DOCFLOW 2006

Игорь Шестаков

История DOCFLOW начинается в 1995 г., когда компания ABBYY задалась вопросом, есть ли на российском рынке электронного документооборота крупное и авторитетное мероприятие, на котором можно бы было представить свои продукты для этой области. К сожалению, такого мероприятия тогда не было. «Значит, надо его организовать», — решили в ABBYY и провели в ноябре того же года первую научно-техническую конференцию-выставку, посвященную электронному документообороту. 12 лет назад компания ABBYY ставила перед собой амбициозную цель — сделать DOCFLOW ключевым событием, настоящим зеркалом рынка. Сегодня можно смело утверждать, что эта цель достигнута.

Конференцию DOCFLOW 2006 открыл отраслевой эксперт мирового уровня Харви Спенсер (Harvey Spencer). Для г-на Спенсера визит на DOCFLOW 2006 — первое посещение России. Именно на DOCFLOW он намерен посмотреть вблизи на российский рынок документооборота, познакомиться с ведущими игроками на нем и оценить его основные тенденции.

Компания Harvey Spencer Associates Inc. (США) специализируется на потоковом вводе информации и использовании ее в различных службах коммерческих компаний. Вводить информацию в базы данных, а потом обрабатывать ее — операция очень дорогостоящая, служащие, занимающиеся только этим, получают в США около 20 долл. в час. Чтобы сохранить конкурентоспособность, компании вынуждены сокращать расходы на содержание персонала и различную черновую работу. Когда информационный документ вводится вручную, служащие визуально определяют, какого рода эта информация: текст или изображение, затем опознают структуру и содержание документа. Таким же образом действует и автоматизированная система идентификации информации. Поэтому понятно, что технологии распознавания структуры и контента документа, которыми занимается компания ABBYY, являются ключевыми. Если сопоставить введенную и распознанную информацию с принятым в компании деревом бизнес-процессов, то становится возможным превратить обработку и подготовку документов в некую стандартную процедуру, убрав в конце концов из нее человека. Сейчас создается система, позволяющая пропустить этап классификации документа, и скоро станет возможным вводить документы в любом порядке, сканируя все подряд, а извлекать информацию уже в классифицированном виде. Разработка такой программной системы находится в самом начале, однако предполагаемый рост рынка таких потребностей составляет 16—17%. Со временем удастся распространить подобное распознавание и на графические изображения, и даже на звуковую информацию.

Российская компания ABBYY Software House — один из ведущих мировых производителей программного обеспечения в области лингвистики, семантики, оптического распознавания и обработки текстов. Наиболее известные продукты ABBYY — система распознавания документов ABBYY FineReader и семейство электронных словарей ABBYY Lingvo. Один из весьма интересных программных продуктов, созданных в компании ABBYY, — Recognition Server (сервер распознавания). Данный продукт для распознавания документов и PDF-файлов является полностью готовым приложением. Его просто установить, настроить и контролировать работу силами системных администраторов или IT-отдела. При желании Recognition Server может быть интегрирован в систему документооборота или управления компании, для чего доступ к ABBYY Recognition Server выполняется посредством открытого API (Application Programming Interface), что делает возможным как реализацию клиентской части, так и интеграцию со сторонними приложениями.

Если количество входящей документации возрастает, то очень легко нарастить мощность сервиса распознавания, добавляя новый процессор или компьютер в архитектуру. Процесс обработки (workflow) определяется сценарием обработки документов, при настройке которого задаются приоритеты выполнения, входящая/исходящая папки, параметры обработки, расписание и приоритеты. Каждому процессу обработки соответствует одна входящая папка и одна исходящая. Таким образом, если в компании есть пять бизнес-процессов, в каждом из которых документы должны преобразовываться по своему сценарию, то необходимо создать пять процессов обработки при настройке ABBYY Recognition Server.

Второе, классическое направление развития программных систем автоматизации обработки документов было представлено на DOCFLOW 2006, в частности, компанией «ИнтерТраст». На технологической выставке компания представила системы линейки CompanyMedia. Это комплексная система электронного документооборота, состоящая из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Вместе с тем она объединяет различные части в единое информационное пространство, что обеспечивает централизованное управление разнообразными бизнес-процессами. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственнохозяйственной деятельности. Гибкость системы позволяет ей эффективно работать и в небольших компаниях, и в холдингах национального масштаба. Система CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Нередко у таких организаций есть много подразделений, территориально удаленных друг от друга. В этом случае система CompanyMedia идеально подойдет для обеспечения связи между ними.

Вместе с тем особая гибкая структура этого программного продукта является весьма привлекательной для небольших организаций. Использование отдельных частей системы позволит снизить затраты на управление и одновременно создать информационную сеть, которая удовлетворит самого взыскательного руководителя.

Еще одной особенностью системы является ее способность использовать для передачи документов и современные оптоволоконные системы, и обычные телефонные линии, и общие глобальные сети вроде Интернета. Система CompanyMedia способна работать с разветвленной сетью подразделений. Продуманные механизмы документооборота помогут организовать в такой сети сквозное делопроизводство. Это означает, что теперь можно легко проследить движение документа не только внутри одного подразделения, но и между ними. Каждая новая версия системы — это попытка предоставления продукта с более высоким качеством работы. В 2005 — начале 2006 г. было выпущено несколько новых версий различных систем. Это и CompanyMedia 3.2.2, и «Центр отчетов 4.0», и др. Стоит отметить также выход новой системы CompanyMedia-Workflow. Сегодня системы линейки CompanyMedia завоевывают признание все большего количества организаций. Подтверждением тому служат новые реализованные в 2005 — начале 2006 г. проекты.

В феврале 2006 г. вышла новая редакция версии 3.2 системы корпоративного электронного документооборота CompanyMedia. Ее отличают ряд доработок, направленных на повышение качества работы, и некоторые новые возможности. Главным новшеством редакции является ее совместимость с системой «Центр отчетов 4.0», выпущенной в январе 2006 г. Система «Центр отчетов» — это удобный инструмент для работы с электронными документами, который позволяет строить отчеты любой сложности по данным, хранящимся в базах данных Lotus Domino, в том числе и в системе электронного документооборота CompanyMedia. Модифицированную версию 4.0 «Центра отчетов» отличают следующие особенности:

●     не требуется никаких инсталляций и настроек на рабочих станциях, что значительно облегчает работу администратора;

●     весь код теперь написан на языке LotusScript (LC LSX, DBF, ODBC, SQL и WordAutomation больше не используются) и содержится в дизайнере базы «Центра отчетов», что повышает надежность работы данного программного продукта;

●      каждый отчет может быть спроектирован для отображения в любом приложении, принимающем текстовый формат данных (например, в MS Word, Excel и других офисных приложениях);

●      повышена производительность системы — по сравнению с предыдущей версией 3.1 скорость построения отчетов выросла на порядок при построении отчета на рабочей станции и примерно еще вдвое при построении отчетов на сервере. При этом и в том, и в другом случае отчет строится в фоновом режиме;

●      изменен интерфейс системы — внешний вид конструктора отчетов сделан по образу конструктора представления в Notes Designer, а конструктив одного отчета сосредоточен в одном документе на одном экране.

В целом значительно повышена производительность «Центра отчетов» версии 4.0 и расширены его функциональные возможности. Использование «Центра отчетов» позволяет строить отчеты в XML, HTML или любом другом текстовом формате на основе данных из одной или нескольких баз Lotus Domino. Возможность использования системы «CompanyMedia Центр отчетов 3.0» в новой редакции версии 3.2 сохранена, причем CompanyMedia самостоятельно распознает версии и вызывает необходимые функции или нужных агентов.

CompanyMedia-Workflow — новая система компании «ИнтерТраст», представляющая собой широкий набор инструментов среды Lotus Notes для организации деловых процессов и электронного документооборота любой сложности. Система CompanyMediaWorkflow позволяет заказчику самостоятельно автоматизировать произвольные бизнес-процессы и создавать гибкую структуру нестандартного документооборота, присущую конкретной организации.

Работа CompanyMedia-Workflow основывается на том, что основная часть деловых процессов — это повторение определенной последовательности действий, которые могут быть автоматизированы. Для этой цели в CompanyMedia-Workflow создаются карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (в том числе и в удаленных филиалах), с помощью каких программ и как должен обрабатывать те или иные данные. В карту заложено описание делового процесса, что позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Шаблоны автоматизации процессов могут быть созданы как силами заказчика, так и специалистами компании «ИнтерТраст». Система сохраняет в базах данных все версии процессов, что позволяет в любое время вернуться к редактированию, а потом и активировать любую из версий процесса, ранее сохраненных в системе.

Система позволяет контролировать сроки исполнения как всего процесса, так и его конкретных стадий, при этом можно отправить сообщение участникам процесса или передать права на работу с документом другому сотруднику. Создавая CompanyMedia-Workflow, разработчики преследовали следующие цели:

●     использование единого ядра для автоматизации регламентируемых и произвольных бизнес-процессов;

●     использование схем бизнес-процессов;

●     замена штатных механизмов маршрутизации документов CompanyMedia на более гибкие;

●     снижение времени реакции на запросы пользователей системы путем минимизации трудозатрат разработчиков.

Систему CompanyMedia-Workflow выгодно отличают следующие преимущества:

●     использование единого ядра ActiveFrame со встроенным workflow во всей системе электронного документооборота и запуска приложений для автоматизации бизнес-процессов;

●     легкость администрирования;

●     эргономичность;

●     наличие русскоязычного интерфейса;

●     визуализация бизнес-процессов (графическое представление состояния реализации процессов и графический конструктор процессов).

Гибкость системы позволяет ей эффективно работать и в небольших компаниях, и в холдингах национального масштаба.

В декабре 2005 г. компания «ИнтерТраст» завершила масштабный проект по внедрению системы электронного документооборота CompanyMedia в головном офисе АКБ «Форштадт» — активно развивающемся, высокотехнологичном российском банке. Основные принципы его работы — оказание качественных услуг как физическим, так и юридическим лицам, используя при этом самые современные информационные технологии. При выборе системы банк «Форштадт» ориентировался на решение, базирующееся на платформе Lotus Notes/Domino. В качестве прикладного программного продукта была выбрана комплексная система электронного документооборота CompanyMedia, разработанная компанией «ИнтерТраст» и состоящая из нескольких подсистем, которые можно использовать независимо друг от друга. Существенным преимуществом системы, определившим выбор банка, является возможность простой и оперативной адаптации системы с использованием Notes API для удовлетворения специфических, меняющихся со временем требований.

Сегодня многие российские компании в разных областях деятельности и различного масштаба приходят к пониманию выгод от использования современных высокотехнологичных решений, позволяющих обеспечить эффективную работу с документами и информацией. К таким инструментам относятся системы электронного документооборота, которые находят применение во все большем количестве организаций.

Финансовая корпорация «УРАЛСИБ» на сегодняшний день занимает лидирующие позиции на основных сегментах российского рынка финансовых услуг. ФК «УРАЛСИБ» предлагает своим клиентам все виды корпоративного и индивидуального финансового обслуживания. Услуги коммерческого банка включают все виды кредитования, лизинг, торговое финансирование, факторинг и частное банковское обслуживание. Инвестиционное направление охватывает всю сферу брокерских услуг, управление активами, паевые инвестиционные фонды, депозитарные услуги, корпоративное финансирование и управленческое консультирование.

Интегрированная система продаж ФК «УРАЛСИБ» насчитывает более 1000 офисов в 70 регионах России. Выход на федеральный масштаб поставил перед корпорацией задачу по усовершенствованию системы управления региональной сетью. Созданная в настоящее время структура управления направлена на достижение эффективного взаимодействия между центром и регионами. Сегодня в корпорации действуют два центральных офиса в Москве и Уфе, а развитием бизнеса на местах занимаются региональные дирекции, созданные по принципу административного деления России на федеральные округа.

Важным условием для организации эффективного взаимодействия всех подразделений корпорации и управления ими является единое информационное пространство, аккумулирующее всю стратегически важную информацию, на основе которой принимаются управленческие решения. Основой единого информационного пространства становятся системы электронного документооборота (СЭД). Решение о внедрении СЭД было принято руководством ФК «УРАЛСИБ» в 2004 г. Чтобы выбрать наиболее подходящее программное обеспечение, был проведен тендер. В результате тщательного анализа предложенных решений и компаний-интеграторов создание СЭД было возложено на специалистов компании «ИнтерТраст», разработчика полнофункциональной системы электронного документооборота CompanyMedia.

На конференции-выставке DOCFLOW 2006 были также широко представлены различные системы автоматизированного документооборота, которые нельзя отнести ни к системам, разрабатываемым в духе идей Харви Спенсера, ни к классическим, реализованным на базе Lotus Domino. Эти программные системы построены их авторами на оригинальных платформах, например, jDrobe — платформа, созданная в компании «Зирван». На платформе jDrobe компанией осуществляется разработка всех собственных программных продуктов и систем автоматизации деятельности организаций. Основные принципы, заложенные в архитектуре платформы jDrobe, можно описать следующим образом:

●     использование трехзвенной схемы, состоящей из клиента, сервера приложений и сервера баз данных. Клиент отвечает за взаимодействие с пользователем, сервер приложения — за реализацию прикладной логики, а сервер баз данных — за хранение данных;

●     использование распределенной вычислительной среды для обеспечения возможности совместной работы распределенных и гетерогенных программных средств и обеспечения единства представления и обработки данных;

●     использование объектно-ориентированного подхода при моделировании и разработке системных и прикладных компонентов (от сервера до клиента);

●     использование процессно-ориентированного подхода при построении прикладных систем для получения простого и ясного описания бизнес-логики работы приложений.

Преимущества, которые предоставляет новая архитектура, вытекают из заложенных в нее принципов и способов их реализации:

●     независимость от используемых программных, операционных и аппаратных вычислительных средств;

●     масштабируемость производительности в зависимости от потребностей заказчика;

●     отказоустойчивость при изменении бизнес-логики или возрастании нагрузки;

●     поддержка работы территориально распределенных подразделений в рамках единой системы;

●     обеспечение гибкой настройки и модификации в соответствии с потребностями конкретного заказчика.

Основным видом деятельности компании «Зирван» является разработка и внедрение систем управления эффективностью бизнеса и бизнес-анализа, а также систем управления деловыми процессами. В линейку последних наряду с системами управления проектами и потоками работ, системой управления договорной деятельностью организации и другими решениями входит и jDocFlow — система документационного обеспечения управления деловыми процессами, предназначенная для организации эффективного документооборота в организациях различных масштабов и сфер деятельности. Данная система, хоть и новичок на российском рынке, уже имеет ряд успешных внедрений в странах СНГ и зарекомендовала себя с наилучшей стороны.

К тому же классу систем относится и система «Летограф» производства одноименной компании. Основные компоненты системы таковы:

●     корпоративный портал системы «Летограф», позволяющий построить единое информационное пространство организации и предоставить сотрудникам доступ именно к той информации, которая им необходима для решения поставленных задач; . многофункциональная система управления документами, отвечающая за документационное обеспечение бизнес-процессов и настраиваемая — благодаря своей гибкости — на автоматизацию бизнес-процессов любой сложности, которые связаны с коллективной обработкой документов различного вида;

●     интеграционная платформа, организующая эффективное межсистемное взаимодействие, способствующая объединению различных систем, которые функционируют в организации, в единое информационное пространство и настройке взаимодействия указанных систем между собой, а также представляющая результаты взаимодействия в виде документов системы «Летограф»;

●     система потокового ввода документов и данных, обрабатывающая большое количество входящих документов на бумажном носителе, графических образов документов, факсов, документов, поступающих по электронной почте и т. д., и позволяющая автоматически загружать полученные документы в систему, тем самым экономя время, затрачиваемое при ручном вводе, и минимизируя количество возможных ошибок;

●     единое хранилище информации, обеспечивающее быстрый поиск и навигацию по многомиллионным массивам документов. Использование поиска по ключевым словам и сложных поисковых запросов даст возможность сотрудникам организации практически мгновенно находить интересующую их информацию.

И наконец, еще одна система электронного документооборота и управления взаимодействием сотрудников и подразделений, созданная в одноименной компании DIRECTUM. В данной системе оптимально сочетаются современные западные технологии работы с документами и преимущества отечественных традиций документооборота. При этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Главное назначение системы — поднять на новый качественный уровень процессы управления за счет использования информационных технологий для работы с документами, совершенствования системы коммуникаций между сотрудниками и накопления базы знаний организации. В состав системы DIRECTUM входят следующие модули:

●     «Управление электронными документами» — создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.), поддержка версий документов и использование механизма электронно-цифровой подписи, структурирование документов по папкам, назначение прав доступа на документы, ведение истории работы с документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;

●     «Управление деловыми процессами» — поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow), выдача электронных заданий и контроль их исполнения, установление взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, обеспечение свободных и жестких маршрутов (workflow);

●     «Управление совещаниями» — организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений совещания;

●     «Канцелярия» — регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов, контроль местонахождения бумажных документов;

●     «Управление взаимодействием с клиентами» — ведение единой базы организаций и контактных лиц, а также истории встреч, звонков и переписки с клиентами, сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями, планирование маркетинговых мероприятий, анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Новые возможности версии 4.x расширяют область применения системы DIRECTUM, дополняя их способностью шифровать документы и поддержкой разнообразных интеграционных интерфейсов. Так, интеграция с Microsoft Project позволит руководителю согласовывать проект, отслеживать и контролировать выполнение работ по проекту, хранить связанные с проектом документы и задачи, а интеграция DIRECTUM с SAP R/3 даст возможность сохранять документы и отчеты SAP в DIRECTUM и впоследствии обращаться к ним с рабочего места SAP.