6 отличий между управлением контентом и управлением документами

Примечание переводчика

В русском языке нет прямых аналогов понятий document и record, применяемых в делопроизводстве англо-саксонских стран (США, Великобритании, Австралии и т.д.). Для document наиболее близким по смыслу понятием является "контент"  или "информационный документ". Термину record в российской практике более всего соответствует понятие "документ".

Дэвид Роу

Поскольку в настоящее время большое значение придается процессам раскрытия информации (eDiscovery), то, возможно, компаниям пора задуматься об использовании систем управления документами. Предположим, в Вашей компании уже есть некая система управления контентом. Вопрос в том, сможет ли система управления контентом заниматься управлением документами?

Другими словами, чем отличается управление контентом от управления документами? Давайте рассмотрим шесть отличий.

1. Контент vs документы

Что такое контент?

Контент представляет собой информацию или данные, которые могут быть структурированы или неструктурированы, и к которым имеют доступ сотрудники организации.

Что такое документы?

Документы содержат свидетельства деятельности конкретной организации. К документам часто предъявляются строгие требования относительно порядка их хранения, доступа и уничтожения. Как правило, не допускается внесение изменений в документы, поскольку за этим может последовать суровое наказание.

По некоторым оценкам, в зависимости от организации около 90% ее контента составляют документы (и лишь небольшая часть – собственно контент). Но с другой стороны, все документы, по сути, являются контентом.

2. CMS vs RMS

Система управления контентом (информационными документами)

Системы управления контентом (Content Management Systems, CMS) были разработаны, чтобы облегчить доступ и управление контентом для пользователей внутри компании. Также они предоставляют возможность совместной работы с контентом.

Общий доступ к контенту обеспечивается за счет использования библиотеки или хранилища данных внутри системы.

Система управления документами (официальными документами)

Системы управления документами (Records Management Systems, RMS) больше внимание уделяют идентификации, хранению, обработке и управлению данными (информацией), которые описывают события, касающиеся деятельности организации. К таким событиям относится разработка локальных правовых актов, управленческая деятельность, финансовые вопросы и текущая деятельность компании.

В отличие от систем управления контентом, хранилища систем управления документами, главным образом, хранят лишь необходимую для заданного промежутка времени информацию.

3. Хранение

Одним из ключевых различий между управлением контентом и управлением документами является их подход к хранению информации.

Управление контентом и хранение

В системах управления контентом информация хранится таким образом, чтобы пользователи, при необходимости, могли легко и быстро получить к ней доступ.

Централизованные хранилища обеспечивают извлечение электронных документов и их последующий возврат с целью обновления содержания и разблокировки для последующих изменений. Также хранилища реализуют функционал управления версиями и отслеживают историю изменения документов.

Управление документами и хранение

Для целей управления документами сами документы требуется хранить в их первоначальном виде, с тем, чтобы впоследствии их можно было использовать для подтверждения соответствия законодательно установленным требованиям.

Эффективное управление документами требует, чтобы документы хранились в правильном контексте, поэтому документы обычно группируются в подборки (дела). Другой способ – это индексировать документы в соответствии с внешними, установленными для организации требованиями, а не по внутренним правилам организации.

В действительности же, хранение документов стало такой большой проблемой, что большинство организаций, помимо использования внутренних хранилищ, прибегают к услугам сторонних хранилищ.

4. Автоматизированные процессы

В то время как все компании вынуждены тратить время, чтобы заставить управление контентом и документами соответствовать законодательным требованиям, многие из этих процессов не автоматизированы.

Управление контентом

Автоматизированные процессы – одно из преимуществ, которые компании могут получить от систем управления контентом, вне зависимости от того, идет ли речь о поточном вводе документов в хранилище (репозиторий) контента или в систему управления документами.

Фактически, автоматизированные процессы – это ключевая функция систем, контролирующих жизненный цикл документа, безопасность доступа и другие важные опции, такие как контроль версии и кратковременное хранение.

Эти автоматизированные процессы (workflow) управляют жизненным циклом документов таким образом, что нужные действия выполняются определенными людьми с требуемыми документами в подходящее время.

Управление документами

При управлении документами автоматизированные процессы используются для согласованного управления документами, вне зависимости от того, в каком формате эти документы находились раньше.

В электронных системах хранения, помимо самих документов, должен сохраняться и контекст, в рамках которого они были созданы, как правило, в течение длительного периода времени. Окончательные (официальные) версии документов должны быть доступны для аудита в их оригинальном виде после их помещения в хранилище.

5. Безопасность

В обоих типах систем обеспечивается безопасность и сохранность информации. Отличие заключается в том, что при управлении контентом безопасность документов желательна, а при управлении документами – необходима.

Управление контентом

При управлении контентом безопасность информации рассматривается в части реализации прав доступа пользователей. Авторизованные пользователи должны иметь быстрый доступ к контенту после полной проверки их прав.

Стандарты безопасности для управления контентом не такие строгие, как в управлении документами, поскольку в системах управления контентом отслеживаются следующие события: какой пользователь обращался к документу, когда документ экспортировался и импортировался, какие изменения произошли с документом, включая создание новых версий.

Управление документами

В настоящее время [в США - Прим. переводчика] при управлении документами стандартом, покрывающим требования к безопасности, являются регулятивные требования Министерства Обороны US Department of Defense 5015.2 regulations.

Если система соответствует этому или эквивалентному стандарту, то она обеспечивает соблюдение требований для управления документами, которые в итоге будут переданы в Национальный Архив США (Archives and Records Administration, NARA).

Это относится к кадровым документам государственных служащих, руководствам, стандартам, директивам, а также документам, с которых снимается гриф секретности или которые подвергаются цензурированию. В Европейском Союзе широкое распространение получил MoReq2.

6. Уничтожение

Управление контентом

Удаление документов в системах управления контентом производится, когда жизненный цикл документа завершен, и этот документ больше не потребуется в ходе бизнес-процесса. После завершения своего жизненного цикла информационный документ может быть либо удален, либо преобразован в официальный документ.

Решение о том, надо ли преобразовывать информационный документ в официальный, зависит от потребностей компании и от того, существуют ли законные требования для хранения этого документа.

Управление документами

Процедура уничтожения документов обычно строго регламентируется законом. Это делается для того, чтобы информация, содержащаяся в них, не была предана огласке. Системы управления документами здесь играют важную роль, ибо хранение и уничтожение документов в них производится на основании правил, разработанных в соответствии с законодательными требованиями.

Однако, что касается государственных органов, документы физически не уничтожаются, а переводятся в формат, установленный NARA для США или, соответственно, национальным архивом вашей страны.

Итоги

Системы управления контентом используются для того, чтобы облегчить хранение, управление и взаимодействие для электронных данных. Системы управления документами используются для того, чтобы управлять жизненным циклом документов, обеспечивать соответствие законным требованиям и процессам раскрытия информации.

Скорее всего, вашей компании требуется и система управления контентом, и система управления документами. Но, в зависимости от ваших нужд, система управления контентом сможет ответить большинству требований. Понимание разницы между управлением контентом и управлением документами, а также соответствующим программным обеспечением, поможет вам определить дальнейшую стратегию развития.

Перевод: Томилова Светлана (компания DIRECTUM).

Источник: CMS Wire. 25.01.2010. "6 Ways Document Management and Records Management Differ", David Roe