Корпоративные соцсети как бизнес-инструмент: развенчиваем мифы

Социальные медиа являются одним из основных трендов современного мира: они привычны молодому поколению и дают различные возможности для повышения эффективности бизнеса. Тем не менее, далеко не все компании готовы применять их для решения бизнес-задач – в частности, по причине неоднозначных мифов, которыми они успели обрасти.

«Веб 2.0» наступает, все вокруг становится «социальным», и многие компании по разным причинам (будь то дань моде или реальная экономия средств) начинают использовать корпоративные соцсети. Однако пока еще трудно оценить, приносят ли подобные технологии реальную пользу бизнесу. Тем не менее, все ключевые вендоры ECM предлагают «социальные» продукты. Объяснение простое – современные молодые специалисты привыкли взаимодействовать именно в таком стиле. Но CIO не столь категоричны и еще размышляют, стоит ли им поощрять использование социальных сетей в «своих» организациях.

Несмотря на новизну темы, вокруг нее уже образовалось изрядное количество мифов. Рассмотрим некоторые из них.

Миф №1: Сети слишком социальны

Реальность: Первый аргумент старшего менеджера против внедрения в компании «социальных медиа» – боязнь того, что сотрудники будут «зависать» в них дни и ночи напролет.

Когда мы слышим слово «социальный», в нашем сознании возникает определенный образ. Этот образ только усиливается благодаря многим поставщикам, предлагающим «Веб 2.0»-решения, плохо понимая особенности бизнес-процессов клиента. Все пытаются создать на внутреннем ресурсе компании «твиттер» или «фейсбук», не пытаясь изобрести ничего нового. Никто почему-то не задается вопросом, это ли на самом деле нужно компании?

Большую часть времени на встрече сотрудники тратят впустую

Корпоративные соцсети станут популярными и эффективными только тогда, когда будут ориентированы на выполнение бизнес-задач, а не на построение круга общения и болтовню о том, кто что съел на обед.

Вики, блоги, форумы являются замечательной платформой для обмена мыслями и идеями. Когда мы сфокусируем эти инструменты на решении бизнес-задач, они станут незаменимыми, но будут не слишком «социальными».

Миф №2: Соцсети убивают время

Реальность: Почти все собирают коллег на встречи, чтобы обсудить рабочие вопросы. Когда они проходят в переговорных, туда не приглашают всех. На хороших встречах всегда есть план, и требуется присутствие только тех сотрудников, которые связаны с темой и могут внести лепту в обсуждение.

Практически никто не оспаривает тот факт, что большую часть времени на встрече сотрудники тратят впустую. Отчасти это случается потому, что у того, кто является организатором, нет четкого плана. Кроме того, далеко не всем она необходима. И помимо всего прочего, чаще всего собрание назначается на время, удобное организатору, а не участникам.

Правильно структурированный разговор на форуме помогает собрать мысли и идеи по определенной теме, причем тогда, когда это удобно участникам. Имея инструменты соцмедиа на руках, мы сможем получить преимущества группового обсуждения, не нарушая рабочего процесса коллег. При грамотном использовании соцмедиа скорее не убьют наше время, а помогут его сэкономить.

Миф №3: Ограничения на общение в сети - это плохо

Реальность: Если у вас появился вопрос, но никто в офисе не может на него ответить, куда вы обратитесь? В Facebook*, Twitter или LinkedIn? Конечно, учитывая, что у вас есть подобная сеть на работе. Скорее всего, лучшим выбором окажется Twitter, ведь там, в обсуждении участвуют все, и ваш вопрос увидят гораздо больше людей, чем в других соцсетях, где общение «ограничивается» списком контактов.

Исходя из этой логики, многие считают, что формат Twitter, где все включены в диалог, эффективен и для корпоративной сети. К сожалению, бизнес функционирует не так. Большая часть информации, которой мы оперируем в рабочих нуждах, является конфиденциальной. Мы не хотим, чтобы наши конкуренты знали о каждом нашем шаге. Дабы сохранить конфиденциальность, мы подключаем к обсуждению только тех людей, которые задействованы в проекте.

Концепция создания сети контактов тоже не идеальна. Например, если кто-нибудь является вторым человеком в компании, круг его контактов очень обширен, однако совершенно не нужно, чтобы все они участвовали в обсуждении.

Внутри организации нужно контролировать, кто включен в диалог. Такое ограничение необходимо, и с этим сложно поспорить.

Миф №4: Социальные медиа и управление документами не пересекаются

Реальность: Пора признать, что мы слишком зависим от привычек, а документы составляют большую часть нашего общения. Презентации, предложения, таблицы - нам нравится структурировать информацию. И лучшего способа передать сложную идею пока не придумали.

Так что общего есть у этого с социальными медиа? Есть хороший видеоролик, начинающийся словами «хорошие документы получаются из хороших дискуссий». На первых кадрах группа людей пишет документ, обмениваясь комментариями через инструменты соцмедиа. Это - один из первых аспектов, в которых корпорации должны использовать подобные инструменты.

Самый лучший способ развить мысль - выложить документ с идеей и попросить команду обсудить и покритиковать ее. Кажется, соцсети идеально подходят для этого.

Миф №5: Обсуждения в соцсетях не имеют юридической силы

Реальность: То, что я говорю в дискуссии в соцсети, не может считаться юридически фиксированным документом, так почему то, что я пишу в соцсетях, имеет значение? Эта простая нелепая мысль стоит корпоративному миру миллиарды долларов. Причина, почему об этом никто не слышал, в том, что миллиарды, о которых идет речь, появились в золотой век электронной почты.

Вы подумаете, мы научились на ошибках прошлого, но, оказывается, ничему мы не научились. Письменные обсуждения, влияющие на принятие бизнес-решений, вполне вписываются в определение документа, имеющего юридическую силу. Компании должны обладать возможностью найти и предоставить подобные записи при судебном иске. Если они не смогут этого сделать, им придется заплатить штраф и пополнить золотые горы, которые не прекращают расти благодаря одной простой нелепой мысли.

Российские дали

В России с ее сильными традициями жесткого вертикального управления, использование социальных сетей в составе корпоративных информационных систем все еще остается делом некоторого отдаленного будущего. Однако наши разработчики не вычеркивают этот инструмент из своего арсенала.

Корпоративные соцсети станут популярными и эффективными только тогда,
когда будут ориентированы на выполнение бизнес-задач

По словам Сергея Бушмелева, аналитика компании Directum, самое главное, чтобы у команды было желание обсуждать. «Если сотрудники не заинтересованы в успехе компании, работают «от забора до обеда», никакие социальные инструменты не дадут эффекта и не смогут зажечь дискуссию, – уверен он. - Люди должны «гореть» идеями, не бояться потратить свое время на обсуждения, уметь принимать критику от коллег. Социальные инструменты «работают» на горизонтальных связях в компании, так что, прежде всего, нужно наладить именно их».

Во-вторых, как уже было замечено, с точки зрения конфиденциальности корпоративная информация очень неоднородна - не все вопросы можно выносить на широкое обсуждение. Поэтому вполне оправдано, когда в компании развернуто несколько информационных систем для организации совместной работы. «Корпоративная СЭД также может являться средой для «горизонтального» обсуждения рабочих вопросов, менее щепетильные при этом можно затрагивать на внутренних форумах и блогах, в системе мгновенных сообщений, на корпоративном портале» – считает г-н Бушмелев.

На Западе ситуация совершенно иная. «На работу в компании уже приходят представители поколения социальных сетей, для которых такой способ взаимодействия является более органичным, чем административная вертикаль, - говорит Бушмелев. - Поэтому все ведущие вендоры ECM уже имеют в своем портфеле подобные предложения – чтобы учесть интересы и предпочтения новой категории пользователей и не потерять рынок. Социальные сети становятся неотъемлемым элементом новой корпоративной культуры. Пришла пора в том числе задуматься и о юридических аспектах новой технологии».

Ларс Онаш, Senior Director Product Marketing,Open Text, комментирует ситуацию следующим образом: «Мы в Open Text всегда говорили то же самое о социальных медиа: это такой способ совместной работы для обмена идеями, повышения продуктивности, привлечения людей внутри всей организации, а также ваших партнеров и ваших клиентов для совместной работы с документами. В то же время мы согласны, что сообщения в социальных медиа потенциально должны рассматриваться с точки зрения обеспечения соответствия регулирующим требованиям (комплаенс) с учетом юридических аспектов, и организациям нужен план, как работать с такой информацией. Open Text сегодня предлагает решения, которые помогают организациям ответить на этот новый вызов, чтобы наши заказчики не были застигнуты врасплох, как это было с электронной почтой».

В целом эксперты уверены, что социальные корпоративные сети займут свое место и в России. Главное – нужно правильно воспринимать их.

Источник: CNews, 10 ноября 2011

* - организация, признанна экстремистской на территории РФ