10 фишек, которые должны быть в системе для КЭДО

1. Адаптивный интерфейс

Современная система должна быть удобной для работы не только с компьютера, но и через мобильное устройство. Чтобы отправлять и выполнять задания, находясь в любом месте, ПО должно иметь либо отдельное приложение, которое надо скачать на телефон, либо адаптивный интерфейс.

Пример: в личном кабинете Directum HR Pro, системы для цифровизации кадровых процессов, можно ознакомиться с документами и информационными сообщениями от работодателя, подписать их, отправить заявление прямо с телефона.

2. Визуализация штампа

Электронные документы иногда приходится преобразовывать в PDF-формат, например чтобы отправить внутри холдинга или передать в контролирующие органы. Автоматическое добавление штампа с информацией об ЭП подтверждает достоверность без использования специального ПО, что экономит время всех участников процесса.

3. Совмещение должностей

Бывает, что один и тот же человек работает на нескольких должностях. Если в системе нет решения для этого случая, кадровому специалисту приходится создавать разные аккаунты для одного сотрудника, а работнику тратить время на переключение между ними.

При выборе ПО для КЭДО обратите внимание, что предлагает вендор для решения этой проблемы. Один из вариантов — предусмотреть возможность создать карточку для отдельной персоны и несколько карточек сотрудника. Если связать их, человек сможет пользоваться одной учетной записью для всех цифровых кадровых процессов.

Пример в Directum HR Pro: совместитель получает задачи на подписание документов по всем должностям. Внутри задания он видит, к какой должности они относятся.

Если работник хочет оформить заявление, он может выбрать, по какой из позиций оно создается.

4. Виджеты или дашборды

Удобно, когда кадровые показатели отображаются в виде наглядных элементов, которые меняются в режиме реального времени. Интерактивные виджеты помогают отслеживать объем задач в работе, уровень исполнительской дисциплины, загрузку подчиненных и многое другое.

5. Напоминания по разным каналам

Оповещать о новых задачах можно не только в личном кабинете, но и посредством SMS, сообщений в мессенджере или по электронной почте. Это очень удобно для тех специалистов, которые работают «в полях», а не за компьютером. Передовые HR-решения предлагают такую функциональность.

6. Массовое подписание

Руководители, которые ежедневно подписывают десятки и даже сотни кадровых документов, скажут «спасибо» за функцию массового подписания.

7. Листы ознакомления

Часто кадровикам надо ознакомить с документом всех сотрудников компании. Если процесс цифровизирован, все получат уведомление с условной кнопочкой «Ознакомиться». Но есть нюанс — не всегда в системе можно посмотреть, кто уже выполнил задание, а кто еще нет. В таком случае будет полезна функция выгрузки листа ознакомления по подразделению или всей организации.

Такой лист формируется в пару кликов.

8. Отслеживание этапов согласования

Контролировать статус документа, отправленного на согласование, — еще одна маст-хэф-фишка современного решения для КЭДО. У кого сейчас документ, кто задержал подписание, когда процесс завершится — всё это должно отображаться прямо в задаче.

9. Сохранение истории

Довольно часто сотрудникам и кадровым специалистам бывает важно понять, кто открывал документ и что с ним делал — просто прочитал или внес правки? Удобно, если вся история работы с документом доступна по нажатию кнопки.

10. Предпросмотр

Хорошо, когда система позволяет ознакомиться с содержанием документа прямо в интерфейсе. Тогда не приходится открывать файл через редактор, ждать загрузки, тратить время. Для руководителей это может стать проблемой, ведь им приходится выполнять такое задание несколько раз в день.