4 принципа построения электронного архива в ОЦО

Тему архивного хранения документов в контексте общих центров обслуживания (ОЦО) обходят вниманием, и это даже не удивляет: есть другие, более динамичные области — практики ведения учета, KPI и прочие бизнес-процессы — мало того, что они находят живой отклик у самых разных собеседников, так еще и несут реальную ощутимую пользу. В этой связи неудивительно, что организация архива в проектируемом ОЦО — тема иногда даже не второстепенная, а третьестепенная.

Однако не будем забывать, что документ, переданный в архив, находится там не просто так, а чтобы в определенный момент быть найденным.

На что обратить внимание при создании архива в ОЦО?

1. Централизация хранения

После «лоскутной автоматизации» выделение ОЦО — это хороший повод наконец назначить единое место для хранения документов. Опыт показывает: кто так не сделал сразу, все равно приходит к этой схеме, но через лишние траты и головную боль.

Благодаря единому месту для хранения документов решается сразу несколько задач:

• быстрый сбор документов для проверок (причем как на уровне реквизитов — с этим и ERP может справиться, так и на уровне содержательной части);
• сокращение числа информационных систем, задействованных в работе;
• упрощение администрирования этих информационных систем.

На практике «централизация» выглядит как единая система электронного документооборота, в которую попадают электронные документы из бизнес-подразделений, из ERP-систем или из систем обмена ЭДО, электронные копии бумажных документов. Также в этой системе создаются документы в рамках бизнес-процессов ОЦО.

2. Бумага отдельно, или ОЦО работает только с «цифрой»

На проектах внедрения мы рекомендуем сразу (в месте получения) создавать электронную копию документа в системе электронного документооборота, а бумажные оригиналы подшивать в дела и хранить в местах получения документов (либо в бизнес-подразделении).

Практика сбора и централизованного хранения бумажных документов на уровне ОЦО ни к чему хорошему не приводит: требует много ресурсов и затратна по времени. К слову, мы ее даже не пробовали, просто наблюдали пару кейсов, в том числе с первичными учетными документами.

С кадровыми документами принцип тот же: HR-специалисты готовят документы, в бизнес-подразделении они распечатываются, подписываются сотрудниками, и тут же организуется их хранение. В отдельных случаях ОЦО все-таки берет на себя хранение бумажных кадровых документов: такой способ оказывается более удобен, если большинство сотрудников удаленные или работают вахтовым методом.

3. Легкий доступ к архиву для бизнес-подразделений

Расставаясь с бухгалтерией, бизнес-подразделения все равно должны иметь доступ к своим документам. Важно обеспечить его не только на уровне реквизитов документов (как в ERP-системе), но и на уровне содержательной части. Чем легче будет доступ и проще поиск, тем выше будет удовлетворенность сотрудников от взаимодействия с ОЦО.

Еще один аспект «легкости» доступа — это возможность работы с архивом для неподготовленного пользователя. Мы не знаем уровня подготовки представителя бизнес-подразделения (как пользователя архивной системы), которому потребовались документы. Раньше он мог обратиться в бухгалтерию и через некоторое время получить документ для работы на руки, но у ОЦО нет возможности держать большой штат консультантов для подобных обращений. Соответственно, архивная система должна обладать максимально простым и понятным широкому кругу пользователей интерфейсом, чтобы снизить порог входа для начала работы с этой системой.

И, хоть это не имеет прямого отношения к архиву (а скорее, к классу систем, его реализующих), стоит иметь в виду, что часто в роли архива выступает система электронного документооборота, которая также выполняет роль системы самообслуживания для кадрового ОЦО. Тут потребуется уже не только дружественный интерфейс, а принципиальная возможность работы с сотрудниками, вообще не имеющими компьютера на своем рабочем месте (чат-боты, в том числе голосовые, инфокиоски).

4. Два уровня хранения электронных документов

Это даже не совсем принцип, скорее, жизненное наблюдение, которое позволяет сэкономить весьма ощутимые средства. Два уровня хранения — это может показаться нелогичным: сначала все объединяем, потом снова разбиваем на части, но в этом есть практический смысл.

Первый уровень — это основная рабочая система (оперативная среда хранения), с которой все работают и куда попадают документы из всех источников. Помимо хранения документов, система используется и для бизнес-процессов как в самом ОЦО, так и на уровне взаимодействия ОЦО и бизнес-подразделения.

И, конечно, она должна быть быстрой, всегда доступной и оперативно восстанавливаться в случае сбоев. А это: кластеры, балансировка, виртуализация, словом, все то, что заставляет закладывать больше финансов на «железо».

Чтобы упростить требования к аппаратной части и сделать ее хоть немного дешевле, документы, которые для оперативной деятельности утратили актуальность (но хранить их тем не менее все равно нужно), можно перенести в другую систему.

Так возникает второй уровень — долговременный архив. Сюда документы попадают только из оперативной системы. Сотрудники к этим документам обращаются уже очень редко (хотя доступ все равно нужен), но и требования к обеспечению доступности значительно ниже, а значит, «железо» проще и дешевле.

Типовая схема организации архивов в ОЦО

Итак, вся работа с документами происходит в оперативной системе, она же является финансовым архивом. Эта система подключена к сервисам ЭДО (получает и отправляет электронные юридически значимые документы) и интегрирована с ERP- и HRM-системами. Также оперативная ECM-система используется для организации бизнес-процессов ОЦО и построения взаимодействия с бизнес-подразделениями.

Бумажные документы заносятся в оперативную систему сотрудниками. Это может быть сотрудник ОЦО (фронт-офис на стороне бизнес-подразделения) или сотрудник самого бизнес-подразделения. Он же отвечает за организацию хранения бумажного оригинала документа.

По истечении срока оперативного хранения документы передаются на второй уровень хранения — в долговременный архив. При этом в карточках перенесенных документов ставятся отметки о смене места хранения и его идентификаторе в долговременном архиве.

Как спланировать архив в ОЦО

В идеале еще на ранних стадиях планирования ОЦО надо выбрать систему хранения или хотя бы в общих чертах представлять, какая система может справиться с оперативным хранением документов при больших нагрузках и требованиях к доступности. Гораздо проще сразу организовать взаимодействие с бизнес-подразделениями вокруг какой-то системы, чем потом переучивать тысячи сотрудников.

Однако встречаются ситуации, когда ОЦО уже выделено и функционирует, а архивной системы еще нет. В этом случае стоит начать с автоматизации внутренних процессов ОЦО и настройки интеграции с ERP/HRM, с сервисами ЭДО. Важно отладить работу сначала у себя в ОЦО, затем опробовать взаимодействие с одним или двумя бизнес-подразделениями. Когда поймете, что все получается, — можно подключить остальных.

Автор: Алексей Доронин, руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

Источник: CFO Russia