Нужна ли МЧД при работе с кадровыми документами

Как работает МЧД

МЧД — документ, который:

• соотносит человека (физическое лицо) и компанию, в которой он работает;
• определяет полномочия, которые физическое лицо получило от юридического: например, право подписывать какие-либо кадровые документы.

Машиночитаемая доверенность в КЭДО Раньше для заверения документов работником от имени организации использовались сертификаты сотрудника юридического лица, но они имели ограничения: человек не мог подписывать разные документы в нескольких системах одной подписью. МЧД решает эту проблему — она отделяет полномочия и упрощает процесс, потому что подпись универсальна. В сертификате остается только сопоставление открытого ключа и владельца, что связывает документ и личность человека при подписании.

Генеральному директору, чтобы заверять документы от имени компании, МЧД не нужна, так как он действует по уставу.

Сейчас «машиночитаемость» доверенности работает только в части определения доверителя и уполномоченного. А вот какие именно документы вправе заверить обладатель МЧД, пока проверяется вручную. В России уже ведется работа по созданию специальных классификаторов, которые будут содержать формализованный перечень полномочий. Этим занимается федеральное Министерство цифрового развития. Когда классификаторы появятся, процесс станет автоматическим. Пока же разработчики ПО тестируют искусственный интеллект, который мог бы без участия человека считывать из МЧД данные о полномочиях.

Также при подписании важно понять, действительна ли подпись на момент заверения документа. Вдруг такое право уже отозвано? Проверить это можно на сайте ФНС, где организован реестр для регистрации и хранения МЧД. Впрочем, закон не запрещает использовать и другие хранилища, главное, чтобы у контрагента был к ним доступ.

Как подписывать кадровые документы: с МЧД или без?

Машиночитаемая доверенность необязательна при работе с кадровыми документами, но некоторые компании все-таки внедряют новый формат.

Дело в том, что заключение, например, трудового договора, регулируется и гражданским, и трудовым правом. С одной стороны, трудовой договор заключает юридическое лицо, и здесь применим Гражданский кодекс, в соответствии с которым МЧД нужна (ст. 182 ГК РФ).

С другой стороны, это же трудовой договор, и эти отношения закреплены в Трудовом кодексе (ст. 5 ТК РФ). В нем фигурирует не доверенность, а локальный нормативный акт (ЛНА) с перечнем сотрудников, уполномоченных подписывать документы, или договор с тем, кто будет иметь такое право.

Если предприятие небольшое и генеральный директор сам подписывает такие важные документы, как трудовые договоры и дополнительные соглашения, то использование машиночитаемых доверенностей будет лишним. Проще и удобнее выпустить ЛНА.

Компании покрупнее, но с простым процессом согласования в 1-2 этапа могут создать доверенности на официальном сайте Федеральной налоговой службы или через коммерческие онлайн-сервисы, такие как «Контур.Доверенность», и выдать МЧД ограниченному количеству сотрудников.

В случае если в компании большой объем МЧД и сложные процессы согласования доверенностей, то, возможно, потребуется интеграция со специализированными операторами, которые умеют регистрировать МЧД в едином реестре. Это более затратно, но поможет автоматизировать весь процесс.

Что должна «уметь» корпоративная система для использования МЧД в КЭДО

Обзор систем для КЭДО 2023 Хотите перейти на машиночитаемые доверенности в КЭДО? Проверьте, есть ли в вашей системе инструменты для:

• создания МЧД («конструктор»);
• ее согласования и утверждения;
• регистрации в реестре ФНС (можно обойтись без интеграции, но это очень удобная функция);
• учета при подписании. Обязательно должен быть реестр доверенностей и возможность контроля сроков, напоминания об отзыве для уволившихся сотрудников и другие подобные функции;
• указания в документах. Доверенность должна автоматически передаваться как при отправке в системы межкорпоративного документооборота, так и при выгрузке документа, например, на внешний носитель;
• хранения вместе с подписанным документом.

Внедрение МЧД имеет ряд преимуществ. Новая доверенность помогает эффективно распределять полномочия, продлять и отзывать их. Она делает процессы более прозрачными и помогает избежать ошибок и злоупотреблений. Не станет проблемой и выбор ПО: вендоры уже встраивают соответствующие решения в свои продукты. Например, в системе для цифровизации кадровых процессов Directum HR Pro поддержка МЧД появилась уже несколько месяцев назад.