Электронная цифровая печать для документов: разбираемся, почему ее не существует

В классическом документообороте при заверении документов есть две составляющие: подпись уполномоченного лица и штамп организации. Согласно ГОСТу, оттиск печати — это гарант подлинности росписи.

Но в электронном документообороте нет такого понятия как «цифровая печать». Ее функции заменяет сертификат электронной подписи (ЭП), который как раз и подтверждает юридическую значимость.

Для простоты понимания можем представить, что ЭП — это результат «скрещивания» классической подписи и штампа юр.лица.

Почему не внедрили электронную печать?

Предполагается, что отказ от использования цифрового штампа связан с влиянием западного подхода к делопроизводству, где большинство деловых бумаг имеют только подпись без штемпеля.

Также для иностранного делопроизводства характерно делегирование (или изначальное разделение) полномочий, и официальный документ заверяется тем сотрудником, который отвечает за данный вопрос, а не обязательно первым лицом.

А если бы электронная печать все-таки существовала?

Давайте представим, как изменились бы бизнес-процессы: человек получает на свое имя ЭП, он может заверять документы и как физическое лицо, и как юридическое.

Но для подтверждения законности необходим цифровой штемпель, который проставляет уже секретарь или главный бухгалтер. В результате получаем классическое отечественное делопроизводство, но уже в цифровом виде.

Однако здесь есть опасность: если ключ электронной печати будут скомпрометирован, злоумышленник получит доступ ко всем информационным системам своей жертвы, что нарушает базовый принцип безопасности.

Как понять, что сотрудник может подписывать документы компании

Возникает вопрос: каким образом подтверждается, что тот или иной сотрудник может заверять документы этой организации, если цифровой печати не существует?

Дело в том, что до конца 2022 года работники могут визировать документы ЭП, которая получена на организацию.

Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, действующий по обычной бумажной доверенности. Однако считается, что такой способ использования электронной подписи не совсем прозрачный.

Сертификат ЭП — это юридически значимое свидетельство, подтверждающее, что эта подпись принадлежит конкретному человеку. Подробнее о безопасности ЭП читайте здесь.

Поэтому с 1 января 2023 года правительство хочет, чтобы все в обязательном порядке перешли на машиночитаемую доверенность, сейчас ее использование добровольно.

То есть сотрудники получают ЭП как физические лица. А машиночитаемая доверенность подтверждает право этого человека заверять деловые «бумаги» организации.

Подпись с привязкой к конкретному юр.лицу получает только генеральный директор. Такие сертификаты ЭП выдает ФНС.

Машиночитаемая доверенность — это цифровая печать?

Несмотря на некоторые сходства, тут есть ключевое различие. Машиночитаемая доверенность — это все-таки именно доверенность, но в цифровом виде.

Собственник компании вправе отозвать ее в любое время, и сотрудник лишится права визировать документы от лица компании. А обычный аналоговый штемпель, который ставят на бумагу — это подтверждение того, что подпись действительна.

В случае с ЭП, ее подлинность по-прежнему подтверждает сертификат.

А как вы считаете, нужна ли безбумажному делопроизводству цифровая печать? Делитесь мыслями в комментариях.

Статья обновлена 23.06.2022.