10 бизнес-задач, которые решает сервис обмена. Часть 3. Оптимизируем работу с удаленными сотрудниками и партнерами

Алиса Муратова, аналитик Synerdocs

В предыдущих материалах мы обсудили базовые сложности, которые есть у каждой компании при работе с документами, и разобрали, как сервис обмена помогает торговым организациям. В заключительной статье поговорим о сотрудничестве с удаленными работниками и о том, как избежать появления ошибок в документах от партнеров. Также я выделю критерии, которыми необходимо руководствоваться при выборе оператора.

Часть 3. Оптимизируем работу с удаленными сотрудниками и партнерами

Задача №1. Меньше ошибок при заполнении документов

Довольно часто компании сталкиваются с отсутствием единого оформления документов. Как следствие, увеличивается количество расхождений и появляется множество ошибок. В свою очередь это приводит к бесконечным исправлениям, трате нервов, времени, а иногда и к срыву срока сделок.

Сервис обмена позволяет уйти от этих проблем благодаря подготовке отчетов за контрагента. Ему остается ознакомиться с документами и поставить свою подпись при условии, что все данные верны. Если же нет – есть возможность оперативно исправить свои ошибки. Данную методику используют страховые компании, например, СПАО «Ингосстрах», о проекте которого я рассказывала второй части статьи. Ее применяют и другие организации.  

Так, компания «Гольфстрим охранные системы» поставила перед собой задачу автоматизации документооборота, причем с исключением ошибок при заполнении актов подрядчиками.

Специфика документооборота компании заключается в том, что она сотрудничает с большим количеством подрядчиков по установке охранного оборудования. Формируется множество актов выполненных работ, а их подписание и отправка занимают длительное время. Основная проблема в том, что подрядчиками допускается множество ошибок, которые им приходится исправлять, а затем снова направлять акты заказчику.

Теперь все документы сотрудники «Гольфстрим охранные системы» готовят сами и отправляют их без подписания, но с запросом подписи через сервис Synerdocs. В свою очередь подрядчики предварительно обеспечиваются сертификатами электронных подписей и, используя веб-клиент, оперативно работают с документами.

На сегодняшний день компания перевела на электронное взаимодействие всех подрядчиков, находящихся в Санкт-Петербурге и Москве. В ближайших планах – подключение контрагентов, работающих на всей территории РФ, и переход на внутренний документооборот – также с использованием сервиса Synerdocs. Таким образом, компания снижает риск подготовки некорректных документов и ускоряет срок их подписания.

Задача №2. Работа с сотрудниками на выезде

В случае с удаленными сотрудниками – водителями такси, прорабами на стройке, складскими сотрудниками - так или иначе возникает необходимость в подписании бумажных документов. Только ради того, чтобы поставить подпись, им приходится тратить часы на дорогу из одной точки города в другую.

Автоматизация необходимых сотрудников, работающих удаленно, позволяет избавиться от этих проблем. С такой интересной задачей столкнулась команда Synerdocs на проекте компании, которая является крупнейшим агрегатором такси в России и мире.

Проект стал успешным и позволил компании не только сократить расходы на документооборот, но и избавиться от необходимости содержать отдельный офис, который был необходим для приема таксистов.

Теперь у каждого водителя есть свой сертификат электронной подписи, они могут подписывать акты на своем мобильном устройстве и отправлять их в офис компании. Данную схему работы с отчетами можно использовать не только при работе с агрегаторами такси, но и на складах для визирования документов материально ответственными лицами, а также на строительных объектах, когда есть необходимость подписания актов ежедневно.

Подведем итоги

Сервис обмена – это не только транспорт для обмена документами, и мы с вами в этом убедились на наших примерах. При этом рассмотрели только 10 бизнес-задач, которые можно решить с помощью оператора. Сколько же их в целом может быть у компании? Если погрузиться в процессы глубже, то наверняка выяснится, что их довольно много.

Например, недавно наш клиент – транспортно-логистическая компания – выразил желание работать с транспортными накладными в электронном виде. На сегодняшний день мы активно занимаемся проработкой этой темы.

5 советов для тех, кто выбирает оператора ЭДО

Недостаточно руководствоваться тем, что все сервисы выполняют одинаковую функцию – обмен документами с контрагентами. Нужно еще учитывать следующее:

1.   Необходимо понимать, насколько специалисты компании погружены или же готовы погрузиться в ваши отраслевые особенности, анализировать ваши процессы, предлагать неординарные и действенные решения. Благодаря активному оператору ваш бизнес может быть выведен на принципиально новый уровень развития, как это произошло с клиентами Synerdocs.

2.   Интеграционные решения. Обращайте внимание на их наличие и стоимость.

3.   Качество оказания технической поддержки – один из важнейших критериев при выборе сервиса.

4.   Подключение контрагентов – процесс достаточно сложный и требует наличия компетенций в области электронного документооборота. Убедитесь, предоставляет ли выбранный вами оператор данную услугу.

5.   Наличие комплексного решения для связи внутренних и внешних процессов в работе с документами. Это актуальная сегодня задача. Быстрое согласование документов внутри организации, оперативная отправка и получение внешними контрагентами – залог успеха современной компании.

Недостаточно принять решение о переходе на электронный документооборот, необходимо также понимать, какой цели хочет добиться ваша компания. Если же выбор сервиса осуществляется исходя из цены, то нужно помнить: низкая стоимость – далеко не показатель качества.