Документы экспедитора. Какие пробелы законодательства мешают безбумажной работе?

На рынке грузоперевозок грядут большие изменения. Компании и Министерство транспорта РФ обсуждают внедрение электронной транспортной накладной в логистические процессы страны. Операторы электронного документооборота рассматривают варианты организации роуминга. Однако есть и другие участники рынка, чьё мнение необходимо учесть, – это экспедиторы. С какими проблемами документооборота сталкиваются бухгалтеры и логисты этих компаний?

Аналитики Synerdocs проанализировали пробелы в законодательстве и опросили представителей более чем 30 экспедиторских компаний. В этой статье читайте о сложностях при работе с бумажной и электронной транспортной накладной, нормативных противоречиях и мнении участников рынка.

Экскурс в законодательство. Какие документы нужны экспедитору

1.     Экспедитор – это агент. Деятельность агентов основывается на статье 805 «Исполнение обязанностей экспедитора третьим лицом» Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ):

«Если из договора транспортной экспедиции не следует, что экспедитор должен исполнить свои обязанности лично, экспедитор вправе привлечь к исполнению своих обязанностей других лиц. Возложение исполнения обязательства на третье лицо не освобождает экспедитора от ответственности перед клиентом за исполнение договора».

2.     Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554 «Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности» устанавливает перечень экспедиторских документов, порядок оказания и требования к качеству транспортно-экспедиционных услуг.

3.     Приказ Министерства транспорта РФ от 11 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (далее – Приказ №23) рекомендует формы экспедиторской расписки, поручения и складской расписки.

Для посреднических сделок с привлечением экспедитора предусмотрена обязательная прозрачность в виде отчёта с приложением оправдательных документов (статьи 974, 999, 1008 ГК РФ).

И аналогично, если клиенту необходимы подтверждающие документы, в том числе транспортные накладные, экспедиторы обязаны их оформлять.

Кейсы. Как оформляют экспедиторскую расписку или транспортную накладную

Всё ли так просто? Конечно, нет. Возникают различные вопросы при оформлении документов и их подписании, а иногда компании, чтобы лишний раз себя обезопасить перед налоговиками, находят интересные решения и выстраивают замысловатые процессы визирования первичных документов. Аналитики Synerdocs провели исследование процессов в области экспедиторских схем и выяснили, как выстроено взаимодействие между участниками, и почему экспедиторы неодобрительно относятся к электронной транспортной накладной (далее – ЭТрН) в текущем виде. Опросили представителей более чем 30 компаний и готовы поделиться выводами.

Результаты общения мы представили в виде таблицы. Как обычно экспедиторы оформляют два основных документа – расписку и транспортную накладную?

 Экспедиторская расписка

Транспортная накладная

Итак, к каким выводам мы пришли, проведя анализ кейсов по использованию этих двух распространенных документов?

• Транспортную накладную экспедиторы составлять должны, но в рекомендуемой форме соответствующее поле для них не предусмотрено.
• Существуют организационные сложности по оформлению документов при многоплечевых доставках и не только.
• Экспедиторская расписка нужна только экспедиторским компаниям.

Что говорят сами экспедиторы?

Я пообщалась с представителями двух крупных компаний – DB Schenker и Logiterra. Каждый из них поделился мнением относительно работы с бумажными.

 «Действительно, вышеуказанные проблемы есть и у нас, – пояснили в DB Shenker. –  Мы – экспедиторская компания, и обязаны представлять отчётные документы по перевозке – экспедиторские расписки, поручения экспедитору и складские расписки, а также оформлять транспортные накладныe.

По той причине, что грузоотправителем по документам являемся мы, а не сама компания-отправитель, порой очень тяжело заставить грузополучателя поставить подпись на транспортной накладной. Большая проблема есть и при работе с экспедиторскими документами – грузоотправители и грузополучатели не желают ставить в них подписи, аргументируя тем, что у нашей компании нет каких-либо юридически закрепленных обязательств и взаимоотношений. Получается, никто не обязан подписывать наши документы, а мы в налоговые органы должны представить подписанные документы. Такой парадокс. Фактически всё зависит от человеческого фактора. Если у работника склада настроение хорошее, то подпишут, а если нет, то приходится выкручиваться.

Говоря о сложностях работы с бумагой, можем сказать, что как таковых проблем нет, кроме цены, рисков утери, сложностей хранения, ну, и самой логистики документов на бумаге (в том числе времени). Из плюсов у бумаги отмечу гибкость. Всегда можно что-то отредактировать без фиксации версии, но это одновременно и минус».

Своим мнением также делится Алексей Куликов, директор по стратегическому развитию компании Logiterra:

 «Да, в части интересов экспедиторов ситуация не самая обнадеживающая. Действительно, к бумаге они приспособились, но тут кто во что горазд. Больше половины решений идет вразрез с законодательством.

Мы придерживаемся той логики, что в ТрН экспедитор должен быть отправителем. А если говорить о введении нового титула, тогда – организатором перевозки. Но новый титул мы будем внедрять до 2050 года, поэтому наша позиция проста. Передача груза регулируется поручением экспедитору и экспедиторской распиской. И ответственность никто с экспедитора более не может снять. А уж отношения между ним и непосредственно исполнителем – перевозчиком – это зона договора между этими сторонами и попутно страховой компанией. ФНС такая схема устраивает, все встречные проверки налоговых органов от перевозчиков и от клиентов идут на ура.

Нам не совсем понятно, зачем грузовладельцу непременно нужно быть указанным в качестве грузоотправителя в ТрН. А вот тот факт, что транспортные документы экспедиторов сети подписывают неохотно – да, это проблема. Порой с боем приходится перевозчикам подписывать ТрН, так как без подписи мы им не оплатим оказанные услуги. Кажется, сети не до конца понимают, что более половины всех поставок к ним едут не прямыми транспортом, а сборными грузами.  И если создать проблемы для этой отрасли, то автоматически проблемы коснутся и большей части поставщиков, приведут к росту цен и, как следствие, к инфляции»

Коллеги из компаний Schenker и Logiterra поделились основными проблемами экспедиторских компаний. Поможет ли электронный документооборот решить их, с какими организационными вопросами бизнес может столкнуться, переводя взаимоотношения в электронную плоскость, и какие выгоды экспедиторы могут получить? На эти вопросы я отвечу в следующей части статьи.

Автор: Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs