5 советов по выбору эффективной ECM-системы

Мариса Пикок

Подумайте, а знаете ли вы, что ищете, выбирая ECM-систему? Существует очень много факторов, влияющих  на решение, которое принимает компания: цена, технологии, безопасность внедрения.

В связи с постоянным  изменением условий, в которых работает компания, оценка подобных показателей значительно осложняет оценку систем интеграции. В этой статье приведены рекомендации, позволяющие разобраться в этом вопросе.

Новые технологии, «продвинутые» сотрудники и меняющийся облик предприятия

Не так давно мы говорили с Роджером Баттом, директором по маркетингу SpringCM [прим. ред. компания-разработчик ECM-решений], о том, какое влияние CMS (системы управления контентом) оказывает на компании, и как компании влияют на уровень услуг в сфере CMS. Сейчас большинство организации уже внедрили или планируют в большей степени внедрить облачные технологии, например, хранение и управление контентом. Компании должны обратить особое внимание на то, как отражается использование облачных технологий на безопасности, цене и технологиях. Но это не говорит о том, что все ECM-системы должны быть на облачной платформе. Не важно, какую платформу вы выбираете, важно понимать, что должно быть учтено и на какие составляющие должен быть разбит процесс принятия решения.

Сегодня картина на рынке ECM значительно отличается от существовавшей 3-5 лет назад. Даже компания SpringCM была вынуждена прибегнуть к немалым изменениям, чтобы соответствовать изменяющемуся облику компаний, появлению новых технологий и расстановке приоритетов. Пять лет назад у их основных клиентов было небольшое число сотрудников, и они вполне были удовлетворены простой передачей файлов. Сейчас это транснациональные компании, управляющие call-центрами, в которых работают сотни людей, генерирующих информацию в различных приложениях. Кроме того, клиенториентированность технологий позволила каждому сотруднику, познакомиться с устройствами, платформами и приложениями для общения, что ранее было невозможно.

Окажет ли это влияние на то, какое место профессионалы отведут новым платформам в своих бизнес-стратегиях? После подробного исследования того, как компании и их клиенты выбирают ECM-системы, SpringCM не только поняли то, как «продвинутые» сотрудники развивают управление корпоративным контентом, но и разработали 5 рекомендаций, которым должна следовать каждая компания, на этапе оценки  решений по управлению контентом. Давайте перейдем к их рассмотрению.

1.    Соизмеряйте  затраты с итоговой полезностью.

Компании всегда «зациклены» на прибыли. Экономический кризис заставил многие компании задуматься  о том, какую пользу на самом деле, приносят их системы электронного документооборота. При рассмотрении всегда следует учитывать время, производительность и цену, но их оценка не всегда очевидна.

Чтобы убедиться в том, что ваша компания извлечет максимальную выгоду, необходимо чтобы решение по выбору ECM-системы принимали «правильные» люди. ИТ-специалисты и руководство должны вместе вести учет, того что они имеют на данный момент и осознавать как другие решения могу повлиять на ведение бизнеса. 

2.    Реалистично оценивайте сложность.

Компаниям необходимо знать, какие требования существуют у ECM-систем и их основную функциональность. По своей сути системы ECM созданы для того, чтобы оптимизировать управление бизнес-процессами (BPM). По мере добавления дополнительных возможностей не должна страдать безопасность, а также не должны оставаться неразрешенными проблемы. Модель SaaS требует решать проблемы сразу. Таким образом, она не должна создавать больше проблем, чем решать.

Пытаясь понять, какова цена дополнительного функционала,  компании могут подобрать подходящие ECM именно для их бизнеса, независимо от того на облачной платформе они или нет, а не выбирать систему, которая слишком затратная для обслуживания.

(Интересное примечание. По мнению Боттума, само определение SaaS изменилось. В июне 2010, на блоге SpringCM  на первое место вышел термин «облако», в значительной степени заменивший то, что до этого относилось к SaaS. В дополнение, употребление термина «облако» расширилось, сделав намного проще восприятие его сути.)

3.    Определите подходящий уровень безопасности.

Еще до того как компания начнет управлять системой безопасности предлагаемой вендорами необходимо определить основные потребности.

Выбор подходящей системы безопасности требует нестандартного  подхода. В зависимости от того, где ваша информация будет размещена: «в облаке» или «дома», меры безопасности могу варьироваться.

Технологии потребительского класса, а так же выпуски новостей, которые мы слышим, дают представление о том, какими способами защита может быть взломана и как сторонние программные компоненты могут получать доступ к конфиденциальной информации. По словам Боттума, большинство компаний относятся серьезно к выбору подходящей системы защиты, чтобы интегрировать ее в свои бизнес-процессы.

4.    Соберите информацию.

В SpringCM считают, что клиент  готов принять решения, когда завершены следующие стадии.

1. Клиент определился со своими потребностями, желаниями и причинами их возникновения.

2. Клиент рассмотрел, понял и одобрил технические условия и поставку ПО.

3. Клиент посетил «дата-центр», чтобы получить полную картину того, как ведется работа с информацией.

Реализация такой системы позволяет клиенту и компании-поставщику понимать друг друга. SpringCM стал союзником, направив свою работу на сопровождение клиентов и создание для них благоприятных условий.

Организации, которые после принятия решения не поленятся хорошенько порасспросить поставщиков облачных решений, в качестве награды за усилия получат информацию о доступных им вычислительных мощностях. Начиная с помощи непосредственно на рабочем месте до мониторинга эффективности обновлений ПО - объем доступных ресурсов как раз и дает ту самую разницу.

5.    Сбалансируйте потребности бизнеса и технологии.

В заключении, чтобы гарантировать, что ваша ECM-система удовлетворяет все потребности компании важно измерить простоту ее использования. Простота использования ПО должна соответствовать его мощности. И хотя знание клиентских технологий делает нас более осведомленными, оно так же делает нас более нетерпеливыми. Мы ожидаем, что информация будет доставлена мгновенно, через композитное приложение, при этом мы не всегда представляем себе, все процессы, которые в него включены.

Не смотря на то, что эффективность некоторых платформ вполне очевидна или они просты в использовании, очень важно попробовать технологию в действии, перед тем как ее внедрить.

Интеграция ECM с ранее существующими инфраструктурами должна базироваться на том, что первое место будет отведено только одной системе. Чтобы система была эффективной, она должна отвечать потребностям управления и в то же время интегрироваться с уже работающими системами

Перевод: Коновалова Мария (компания DIRECTUM)

Источник: CMSWire