Документооборот и процессы в ОЦО. Обзор систем для цифровизации

Количество общих центров обслуживания (ОЦО) растёт – как в России, так и в мире. И это логично: всё чаще компании передают свои рутинные задачи на сторону. Однако далеко не всегда документооборот и процессы в таких центрах выстроены успешно, что сказывается на работе с заказчиками. Рассказываем, какие системы решают проблемы ОЦО, чем они отличаются и «закрывают» ли на самом деле все задачи.

Стабильный рост

В мире, по данным исследования Deloitte, в общие центры обслуживания компании обычно передают финансовые и бухгалтерские операции. Об этом заявили 89% иностранных компаний, опрошенных в 2019 году. Кадровые задачи предпочитают решать на стороне 63% представителей бизнеса, 47% респондентов доверяют ОЦО вопросы ИТ. 

В России количество компаний, готовых к передаче операций в общие центры обслуживания, пока намного меньше. Во-первых, это связано с «юностью» рынка. За рубежом ОЦО появились в 1980-х, тогда как у нас они начали уверенно открываться только 20 лет спустя. Во-вторых, в России сервисные центры чаще создаются локально – с привязкой к региону, а ещё чаще – к конкретной организации. Тогда как в мире они запросто могут находиться в Индии и обслуживать сотни компаний в Европе и США. В отличие от российских, они обычно предоставляют не одну-две, а целый спектр услуг.

Тем не менее сервисная модель развития бизнеса успешно показала себя и уже развивается повсюду. Причины очевидны: компании с удовольствием выводят за пределы главного офиса функционал «обслуживающих» департаментов – той же бухгалтерии и кадрового отдела, реже – ИТ. Благодаря этому им удаётся значительно сократить трудозатраты на выполнение рутинных операций. В их числе сложный, а зачастую бумажный документооборот, который приводит к замедлению остальных процессов в компании. Прежде всего такие проблемы касаются бухгалтерии и HR.

Задачи общих центров обслуживания

Обычно бухгалтерские центры берут на себя обработку первичной документации, сбор дебиторки, расчёты с поставщиками, подготовку и предоставление отчётности в ФНС и другие типичные для этого направления работы.

В части HR в ОЦО занимаются рекрутингом и кадровым документооборотом, обучением, адаптацией и аттестацией персонала, а также оформлением отпусков, командировок, авансовых отчётов и т.д.

Каждый из описанных процессов является трудоёмким, поэтому общие центры обслуживания стремятся оптимизировать их, используя не только популярные учетные или НСМ-системы, но и доступные на рынке ECM- и BPM-решения. В отличие от первых двух они помогают максимально эффективно управлять всем контентом и процессами в ОЦО – от поиска новых сотрудников до подписания документов с контрагентами. Рассмотрим самые популярные из таких систем.

Системы ECM и BPM для ОЦО

1С: Документооборот. С одной стороны, уже известная учётная система и бренд, которому доверяют бухгалтеры в России. Плюс заявляются хорошая интеграция с 1С: Предприятие, относительно невысокая стоимость и даже собственное решение для централизованной бухгалтерии – организации, обслуживающей государственные и муниципальные учреждения. 

С другой – к работе в 1С: Документооборот придётся привыкать. С точки зрения удобства для пользователя есть большие вопросы. Исключение – бухгалтер, которому учётная система за много лет уже стала родной. Он привыкнет, а вот для руководителя компании или в кадровом ОЦО использовать 1С: Документооборот будет поначалу очень тяжело.

Ещё одно неудобство – не решён вопрос с долговременным хранением электронных документов в системе. Не встроен в 1С и искусственный интеллект, такие решения предлагаются отдельно. Конечно, за дополнительную плату. 

Directum. Комплексное решение для ОЦО разработчик представил осенью 2019 года. Бухгалтерским центрам Directum предлагает цифровизировать процессы и работу с документами внутри компании, а также выстроить юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Также в состав решения для таких ОЦО входят финансовый архив и инструменты искусственного интеллекта. В их числе умный поиск – необходимый документ гораздо проще и быстрее найти в системе, а автоматическая проверка корректности заполнения документов снижает количество ошибок со стороны пользователя.

Для кадровых ОЦО в Directum есть отдельное комплексное решение. В его состав входят «HR-процессы» – полный цикл кадрового документооборота от поиска кандидатов до увольнения сотрудника в электронном виде и полным соблюдением ТК РФ. Для ознакомления с документами под подпись, оформления заявлений и уведомлений об отсутствии сотрудников применяются чат-боты. И наконец, для соблюдения законодательства в части долговременного хранения кадровых документов используется электронный долговременный архив. 

Также Directum представляет решения для юридических и единых ОЦО. Есть интеграция с 1С, Галактикой, SAP и другими популярными системами.

Docsvision. В портфеле ИТ-компании есть несколько реализованных кейсов применения системы в ОЦО. В основном используют базовый функционал для оптимизации работы бухгалтерии.

Пока не решён вопрос с долговременным хранением в системе, а возможности ИИ сводятся к распознаванию документов (инструмент от ABBYY).

WSS Docs. Один из лидеров на рынке цифровизации документооборота и процессов в ОЦО. Несмотря на большое количество реализованных проектов и свой корпоративный портал, выстроили решение на зарубежной платформе SharePoint (минус для компаний, которые вынуждены искать отечественное ПО в рамках импортозамещения).

Внедрение системы в ОЦО проводится силами одного вендора, а стоимость отраслевого решения в целом выше средней цены по рынку.

ЭЛАР (Контекст). Для части ОЦО в России, которые связаны с госзаказом, эта ECM-система пришлась особенно по вкусу. Весомый плюс «Контекста» – соответствие всем требованиям к ПО в части импортозамещения. Как и в случае с Directum, система предлагает возможность создания долговременного архива.

Однако у «Контекста» пока нет мобильных приложений или чат-ботов, а также отдельного решения для кадровых ОЦО. Искусственный интеллект используется в основном для распознавания документов на входе в систему.

Тезис (Haulmont). Если вам нужен корпоративный портал и кроссплатформенное решение, то это «Тезис». Но если хотелось бы работать дистанционно с заявками от сотрудников через чат-боты, то лучше выбрать что-то другое.

Также в «Тезисе» пока нет долговременного архива, который бы обеспечил полное соответствие требованиям закона в части хранения ваших бумажных и электронных документов. Отдельного решения для кадровых ОЦО тоже пока нет (во всяком случае нет таких кейсов в открытом доступе).

Логика ECM. Вендор представляет сразу 4 решения на разных платформах. У компании есть ряд известных проектов в крупных российских ОЦО, о которых сообщали СМИ.

Однако пока в «Логике» нет решения для долговременного хранения документов, а интерфейс остается на вкус и цвет пользователей (некоторым он кажется тяжеловатым).

Дело-WEB (ЭОС). В отличие от других систем для цифровизации ОЦО у Дело-WEB меньше преимуществ. Главное – есть много реальных внедрений. Однако решение слабо менялось с 2013 года. Может быть, поэтому сейчас у клиентов есть вопросы к реализации планов по импортозамещению ПО, эффективного применения ИИ при вводе документов и наличию долговременного архива (его пока нет).

TESSA. Для клиентов это быстрая система с кроссплатформенностью на уровне сервера, которую уже используют в крупных ОЦО.

Однако есть в TESSA и неудобства – в каждом случае она настраивается под клиента, индивидуально, а это усложняет и удорожает внедрение системы. Долговременное хранение документов здесь пока не реализовано. Искусственный интеллект, как и в случае с многими другими системами, используется на уровне распознавания данных в документе.

Elma ECM+. Есть «специализированное» решение для ОЦО, которое нацелено прежде всего на автоматизацию бизнес-процессов (BPM-система). Клиентам предлагается внутренний портал и RPA, хотя последнее пользуется в данных организациях небольшим спросом.

В системе есть решения для отдельных задач бухгалтерии, но нет долговременного архива и атрибутивного поиска документов по системе.

Сравнение систем по основным параметрам

Собственные решения по ОЦО:  

Решения для бухгалтерских ОЦО:

Решения для кадровых ОЦО: 

Технические особенности: 

Особенности клиента и поддержка: 

И напоследок

Конечно, чтобы подобрать действительно эффективную и выгодную систему для конкретного ОЦО, потребуется более тщательное исследование. Зачастую при выборе важно, с каким ПО придётся настраивать интеграцию или насколько большим будет количество пользователей.

Предлагаем вам рассказать о личном опыте, как выбирали систему для своего ОЦО и дополнить текущий обзор дельными фактами. Просто напишите нам – editor@ecm-journal.ru