-решений. Наиболее известные из них — DocsVision, Directum, Cognitive Technologies, «Евфрат», «БОСС-референт». Эти «тяжелые» решения охватывают все бизнес-процессы предприятия, которые так или иначе связаны с прохождением документов. Они ведут постоянный учет всех документов компании, создают систематизированный архив с расширенными возможностями поиска, предоставляют широкие возможности для анализа бизнес-процессов и потоков документооборота, принятия управленческих решений.

Офис без бумаг пока недостижим

Несмотря на все преимущества СЭД, компании, внедрившие даже полнофункциональные системы электронного документооборота, не могут полностью отказаться от бумажных документов — мешает российское законодательство. В результате многие документы приходится вести в двух видах. Например, первичные бухгалтерские документы по закону должны быть бумажными и содержать «живые» подписи и печати.

«Договоры, фискальная отчетность и некоторые другие типы документов по взаимному согласию сторон уже могут существовать в электронном виде: недаром появляются различные сервисы для работы с документами в электронной форме. Тем не менее даже при наличии законодательной поддержки от бумажных документов этих типов нелегко отказаться. Придется менять регламенты самого предприятия, его контрагентов, а в перспективе — отрасли в целом. Нужен общий переход на электронный документооборот, но большинство организаций к нему пока не готовы», — подводит итог ИТ-аналитик компании Directum Михаил Романов.

Источник: Бизнес-портал "Континент Сибирь", 05 июня 2009