Наверх

5 страхов менеджера проекта: рассказываем, как их победить

Время чтения: 7 минут
1
5 страхов менеджера проекта: рассказываем, как их победить

Боитесь не успеть все рабочие задачи, не сдать проект вовремя или упустить важные изменения? Вам страшно делегировать дела или потерять важные данные? Тогда эта статья для вас.

Ведьмы, оборотни и вампиры менеджерам проекта не страшны. Горящие дедлайны — вот что действительно страшно. Управление проектами — задача не из легких. Хороший менеджер должен балансировать между интересами заказчика и команды, быть погруженным в технические детали, мотивировать, одновременно решать несколько задач и при этом не опускать руки, когда кажется, что все рушится.

Менеджер как супергерой спешит всем на помощь, но даже у самого отважного героя есть свои страхи, которые могут мешать на пути к цели.

Страх № 1: не успеть все

Режим многозадачности — ежедневная рутина менеджера по проекту, кажется, что это единственный способ все успеть. Но на самом деле, большое количество задач в работе — главный враг на пути к успеху.

Решая несколько задач враз, например, отвечая на запрос клиента и обсуждая подробности реализации продукта с командой, вы постоянно переключаетесь, теряете контекст, допускаете мелкие, но раздражающие ошибки, которые всплывут в самый неподходящий момент.

Очень часто в контексте многозадачности встречается термин «частичное внимание», предполагающий, что вы можете уделять время одновременно нескольким задачам. В действительности внимание становится раздробленным, а не частичным. Невозможно одновременно с должным уровнем вовлеченности участвовать в конференц-звонке и отвечать на сообщения, от этого страдает не только ваша продуктивность, но и всех тех, кто принимает участие во встрече.

Решение: безжалостно искореняйте многозадачность, жестко ограничивайте количество одновременных работ, даже когда кажется, что небольшой тикет не сыграет роли. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» пишет: «Если задача занимает менее двух минут — сделайте ее». Старайтесь придерживаться этого простого правила.

В противном случае планируйте работы в очередь на Agile-доске, введите ограничение на их количество на каждом этапе, используйте WIP-limits. Ограничить можно не только количество задач на конкретном этапе, но и на отдельном специалисте, если над проектом работает несколько менеджеров.

Пример WIP limits в решении Directum «Agile-доски»

Пример WIP limits в решении Directum «Agile-доски»

Страх № 2: не сдать проект в срок

Большая часть планов теряет свою актуальность еще до того, как их успевают утвердить. Для прогнозирования сроков завершения проектов и этапов используется не один десяток методик, но ни одна из них не дает стопроцентной гарантии, даже если в планировании задействованы карты Таро, астрологические прогнозы и кофейная гуща.

Называя руководству или клиенту предполагаемую дату завершения работ, вы берете на себя негласное обязательство реализовать договоренности в срок, но ваши прогнозы могут не оправдаться, и тогда команде придется в срочном порядке реализовывать задуманное, перерабатывать и испытывать стресс. В свою очередь это неизбежно ведет к снижению качества и росту затрат.

Решение: используйте буфер, оценивая задачи, например, на Agile-доске создайте тикет с запасом времени. Он обеспечит вам страховку на случай форс-мажоров. Со временем вы подберете оптимальный запас, который будет вашей подушкой безопасности.

Страх № 3: делегирование

Согласно исследованию компании «Мегаплан» 41,3% руководителей российских компаний не готовы делегировать задачи из-за страха, что, поручив работы коллеге, не стоит ждать впечатляющих результатов. Как говорил Фердинад Порше: «Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам».

Делегирование — это инвестиция, которая обязательно принесет результаты, даже если они будут не быстрыми. Назначьте на каждый этап работ ответственных и контролируйте проект по ключевым контрольным точкам, это сэкономит ваше время, повысит уровень вовлеченности подчиненных и поможет более качественно контролировать каждый этап реализации.

Пример назначения ответственных за этапы проекта в решении Directum

Страх № 4: упустить важные изменения

Одна из ключевых задач менеджера — составление и актуализация плана проекта. Но если проект длительный, с большим количеством этапов и задействованных ресурсов, то актуализация, а тем более отслеживание изменений, если их вносят разные ответственные — задача не из легких.

Решение: автоматизировать обновление графика на всех возможных этапах, например, можно настроить уведомления об изменениях, в соответствии с которыми менеджер проекта будет получать информацию о внесении корректировок ответственными за этапы или администратором. Уведомления о ключевых событиях можно получать сразу, а для остальных настроить отправку раз в день.

Пример панели настройки уведомлений в решении Directum «Планирование проектов»

Страх № 5: потеря данных

С момента появления ограничений, связанных с коронавирусом, и по сей день, сохраняется тенденция удаленной работы, большая часть рабочих задач решается по сети. В облаках хранятся документы, пароли, переписка, задачи ставятся в почте и мессенджерах.

Любое падение или блокировка используемых ресурсов равна в лучшем случае замедлению работы, а в худшем — катастрофе, влекущей утрату данных. А если информация становится недоступной на финальных этапах работы над проектом, то это грозит тем, что придется начинать все сначала.

Решение: используйте надежное отечественное ПО, даже если вы предпочитаете размещение на облачных ресурсах в пользу собственных мощностей, то обратите внимание на то, где размещены сервера, хранящие ваши данные, чтобы избежать санкционных рисков.

Филиппа Грегори «Белая королева»: «Только глупец ничего не боится».

Основная задача в борьбе со страхами — выявить их причины и минимизировать риск возникновения. Какие-то опасения иррациональны и не имеют под собой оснований, а какие-то вполне реальны, на них и стоит воздействовать. Мы поделились с вами действенными инструментами, которые применяем сами и рекомендуем коллегам.

А какие страхи есть у вас и как вы с ними боретесь?

Изображение от rawpixel.com на Freepik.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 1

Спасибо! Мы многие страхи побороли. Еще внедрили менеджерам работу в спец сервисе от аспро, чтобы им было проще управлять продажами и не путаться.

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь