10 бизнес-задач, которые решает сервис обмена. Часть 2. Закрываем потребности торговли и ритейла

Алиса Муратова, аналитик Synerdocs

Из первой статьи вы узнали о базовых задачах, которые решают сервисы электронного документооборота. Во второй части я расскажу о бизнес-потребностях торговых компаний, о том, как сервисы обмена выводят документооборот с поставщиками на новый уровень. И чтобы не быть голословной, приведу примеры реальных кейсов.

Задача №1. Меньше трудозатрат при приемке товаров

Приемка товара – процесс сложный и ресурсоемкий. Основная проблема заключается в том, что в учетных и первичных документах наименование/описание номенклатуры указано одно, а в спецификациях и заказах другое.  Из-за подобных несоответствий страдают сотрудники, которые принимают товары на баланс предприятия и зачастую вручную сравнивают заказы с товарными накладными.

Задача по сокращению трудозатрат, связанных с приемкой, была актуальна и для нашего клиента – крупнейшего российского интернет-магазина Wildberries. С помощью интеграции учетной системы 1С и сервиса обмена электронными документами Synerdocs получилось достичь поставленных целей.

Прежде всего, автоматизировали сопоставление номенклатур. Это позволило ускорить процессы приемки товара и высвободить сотрудников, занимающихся сравнением позиций номенклатуры в документах. Учет данных о покупках также стал более совершенным. В конечном счете, удалось снизить абсолютные показатели переменных издержек. Единые правила оформления и представления документов позволили избежать трудностей с определением вида документов, а сервис Synerdocs в данном случае послужил транспортом для доставки данных в структурированном виде. Сотни и тысячи позиций, которые раньше было необходимо не только проверять, но и заносить в учетную систему, тратя на это часы, теперь вносятся за считанные минуты.

Задача №2. Контроль за работой сотрудников в точках доставки и филиалах

Когда в компании множество торговых точек и филиалов, очень сложно отследить перемещение товаров между ними, а тем более найти материально-ответственное лицо. Не все накладные по форме ТОРГ-13 подписываются, случаются кражи, и конечно, затруднительно проконтролировать остатки товара, ведь разобраться в стопках внутренней документации – дело непростое.

Как эту задачу решает сервис обмена? Он позволяет подписывать квалифицированной электронной подписью документы по внутреннему перемещению товара (ТОРГ-13) и передавать их контрагентам, тем самым обеспечивая их юридическую значимость. Данная схема работы подходит для любой модели бизнеса, будь это франшиза, торговая сеть со множеством филиалов или точек доставки.

Интересное решение проблемы было реализовано на проекте в компании Levi Strauss & Co.

Ежегодно между магазинами и складом осуществляются порядка 20 000 отгрузочных операций, каждая из которых приводит к созданию большого числа бумажных сопроводительных документов. Компания поставила перед собой цель сократить объем бумажного документооборота по операциям внутренних перемещений. Для решения этой задачи оператором был выбран сервис Synerdocs.

Переход на электронный формат не изменил бизнес-процессы компании. За счет отказа от бумажной формы документа в Levi Strauss & Co значительно снизили операционные затраты, и теперь каждый сотрудник экономит до 30 минут времени на одну операцию.

Задача №3. Порядок в договорной кампании

В торговых организациях со множеством покупателей и поставщиков всегда возникают задачи по заключению договоров, ежегодному перезаключению и контролю возврата документов. Объем работы, конечно же, огромен: подготовка, внутреннее согласование, визирование, отправка почтовыми службами и длительное ожидание подписания второй стороной. Это откладывает реализацию товара и задерживает получение прибыли. Еще больше волокиты возникает, когда изменяются условия работы с контрагентом. Прерывать сотрудничество не хочется, а подписание новых условий и возврат подписанных документов является главным условием продолжения работ, а ведь этот процесс может длиться неделями.

За счет использования электронного документооборота можно значительно сэкономить время, нервы и деньги. Приведу в пример проект компании Wildberries, где благодаря сервису Synerdocs упорядочили работу с договорами.

Какой эффект был получен на проекте?

●    Во-первых, компания полностью перешла на обмен первичными документами с использованием оператора ЭДО.

●    Во-вторых, договоры с поставщиками и покупателями теперь заключаются только в электронном виде и подписываются квалифицированной электронной подписью.

Переход на данный вид взаимодействия полностью избавил Wildberries от работы с бумажными документами. Теперь ответственный специалист может проконтролировать сроки действия договоров при изменении условий, оперативно исправить документы и отправить контрагенту на подписание. Но самое главное, значительно ускорился старт работ по договору.

Задача №4. Быстрое получение оплаты за товар с использованием договора факторинга

Электронный факторинг ничем не отличается от обычного. Для финансирования факторинговой компании необходим оригинал товарной накладной, подписанный всеми сторонами сделки. Отправляя оригиналы почтовыми службами, компания тратит дни. Соответственно, чем больше дней, тем позднее будут произведены выплаты. В свою очередь факторинговой компании тоже требуется время, чтобы принять решение о финансировании. При получении положительного ответа формируются специальные реестры, которые так же должны подписать все стороны сделки (фактор, поставщик, покупатель).

Команда Synerdocs нашла решение, которое позволило ускорить эти процессы и на примере проекта в Русской Факторинговой Компании доказало свою востребованность. Схема обмена документами по договору факторинга выглядит следующим образом:

Формирование электронных товарных накладных с возможностью указания уступочной надписи в формализованных документах перед отправкой, пересылка документов третьей стороне – всё это позволило автоматизировать и значительно ускорить процессы получения выплат поставщику. Абсолютно все передаваемые документы подписываются квалифицированной электронной подписью. Однако Русская Факторинговая Компания продолжает активно пользоваться услугами операторов ЭДО и, кроме использования схемы работы по факторингу, обменивается и актами за услуги со своими клиентами в электронном виде в сервисе.

***

В этой статье мы ознакомились с теми бизнес-задачами, которые стоят перед торговыми компаниями. На реальных примерах вы увидели, как их можно решить, используя сервис обмена. В заключительной части я разберу оставшиеся задачи, в частности, расскажу, как с помощью сервиса ЭДО минимизировать ошибки при заполнении документов и как оперативно выстроить работу с сотрудниками, работающими на выезде.

Источник: Synerdocs