Наверх

Что думает Минфин о переводе транспортных накладных в PDF или «Не корми словами вместо хлеба»

Время чтения: 4 минуты
13
Что думает Минфин о переводе транспортных накладных в PDF или «Не корми словами вместо хлеба»

Производитель хлебобулочных изделий интересуется у Министерства финансов, возможно ли перевести в электронный вид транспортную накладную и представить ее в формате PDF и возможно ли восстановление документа в электронном виде, если оригиналы утеряны.

Производитель хлебобулочных изделий интересуется у Министерства финансов, возможно ли перевести в электронный вид основной документ на перевозку товара – транспортную накладную и представить ее в формате PDF. Компания также задается вопросом восстановления документа в электронном виде, если бумажные оригиналы окажутся утерянными. У аналитиков Synerdocs есть на этот счет есть свое мнение. Но давайте начнем с самого начала.

Обращение в Министерство финансов Российской Федерации

Организация является производителем хлебобулочной продукции. Ее продукция реализуется розничным сетям по договорам поставки, согласно которым обязанности по доставке продукции лежат на поставщике. В целях исполнения обязательств по договорам поставки она осуществляет доставку продукции в розничные сети как собственным транспортом, так и с привлечением сторонних автотранспортных предприятий (далее — АТП).

Для целей документального подтверждения расходов по доставке продукции АТП формируются транспортные накладные на бумажном носителе.

В целях оптимизации документооборота организация планирует перейти на электронный обмен транспортными накладными в формате PDF, подписанными квалифицированной электронной подписью.

Являются ли документальным подтверждением расходов по доставке продукции АТП в целях налога на прибыль транспортные накладные в формате PDF, подписанные квалифицированной электронной подписью?

Правомерно ли восстанавливать транспортные накладные в электронном виде (в формате PDF с подписанием квалифицированной электронной подписью), в случае если утраченные транспортные накладные были сформированы в момент совершения хозяйственной операции в бумажном виде?

Ответ Минфина РФ. Письмо от 10 сентября 2018 г. N 03-03-06/1/64480

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке учета для целей налогообложения прибыли организаций расходов на основании первичных учетных документов, оформленных в электронном виде, и сообщает следующее.

Источник: ПИСЬМО Минфина РФ от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480

Экспертное мнение

При проработке того или иного бизнес-решения по обмену электронными документами мы, аналитики Synerdocs, регулярно сталкиваемся с необходимостью выяснения некоторых аспектов законодательства и направляем вопросы в адрес различных органов. Вывод на рынок нашего нового решения по обмену электронными транспортными накладными не стал исключением.

Как правило, и мы получаем такие же односложные ответы с многочисленными ссылками на нормативно-правовые акты, без дополнительного разъяснения, которое бы опиралось именно на специфику отрасли. Письмо, речь о котором идет выше, – наглядный пример «красноречия» представителей госорганов.

Перевод документа в PDF. В чем сложность?

Обмениваться такой транспортной накладной можно, правда, есть несколько «НО»:

1.    Данный формат не позволяет добавлять в документ сведения от других участников.

То есть он составлен грузоотправителем и в него уже не внести замечания/отметки, которые могут возникнуть у водителя, транспортной компании и у грузополучателя при приемке (например, если произошла частичная утрата или порча некоторой партии продукции). Аналогично нет возможности указать новый адрес при изменении места выгрузки, если такое событие имело место быть.

Этой ситуации можно избежать, если транспортная накладная состоит из нескольких файлов, каждый из которых создается и подписывается отдельно. В случае PDF файл только один и формируется лишь в начале.

2.    Нужно учесть возможность подписания документа водителем при приемке и сдаче груза получателю.

 Согласитесь, использовать квалифицированную электронную подпись, во-первых, дорого, а во-вторых необходимы дополнительные средства для ее создания (СКЗИ).

Однако водитель может подписать документ с помощью мобильного устройства. Законодательство разрешает использовать все виды ЭП при подписании первичных документов, в том числе и простую. Данную схему мы реализовали в сервисе Synerdocs.

На второй вопрос компании (восстановление транспортных накладных в электронном виде) в Министерстве ответ так и не дали. Но я попробую представить свою экспертную оценку. Необходимо уточнить момент утраты документа и количество потерянных экземпляров. Если пропали все и в начале процесса, тогда можно создать электронный документ с теми же реквизитами и подписать сторонами. Во всех остальных случаях (когда сохранился хоть один экземпляр) формирование электронного документа породит дубликат уже существующего, что является незаконным.

В данной ситуации я предлагаю создать электронный документ, перед этим уничтожив или аннулировав все сохранившиеся на бумаге.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 13

Алиса, спасибо за статью!

Наши госорганы, как всегда дают возможность для упрощения жизни предпринимателям, но при этом данная возможность какая-то "обрезанная", возможно даже недееспособная.

У меня по подписанию возник вопрос: каким образом производится подписание, если в точке приема товара у водителя нет доступа в интернет?

Алиса Муратова 1 октября 2018

Станислав, благодарю за проявленный интерес!

Действительно, Елена отправила полезные ссылки на наши материалы.

Для подписания транспортных накладных в пути мы предусмотрели два взаимодополняющих инструмента: Viber и СМС. Если отсутствует интернет-соединение, то водитель может подписать накладную с помощью СМС. 

Алексей Богачев 17 декабря 2018

Сейчас есть решения от МТС и Мегафон - Мобильная ЭЦП, когда на сим-карту записывает КЭП и сотрудник подписывает документ с помощью мобильного телефона подписью, полностью соответствующей всем требованиям 63ФЗ без дополнительных условий.

Вадим Майшев 17 декабря 2018
Сейчас есть решения от МТС и Мегафон - Мобильная ЭЦП, когда на сим-карту записывает КЭП и сотрудник подписывает документ с помощью мобильного телефона подписью, полностью соответствующей всем требованиям 63ФЗ без дополнительных условий

У них не мобильная подпись, а облачная. Без дополнительных условий работает только квалифицированная электронная подпись, которая требует наличия сертифицированного СКЗИ. Под мобильной понимают СКЗИ в SIM, пока что сертифицированные СКЗИ добрались только до смартфонов.

Алексей Богачев 17 декабря 2018

У них не мобильная подпись, а облачная. Без дополнительных условий работает только квалифицированная электронная подпись, которая требует наличия сертифицированного СКЗИ. Под мобильной понимают СКЗИ в SIM, пока что сертифицированные СКЗИ добрались только до смартфонов.

-да вроде нет, мобильная, вот https://moscow.megafon.ru/corporate/productsandsolutions/products/mobilnaya_elektronnaya_podpis.html#support

Вадим Майшев 17 декабря 2018
да вроде нет, мобильная,

Нет, облачная: "Подключить систему электронного документооборота или учётную информационную систему своей компании к сервису электронного подписания ПАО «МегаФон» (информацию можно получить у персонального менеджера)"

Алексей Богачев 17 декабря 2018

"Без дополнительных условий работает только квалифицированная электронная подпись, которая требует наличия сертифицированного СКЗИ"

а там: "Да, МЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись. Документы, подписанные «МЭП», признаются электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью."

врут?

Вадим Майшев 19 декабря 2018
врут?

Не врут, она квалифицированная, только облачная, а не мобильная (они же операторы мобильной, а не облачной связи :-)).

Мобильная - значит подпись формируется на мобильном устройстве, следовательно мобильное устройство является/содержит СКЗИ.

Облачная - значит подпись формируется в "облаке" (содержащем СКЗИ) сервисом оператора облачной подписи, связанным с сервисом оператора электронного документооборота.

Вся разница с точки зрения безопасности процесса в вопросе - где находятся криптоключи автора: при мобильной - у владельца в его мобильном устройстве или подключаемом к нему носителе, при облачной - у оператора сервиса. В этом смысле мобильная ничем не отличается от обычной, только СКЗИ не в ПК, а в планшете/смартфоне, и можно при соблюдении мер безопасности говорить про подпись конфиденциальных документов (в облаке в такой архитектуре (подписание сервисом от имени клиента) конфиденциальности нет).

Алексей Богачев 19 декабря 2018

Дык чтобы она заработала они выдают "специальную" сим-карту, смею сделать вывод, что закрытый ключ хранится не в облаке, а именно на мобильном устройстве клиента.

Вадим Майшев 20 декабря 2018
Дык чтобы она заработала они выдают "специальную" сим-карту, смею сделать вывод, что закрытый ключ хранится не в облаке, а именно на мобильном устройстве клиента.

На SIM записывают апплет для аутентификации в ПАКМ КриптоПро HSM (СКЗИ/хранилище ключей подписи с сервисом облачной подписи КриптоПро DSS и вариантом  аутентификации пользователя в нем с помощью апплета на SIM-карте: HSM+DSS+SIM)

Алексей Богачев 20 декабря 2018

Ну тогда вообще никаких проблем, ведь КриптоПРО на свою облачную получил сертификат ФСБ, а этого достаточно чтобы использовать решение в любых бизнес задачах. Там где информация конфиденциальная на столько, что клиент побоится ее отправлять в сертифицированное облако, для такой информации делают комнату с железной дверью, компьютеры там отключены от ЛВС и Интернет и информацию можно получать под собственноручную подпись на бумаге у сотрудника "Отдела".

Мне кажется, что стоимость получения информации из облака на порядок выше стоимости получения этой же информации где-нибудь в лесу под Долгопрудным, когда менеджер (владелец информации) стоит босиком на снегу и лопатой долбит мерзлую землю...

Вадим Майшев 20 декабря 2018
Там где информация конфиденциальная на столько, что клиент побоится ее отправлять в сертифицированное облако...

Сертифицированных облаков не существует. ПАКМ КриптоПро HSM это только сертифицированное СКЗИ со своими условиями и ограничениями при эксплуатации. "К пуговицам претензии есть?" (c)

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь