Хочу электронный архив. А какой?

Когда заказчик обозначает задачу «организации электронного архива документов» (или просто «электронный архив»), то нужно уточнить, что именно ему требуется.

В нашей практике чаще всего это одна из следующих задач:

• единый электронный архив всех документов организации;
• финансовый архив;
• долговременный архив.

Из-за того, что исходная постановка задачи («электронный архив») звучит слишком обще, заказчик не всегда получает то, что ожидал, а ИТ-компания тратит время на проведения презентаций (хорошо если не внедрения!) совсем не той системы, что нужна заказчику. Давайте конкретизируем каждую задачу.

Единый электронный архив

Что учесть при создании электронного архива документов Уточненная задача. Максимально перевести всю работу с документами внутри организации в электронный вид. Внутренние документы должны существовать только в электронном виде (если это позволяет законодательство). В упрощенном варианте или на начальном этапе допускается работа с бумажными документами, но обязательно их последующее занесение в электронный архив. Поступающие извне бумажные документы должны сканироваться сразу при поступлении в организацию и далее «ходить» в электронном виде. Для отличия от других задач можно этот архив называть «оперативным».

Бизнес-заказчик. Как правило, установки на полный перевод документов в электронный вид идут от высшего руководства: генеральный директор, его заместитель, директор по ИТ и т. д.

Какую проблему решаем. Длительные согласования документов, множественное копирование, потери документов. Или разрозненные файловые архивы, отсутствие единых регламентов по хранению и обработке.

Что еще стоит учесть. «Просто сложить» все документы в единый электронный архив не эффективно, надо выстраивать процессы по работе с электронными документами, осваивать работу с электронными подписями. Даже по документам, которые создаются вне регламентированных процессов, надо прививать пользователям привычку создавать и искать документы в едином архиве (в СЭД), а не на локальном компьютере или в сетевых папках. Так что придется по сути внедрять на предприятии новую культуру работы. Исключение составляет миграция ранее созданных документов из старой системы, из файлов, сканированием бумажных — их можно «просто перенести и сложить».

Финансовый архив

Уточненная задача. Организовать хранение финансовых документов (договоры, первичка, счета) для возможности быстрого предоставления по запросу в налоговую и другие органы. Финансовый архив по сути — часть единого оперативного электронного архива. Задача тесно связана с организацией межкорпоративного юридически значимого документооборота.

Бизнес-заказчик. Бухгалтерия и финансовые службы.

Какую проблему решаем. Длительный процесс подготовки документов по запросу налоговой, отправка больших объемов бумажных документов.

Что еще стоит учесть. Большая часть первички формируется из учетной системы и для бухгалтеров эта система привычнее, поэтому необходимо иметь возможность обращаться к документам финансового архива из учетной системы. Поскольку межкорпоративный документооборот тоже постепенно переходит на электронные рельсы, то необходимо обеспечить занесение документов из сервисов обмена, хранение юридически значимых оригиналов электронных документов и их «человеко-читаемых» копий.

Долговременный архив

Уточненная задача. Организовать длительное хранение документов с сохранением юридической значимости, читаемости и т. п. В долговременный архив переносятся не все документы из оперативного архива, а только те, которые нужно хранить более 3-5 лет (остальные можно удалять). Формат хранения для них уже другой. Используются такие документы реже. Доступ пользователей к долговременному архиву ограничен.

Бизнес-заказчик. Управление делами, ИТ-специалисты.

Какую проблему решаем. Сложная процедура передачи документов в архив, высокая стоимость аренды помещений архива или дорогой процесс выемки документов из архива (для бумажных документов). Организация длительного хранения юридически значимых электронных документов. Рост размера хранилища оперативного архива, замедляющий работу пользователей.

Что еще стоит учесть. Задача долговременного хранения электронных документов новая, методически еще не до конца проработанная и не опробованная, но очень актуальная. Подробнее о ней можно почитать тут.

Таким образом, выявив у заказчика задачу электронного архива, уточняйте задачу глубже. Первый «намек» вам может дать должность бизнес-заказчика, а дальше уже надо задать правильные вопросы по его проблемам. В процессе переговоров может оказаться, что заказчику интересны все три вида архивов, но тогда стоит выстроить приоритеты, ведь для большинства предприятий внедрение одновременно всех трех задач практически не реально. Каждая из них — самостоятельный крупный проект.