Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Концепция развития архивного дела в РФ*

Время чтения: 12 минут
1
Концепция развития архивного дела в РФ*

Концепция развития архивного дела - ключевой документ, определяющий основные направления развития архивного дела в нашей стране на ближайшие 8 лет. * В данной статье излагается сугубо частный взгляд автора на развитие архивного дела...

10 октября 2012 г. состоялось VIII заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. Подобные заседания Совета проходят ежегодно: в них участвуют руководители органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, руководители государственных архивов, на них обсуждаются важнейшие вопросы развития архивного дела в нашей стране. Например, в 2011 г. на Совете обсуждалась Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. В 2012 г. руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов представил участникам Совета проект «Концепции развития архивного дела на период до 2020 г.» (далее - Концепция)**. Так как Концепция развития архивного дела - ключевой документ, определяющий основные направления развития архивного дела в нашей стране на ближайшие 8 лет, то в нашей статье мы уделим ему самое пристальное внимание.

* В данной статье излагается сугубо частный взгляд автора на развитие архивного дела с точки зрения перехода к электронным документам.

** Концепция опубликована на портале «Архивы России»: http://archives.ru/documents/projects-concept-razvitie-archivnogo-dela.shtml.

Текущее десятилетие является очень важным для архивистов и для всех тех, кто работает с документами, так как именно сейчас происходит широкомасштабное внедрение электронных документов в самые разные сферы деятельности, что должно привести к кардинальным переменам в технологиях обработки и хранения документов.

Прогнозы развития архивного дела в предстоящие годы исходят из следующих предпосылок:

●   повсеместное внедрение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ);

●   перевод культурного наследия во всем мире в цифровую форму с доступом к нему онлайн - в любое время, в любом месте, с любого мобильного или стационарного устройства, имеющего подключение к сети Интернет; создание и работа с документами будет происходить и уже происходит в цифровом виде, с использованием ИКТ;

●   риски утраты электронных документов значительно выше, чем традиционных.

При этом в случае нарушения технологий или ошибок персонала высок риск утери всего массива данных (документов).

●   юридически значимый электронный документ существенно отличается от своего традиционного аналога на бумаге.

Как правило, он является компонентом базы данных (БД), требует наличия дополнительных компонентов (например, инфраструктуры открытых ключей), аппаратно-про­граммных комплексов;

●   технологии работы с электронными документами существенно отличаются от традиционных, требуют разработки совершенно других инструкций по делопроизводству, коренного переобучения персонала; переход на использование новых ИКТ управленческим аппаратом невозможен на добровольной основе.

 

Практика показывает, что принятие и осознание преимуществ использования новых технологий происходит в среднем через 6-12 месяцев после завершения их внедрения.

Успешному внедрению информационно-коммуникационных технологий в архивном деле РФ мешают следующие факторы:

●   низкая техническая оснащенность отрасли;

●   отсутствие квалифицированного персонала, умеющего работать с ИКТ;

●   невозможность привлечения на постоянной основе персонала, владеющего ИКТ, ввиду штатных и финансовых ограничений;

●   отсутствие отработанных процедур и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с цифровыми архивами (создание, оперативное хранение, экспертиза ценности, обеспечение сохранности и использование цифровых архивов);

●   отсутствие правовых актов, обеспечивающих юридическую силу электронным документам, переданным на государственное хранение;

●   огромный объем уже имеющихся документов на бумажных носителях и высокая стоимость их полной оцифровки.

Все эти факторы во многом обусловливают основные направления развития архивного дела.

И еще один, ключевой фактор - отсутствие федерального органа, обеспечивающего методическое руководство и контроль за единообразием технологий и процедур работы с документами, в том числе в электронном виде.

Уже многократно писалось, что внедрение автоматизированных технологий предъявляет гораздо более высокие требования к уровню унификации и стандартизации, чем традиционные технологии ДОУ. И обеспечением этой унификации в государственном масштабе должен заниматься специально уполномоченный орган. Традиционно эти функции возлагаются именно на архивистов. Вопрос о наделении Росархива соответствующими полномочиями вновь поднят в Концепции, так как без этого невозможно эффективно решать многие вопросы автоматизации работы с документами на государственном уровне.

В большинстве стран мира архивисты курируют постановку делопроизводства и документооборота в стране, процессы формирования дел, экспертизу ценности и др. Переход к электронным документам не меняет этого. Однако если при работе с документами в традиционной форме мы имеем определенные разрывы между текущим делопроизводством, передачей дел на хранение в архив организации и на государственное хранение, то при работе с электронными документами этого разрыва нет - мы имеем единую систему, охватывающую весь жизненный цикл документа, с момента его создания или поступления в организацию и до момента его выделения к уничтожению или определения на постоянное (вечное) хранение.

Развитие ИКТ делает нецелесообразным развитие многочисленных региональных архивов.

Создание единого Центра хранения электронных документов, работающего по облачным технологиям и предоставляющего услугу хранения документов организациям всех форм собственности (федеральным органам исполнительной власти и их территориальным отделениям, подведомственным организациям - на безвозмездной основе, коммерческим организациям - платно), обеспечит общее сокращение затрат на развитие инфраструктуры и главное - сохранность электронных документов.

Задачи, рассматриваемые Концепцией

Концепция развития архивного дела в Российской Федерации в качестве основных задач на период до 2020 г. рассматривает следующие:

1.   Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.

2.   Интеграция архивов, как элементов государственного механизма, в систему электронного правительства.

3.   Обеспечение полноценного развития Архивного фонда РФ в современных условиях.

4.   Разграничение ответственности между государственными (муниципальными) и негосударственными архивами.

5.   Повышение качества и доступности государственных услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан.

6.   Совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях для обеспечения гарантированного доступа к ним.

7.   Внедрение инноваций в деятельность архивов.

8.   Развитие кадрового потенциала архивов.

Одно из направлений решения задачи унификации ДОУ для всех государственных органов - это создание и внедрение единой государственной системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Переход к электронным документам требует существенной корректировки законодательной, нормативно-правовой базы. Несмотря на принятие Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы в электронной форме имеют много ограничений по возможностям использования. Электронный документ - это фактически компонет базы данных, который нельзя рассматривать отдельно от регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа, и инфраструктуры открытых ключей и удостоверяющих центров, обеспечивающих юридическую значимость документа. Необходимо прописывать в законодательстве обязательность передачи в электронном виде научно-справочного аппарата, электронных образов документов, чтобы исключить значительные расходы в дальнейшем на повторную оцифровку документов на бумаге. Необходимо разрабатывать и прописывать в законодательстве процедуры, предусматривающие постоянное хранение электронных документов с сохранением их юридической значимости, что невозможно осуществить в рамках текущего законодательства.

Концепция предусматривает обязательность выработки единых технологий и форматов архивного хранения электронных документов, их передачу на постоянное хранение, а также обеспечение их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, что гарантирует возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий.

Форматы хранящихся файлов сами по себе также представляют проблему. Кроме наиболее популярных в современном офисе форматов файлов Microsoft Office, организации могут использовать множество других форматов, например, Open Office, pdf, инженерные форматы. И это не говоря уже о том, что разные версии одной программы также могут использовать разные форматы.

Наиболее известный пример - версии форматов документов Microsoft Word 95, 97-2003, 2007-2010. А ведь для воспроизведения данного типа файлов нужна определенная программа, которая в свою очередь требует определенной операционной системы, работающей на ограниченном наборе аппаратных средств.

Конечно, можно преобразовывать все документы в формат pdf, тем более что существует международный стандарт ИСО, описывающий специальную разновидность формата pdf - так называемый pdf-archives, как раз и предназначенный для долговременного хранения (ИСО 19005-1:2005/Cor.1:2007 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1) - «Document management - Electronic document file format for long-term preservation»). Но использование его для преобразования файлов с кириллическими шрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование, требует еще дополнительных исследований. Другой вариант - использование виртуальных машин - также нуждается в существенной проработке.

Проблемы перевода документов в цифровой вид

Итак, как мы уже упоминали выше, Концепция предусматривает организацию научно-методического и практического взаимодействия и партнерства с органами государственной власти, органами местного самоуправления, научными и образовательными учреждениями, частным сектором в области работы с электронными документами.

В последние годы началась большая работа по оцифровке архивных материалов. Эта работа ведется как в федеральных архивах, так и в архивах всех субъектов федерации. На первом этапе сканировались описи для наполнения государственной системы автоматизированного учета «Архивный фонд». Но теперь многие архивы приступают уже к следующему этапу - сканированию собственно архивных документов. С одной стороны, эта работа предусмотрена «Стратегией развития информационного общества до 2011 года», а с другой - отсутствуют единые стандарты и требования к процедуре сканирования, получаемым файлам, методам описания и хранения электронных образов документов. Как результат, документы сканируются с разным разрешением, различной глубиной цветности, сохраняются в форматах tiff, jpg, png. Возникает опасение, что в перспективе, после определения требований к электронным образам документов, может потребоваться пересканирование, то есть уже произведенные многомиллионные затраты на оцифровку окажутся напрасными.

Важно определиться, что мы создаем: страховой фонд, т. е. максимально точные копии документов, отсканированные в цвете, с высоким разрешением, или фонд пользования, для которого часто достаточно черно-белого файла с разрешением 300 dpi. Одно дело - сложный документ с цветными пометами, совсем другое - машинописный текст. Размеры получаемого файла могут отличаться в сотни раз, что существенно увеличивает затраты на хранение и делает практически невозможной удаленную работу с документами через Интернет.

На наш взгляд, представляется наиболее рациональным следующий вариант: документы сканируются в режиме 24-bit цвета с разрешением от 400 до 600 dpi в зависимости от типа документа и до 1200 dpi для особо ценных документов с пометами, рукописных и т. п. Полученные файлы хранятся на внешних носителях с однократной записью и минимальной стоимостью хранения, например, на низкоскоростных дисковых библиотеках большой емкости. На основании полученных файлов методом пакетной обработки с использованием специального ПО типа Kofax ReScan получают черно-белые документы (tiff group 4). И именно эти черно-белые файлы «прикрепляются» к карточке документа в БД и служат для знакомства с документом. С такими файлами, размером всего в десятки килобайт, легко работать через Интернет. Если же пользователю в каком-то случае черно-белого документа будет недостаточно, он может запросить полноцветную копию. Однако практика показывает, что когда речь идет о документах ХХ века, составляющих подавляющую часть архивных документов, то в 99,9% случаев потребности в полноцветной копии у пользователей нет. Другое дело, если оцифровываются уникальные документы, когда важна и фактура бумаги, и другие мелкие детали.

Как отмечалось выше, традиционные архивы не имеют необходимого оборудования, квалифицированных ИТ-специалистов, которые могли бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов и электронных образов документов. Решением проблемы должен стать Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), своего рода специализированный Центр обработки данных (ЦОД), который мог бы хранить электронные массивы федеральных архивов, а также принимать на хранение копии массивов документов, образовавшихся в архивах субъектов федерации, обеспечивая не только сохранность, но и «единую точку доступа» к архивным документам через портал «Архивы России».

Поэтому Концепция предусматривает создание «на базе одного из федеральных архивов Центра хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой, способного осуществлять централизованный прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда РФ, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой. Центр должен стать примером для реализации аналогичных проектов в субъектах Российской Федерации».

Создание ЦХЭД упрощает решение еще одной задачи - предоставление доступа гражданам и организациям к информации о документах Архивного фонда РФ и самим документам. Эта задача реализуется за счет программных комплексов «Центральный фондовый каталог», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал» и др.

Создание многочисленных несовместимых друг с другом информационных ресурсов может потребовать в дальнейшем крайне трудоемких работ по конвертации данных, а может быть, даже и повторной оцифровки. Практика показывает, что организация взаимодействия различных информационных ресурсов, которые к тому же постоянно модернизируются, дорабатываются - это отдельная большая задача. Поэтому наличие четкого представления, какими должны быть информационные ресурсы, как они будут развиваться в ближайшие годы, как будет происходить их взаимодействие - очень важно.

В целом, без сомнения, «Концепция развития архивного дела на период до 2020 года» представляет интерес не только для архивистов, но и для всех работников служб ДОУ, так как благодаря ей можно сориентироваться в основных направлениях развития в области организации работы с электронными документами и быть в курсе возможных путей инноваций и модернизаций.

Подробнее см.: Кузнецов С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 7. С. 6-12.

Источник: sekretariat.ru

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 1

Нужно предупреждать, что Новое - это уже старое.

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь