Российский рынок документооборота глазами вендоров

Андрей Колесов

Начав разговор о ситуации на российском рынке ERP-решений (см. PC Week/RE, N 33/2005, с. 37), вполне логично продолжить его, ориентируясь на второе ключевое направление автоматизации деятельности предприятий и организаций — управление документами.

На мой взгляд, в целом общая ситуация тут та же самая, что и в ERP-сфере: по-прежнему растет спрос со стороны заказчиков, повышаются требования к уровню автоматизации. Однако создается впечатление, что степень конкуренции на этом рынке пока не столь высока, как в учетно-управленческом ПО. По-видимому, тому есть весьма простое объяснение: рынок документооборота существенно шире, и по большому счету заказчики только начинают всерьез заниматься применением этих технологий.

Обратите внимание, что, говоря о клиентах, в отношении ERP-решений мы используем обычно термин "предприятия", а для документооборота — "предприятия и организации". И это понятно: ERP в основном нужны коммерческим организациям, а средства управления документами — тем же компаниям плюс государственным учреждениям. Более того, автоматизация документооборота (в плане охвата круга клиентов) идет в такой последовательности: в первую очередь государственные структуры, а уже потом — бизнес. Работы в обоих направлениях еще непочатый край.

Вообще-то как раз на рубеже веков в нашей стране два основных вида автоматизации предприятий (документооборот и ERP) пришли в соприкосновение и сейчас уже рассматриваются как составные части единого комплекса задач управления деятельностью организаций. И это — одно из главных качественных изменений на корпоративном рынке.

Но сегодня простыми продуктами для канцелярии и делопроизводства уже никого не удивишь. На передний план выходят возможности создания распределенных масштабируемых систем, поддержки работы мобильных и удаленных пользователей, интеграции с внешними приложениями и унаследованным ПО.

В последнее время управление бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) выделяется в самостоятельное направление, и это очень хорошо отражает внутреннее единство различных ветвей корпоративных информационных технологий, так как фактически данный подход возник на стыке ERP, ECM (Enterprise Content Management), Workflow и инфраструктурного ПО. Соответственно BPM-решения сегодня предлагаются на рынке представителями разных софтверных сегментов (BEA, Documentum, IBM, IDS Scheer, Microsoft, Oracle и др.).

Тут нужно подчеркнуть, что само понятие "системы электронного документооборота" (СЭД) является довольно условным, оно вышло далеко за те рамки, которыми было ограничено десять лет назад, в момент появления в нашем лексиконе. Полезное обсуждение этого вопроса содержится в статье Влада Боркуса "Системы документооборота: что стоит за терминологией?" (см. PC Week/RE, N 34/2005, с. 36), в которой предлагается выделять три основные категории ПО: управление документами, управление потоками работ и поддержку групповой работы. Хотя, конечно, любая классификация весьма условна и может быть предметом дискуссий. Например, можно выделить отдельный класс ПО для обработки неструктурированных данных (управление знаниями), вряд ли имеет смысл ставить знак равенства между Workflow и BPM (такая точка зрения присутствует у ряда авторов) и т. д.

Еще пару лет назад, говоря о предложениях со стороны поставщиков решений, мы выделяли в качестве одной из основных линий противостояние российских и западных разработок. Но сейчас ситуация тут выглядит несколько иначе. Да, нужно иметь в виду различия в самой методологической постановке задач управления документами в нашей стране и за рубежом (разные традиции, стандарты и пр.). И об этом совершенно справедливо говорится все в той же статье. Но я сегодня не стал бы противопоставлять Россию и Запад в технологическом плане.

По большому счету мы видим, что особо острой конкуренции на рынке документооборота между иностранными и отечественными компаниями не наблюдается. Скорее здесь виден довольно четкий водораздел между ними: западные поставляют платформы (Do-cumentum, IBM, Lotus), российские — решения на их основе. В качестве комплексного поставщика (платформа плюс решения) в России выступает только Documentum, хотя и она все больше делает акцент на платформу. (Еще несколько лет я назвал бы компанию Hummingbird, но за последнее время она резко снизила свою активность в нашей стране.) Возможно, западные поставщики готовых решений еще придут в Россию, но пока их ощутимого присутствия не наблюдается.

При этом нужно отметить, что некоторые российские разработчики занимаются созданием и собственных платформенных решений, но, как правило, это "молодые" игроки (например, ижевская компания Directum), ветераны же ("Интертраст", ЭОС, "Оптима" и пр.) делают ставку на западное базовое ПО. Кстати, тут нужно сказать о заметном увеличении количества игроков на поле автоматизации документооборота, в том числе за счет появления на федеральном уровне региональных разработчиков. Это в первую очередь говорит о росте самого этого рынка и его большом потенциале. Но, судя по всему, конкуренция здесь будет быстро возрастать и участников станет меньше.

Отдельными темами документооборота являются управление бизнес-процессами, их моделирование и аналитическая обработка неструктурированных данных (управление знаниями). Эти вопросы почти не затрагиваются в нашем обзоре, но как раз тут можно наблюдать потенциальную конкуренцию между российскими и западными разработчиками. Потенциальную — потому что спрос на данные виды ПО в России пока находится в зачаточном состоянии и о реальной конкуренции вообще не приходится говорить. Но можно ожидать, что как раз эти два сегмента будут быстро расти в ближайшем будущем.

Теперь, после этого вступления, посмотрим, что же нам рассказали эксперты-практики. Мы задали ведущим игрокам этого сегмента следующие вопросы: Какие, на ваш взгляд, произошли (произойдут в ближайшее время) изменения в структуре спроса на системы управления документами в плане функциональности, технологий? Какие новые требования к ним предъявляют клиенты? Ответы мы сгруппировали по нескольким направлениям.

Участники обзора

Общее повышение спроса

И государственные учреждения, и компании хотят получить реальную отдачу от масштабных инвестиций в свою информационную инфраструктуру. От обсуждения проблемы и ограниченных пилотных проектов заказчики наконец переходят к промышленному внедрению систем. Рост в 90-130%, который прогнозировал РБК в своем прошлогоднем аналитическом отчете "Рынок систем электронного документооборота", сегодня нам кажется вполне реальным (ЭОС).

Требования заказчиков можно разбить на две категории: требования, общие для всех приложений и процессов, или корпоративные, и требования, специфические для определенного приложения либо процесса ("Документум Сервисиз").

Наибольший интерес к системам электронного документооборота сегодня проявляют государственные структуры, а также крупный и средний бизнес. В последнее время мы наблюдаем повышение спроса именно со стороны среднего бизнеса, что связано с двумя факторами. Во-первых, в среде малого и среднего бизнеса увеличивается конкуренция и приходится искать новые способы извлечения конкурентных преимуществ, которые может дать автоматизация работы с документами. Во-вторых, появляются сравнительно недорогие, но достаточно эффективные отечественные решения, которые можно внедрить за короткие сроки и доступные деньги (Naumen).

Рост масштабов и функциональности

Явно выраженная тенденция к увеличению масштабов проектов как с точки зрения количества пользователей, применяющих в своей работе системы электронного документооборота, так и в смысле внедрения все более разноплановых систем автоматизации деловых процессов ("Интертраст").

Документооборот перестает быть единственным предметом автоматизации. Задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами ("IDS Scheer / Логика бизнеса").

Происходят изменения в потребностях заказчиков с точки зрения как ужесточения требований к функциональным возможностям создаваемых у них систем управления документами, так и расширения сферы их целевого использования (UpScale Soft).

Многие организации с помощью СЭД хотят "закрыть" как можно больше нерешенных задач, применяя их в "неродных" для СЭД областях: управление проектами, подготовка и проведение совещаний, публикация материалов на Web-сайте, управление кадрами (Directum).

Повышается сложность структуры документов и их взаимосвязь с другими документами, а также с объектами учета транзакционных систем ("Документум Сервисиз").

Уровень финансовых средств, которые предприятия готовы вкладывать в совершенствование работы с документами, традиционно остается в рамках общих затрат на обеспечение работы управленческого персонала, т. е., с учетом отечественных реалий, весьма и весьма скромным по сравнению с реальной стоимостью создания конкурентоспособного программного обеспечения и предоставления консалтинговых услуг (ЭОС).

Обязательным требованием становится наличие комплексных и развитых функциональных возможностей как в области автоматизации делопроизводства, регистрации и учета документов, организации их систематизированного хранения, так и в сфере накопления и извлечения корпоративных знаний, управления контентом Web-ресурсов предприятия и, главное, формализации деловых процессов и организации деятельности в соответствии с их "электронными регламентами" (UpScale Soft).

Растет спрос на средства аналитической обработки текстовой информации и решения, которые по своим возможностям приближаются к системам управления знаниями. Во многих компаниях, где СЭД действует уже несколько лет, появляется острая необходимость в архивных решениях, с помощью которых можно было бы организовать хранение и работу с накопившимися за эти годы тоннами документов ("АйТи").

Учитываются самые разнообразные задачи: работа с договорами, проектными материалами, бухгалтерскими, плановыми и отчетными документами, нормативно-методической документацией, заявками на выделение материальных ресурсов, проведение тендеров, составление бюджета и т. п. ("Документум Сервисиз").

От регистрационных систем к электронному документообороту

Отчетливо просматриваются переход от регистрационно-учетных систем к настоящему электронному документообороту, общее расширение функциональности проектов. Внутренний документооборот почти везде переводится на полностью безбумажные технологии ("Интертраст").

Продолжается смещение спроса от простейших "канцелярских" систем, выполняющих только регистрационно-контрольные функции, в сторону решений, предлагающих всем сотрудникам организации более широкие возможности в области работы с содержанием документов. Это, например, средства совместной работы над документами и их согласования, поддержка работы проектных команд, автоматизация сложных бизнес-процессов с помощью технологий Workflow, бесшовная интеграция с электронной почтой и другими приложениями и пр. ("АйТи").

Сегодня значительно расширен перечень задач, которые клиенты понимают под термином "электронный документооборот". Раньше к нему относили лишь автоматизацию работы с организационно-распорядительными документами или делопроизводство. Сейчас многие предприятия смотрят на задачу автоматизации документооборота комплексно, учитывая все свои документопотоки ("Документум Сервисиз"),

Переход от автоматизации делопроизводства (учета документов и контроля исполнения) к автоматизации процессов — прохождению документов между работниками в рамках различных бизнес-процессов предприятия (Naumen).

От локальных систем — к территориально распределенным

Растет спрос на крупные, территориально распределенные системы электронного документооборота. Если раньше речь в основном шла о локальных внедрениях СЭД на отдельных предприятиях в рамках холдинга или организации, то сегодня мы наблюдаем рост спроса на комплексные решения для всей компании. Причин тому две: тенденция к укрупнению предприятий и централизации управления и общее повышение качества телекоммуникационной инфраструктуры большинства предприятий ("Айти").

Крупные и средние заказчики готовы в течение одного-двух лет распространить приложения на десятки, а то и сотни территориально распределенных объектов с тысячами рабочих мест. Одновременно расширяется охват жизненного цикла всех видов документации предприятия (от работы с проектами до публикации и архивного хранения), проводится реинжиниринг деловых процессов, заново формируется нормативная база (ЭОС).

Для крупных организаций актуальна возможность территориально распределенной работы, репликации данных. Важным фактором становится масштабируемость системы (Directum).

Электронно-цифровая подпись и проблемы безопасности

Почти каждая внедряемая или уже внедренная система документооборота получает функции защиты информации — как минимум в области применения ЭЦП; востребовано построение юридически значимого документооборота ("Интертраст").

Несмотря на все недостатки нормативно-правовой базы, активно развивается рынок решений в области юридически значимого электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи ("АйТи").

Обязательным требованием становится наличие в составе систем управления документами средств, гарантирующих защиту информации от несанкционированного доступа, а также механизмов делегирования конкретным исполнителям регламентированного набора функциональных возможностей по обработке документов (UpScale Soft).

Управление потоками работ и бизнес-процессами

Наблюдается активный интерес к системам управления ходом работ, от простых до универсальных, класса Workflow ("Интертраст").

Жесткая рыночная борьба заставляет предельно трепетно относиться к тем конкурентным преимуществам, которые ценятся потребителями и которые уже никак нельзя игнорировать. Поэтому многие клиенты формулируют задачу автоматизации в терминах бизнеса и стратегии его развития ("IDS Scheer / Логика бизнеса").

За последний год "хитом" стали системы управления документами для автоматизации деловых процессов в сфере управления качеством. Вновь отмечается повышенный интерес к организации эффективного контроля исполнительской дисциплины. Варианты реализации контроля за деятельностью исполнителей работ и отдельных поручений иногда столь сложны и многообразны, что от программного обеспечения систем управления документами требуются весьма изощренные функциональные возможности, гораздо более широкие и мощные, чем те, что присутствуют даже в современных средствах GroupWare (UpScale Soft).

Все чаще требуется повысить эффективность взаимодействия всех участников соответствующих деловых процессов для решения конкретной бизнес-задачи. Такая постановка вопроса открывает широкие возможности для использования средств управления бизнес-процессами и средств контроля эффективности ("IDS Scheer / Логика бизнеса").

Применение новых технологий

Все шире применяются XML-интерфейсы, как внутренние, так и внешние, для обмена между ИС. Используются портлеты и Web-сервисы. Повышается интерес к портальным решениям, почти каждое внедрение связано с организацией портального варианта построения интерфейса системы или включением ресурсов СЭД в корпоративный портал ("Интертраст").

Стандартным требованием де-факто является наличие у системы документооборота полнофункционального Web-интерфейса. Это решает сразу две задачи: значительно снижает стоимость поддержки и обновления системы и позволяет работать в едином информационном пространстве территориально распределенным организациям, находящимся в разных зданиях или в разных городах (Naumen).

Растет интерес к системам, базирующимся на ОС Linux. Есть потенциальная готовность к внедрению мобильных рабочих мест пользователей СЭД, но не хватает реальных предложений, если не считать возможности использования штатных функций почты, контактов и календаря КПК и смартфонов ("Интертраст").

Все чаше оказываются востребованными решения, ориентированные на использование в интернет/интранет-сетях. При этом речь идет не просто об организации доступа к хранилищу документов, но об использовании всего комплекса функциональных возможностей системы по обработке и исполнению документов, по их проектированию и модификации, использованию электронной цифровой подписи и т.д. (UpScale Soft).

Проектирование и внедрение

Повышаются требования к управлению проектами по внедрению СЭД. При информационном обследовании организаций в ходе таких проектов применяются современные средства и инструментарий — все чаще Aris ("Интертраст").

Серьезных заказчиков уже не удовлетворяет простая демонстрация возможностей, они хотят подтверждения в виде фактически выполненных крупных проектов, где реализованы те или иные механизмы (Directum).

Заказчик уже не может ограничиться услугами поставщика, вводящего в действие программу для работы с электронным контуром документооборота. Ему нужен полный комплекс услуг по организации работы с документами, а также эффективная система сопровождения и развития критических для жизнедеятельности предприятия документационных технологий (ЭОС).

Растет спрос на услуги по консалтингу в области постановки документооборота в организациях ("Интертраст").

С формированием реального рынка ERP-систем и появлением предприятий, где уже действуют различные ERP-модули, можно наблюдать рост спроса на услуги по интеграции систем электронного документооборота с ERP-решениями ("АйТи").

Предъявляются все более жесткие требования к функциональности систем, срокам и стоимости реализации проектов. При этом важная особенность большинства проектов по внедрению СЭД — по сравнению со многими другими корпоративными приложениями — состоит в очень быстром расширении масштабов и сферы использования систем (ЭОС).

Специфика использования систем управления документами чрезвычайно изменчива, на нее влияют изменения условий бизнеса и постоянное стремление к совершенствованию деловых процессов. К программному обеспечению предъявляются повышенные требования по наличию средств адаптации и разработки, которые позволяли бы заказчику самостоятельно, без привлечения разработчиков, настраивать и интегрировать систему (UpScale Soft).

Многие компании начинают внедрять системы управления проектами, интегрированные с СЭД, как это и происходит "в жизни" — в работе с бумагами ("Интертраст").

В обозримые сроки, которые отводятся на работы по внедрению, невозможно автоматизировать все деловые процессы обработки документов на предприятии, поэтому лучше говорить о том, что фирмы — поставщики решений в ходе реализации своих проектов создают пусковой комплекс системы управления документами. В ходе выполнения проекта из специалистов заказчика формируется и обучается команда, которая в дальнейшем осуществляет поддержку "первой линии" функционирующей системы и ее развития. При этом задачи, которые должны решаться системой, изменяются не только количественно, но и качественно (UpScale Soft).

Выбор платформы автоматизации и поставщика

Тенденция такова, что заказчики при выборе платформы для системы электронного документооборота концентрируются лишь на трех основных игроках — IBM, Microsoft и EMC/Documentum ("Интертраст").

Заказчики стали более требовательными, уже есть некий стандарт представления о том, какой должна быть СЭД. Есть понимание, что эта система предназначена не только для делопроизводителей, но и для других сотрудников организации. Многие клиенты требуют полноценного внедрения системы "под ключ", когда помимо прочего выполняется интеграция с работающими в этой организации системами, например финансово-учетной (Directum).

В условиях быстрого роста рынка все больше фирм — независимо от своих реальных возможностей — позиционируется как разработчики СЭД. Сейчас таких компаний уже много десятков, хотя большинство из них имеет лишь единичные примеры внедрения или еще только выполняемых проектов (ЭОС).

Российский рынок идеологически дозрел до понимания того, что, во-первых, задачу автоматизации документооборота нужно решать не локально, а с учетом потребностей предприятия в целом, а во-вторых, что для решения этой задачи необходима полнофункциональная корпоративная платформа управления содержанием ("Документум Сервисиз").

Необходима хорошая адаптивность создаваемых систем к прикладному и инфраструктурному окружению. Практически при каждом внедрении заказчики ставят задачи их интеграции со службами глобальных каталогов, совместного с другими автоматизированными системами использования общей нормативно-справочной информации, применения средств криптографической защиты на базе ведомственной инфраструктуры управления ключевой информацией (UpScale Soft).

Рынок СЭД на пороге консолидации, которая приведет к существенному укреплению позиций профессиональных разработчиков и поставщиков решений в области управления документами (ЭОС).

Многих клиентов не устраивает такой вариант платформы, когда на ее базе можно сделать многое, но для этого нужны свои квалифицированные специалисты. Клиентов интересует готовое для их организации решение, но с возможностью адаптации, в том числе силами собственных сотрудников (Directum).

Все больше проектов реализуется под управлением системных интеграторов, которые способны представить заказчику действительно полные и комплексные решения в области информационных технологий. Требования же системных интеграторов к поставщикам частных решений еще жестче, поскольку им нужны гарантированные по функциональности и срокам внедрения решения при минимальной себестоимости (ЭОС).

Платформа автоматизации должна обладать техническими характеристиками, позволяющими использовать ее в корпоративном масштабе и интегрировать в информационную инфраструктуру предприятия ("Документум Сервисиз").

ИТ-компании, ориентированные на разовые и продолжительные заказные разработки (особенно на базе чрезвычайно дорогих по российским меркам зарубежных платформ), могут оказаться на нижней грани рентабельности. В ближайшие год-два мы будем наблюдать — наряду с дальнейшим ростом рынка — переход от "мирного сосуществования" всех продуктов и поставщиков к их значительной дифференциации (ЭОС).

Источник: PC Week/RE № 37/2005, стр.44.