Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Новые подходы к электронному документообороту

Архив
Время чтения: 4 минуты
15
Новые подходы к электронному документообороту

Интервью с Максимом Кайнером, бизнес-аналитиком компании DIRECTUM о трендах: мобильность, облака, неструктурированные данные...

Интервью с Максимом Кайнером, бизнес-аналитиком компании DIRECTUM о трендах: мобильность, облака, неструктурированные данные, для журнала «Директор информационной службы».

Сегодня много говорят о мобильных клиентах систем и облачных решениях. Насколько они востребованы и кому действительно нужны? Как оценить их окупаемость, и имеет ли смысл это делать?

ECM-система должна иметь мобильный клиент, чтобы отвечать потребностям бизнес-заказчиков. Эксперты Gartner к 2016 году предсказывают четырехкратный рост затрат на покупку планшетов для нужд бизнеса, что поспособствует тому, что около 40% всех сотрудников станут мобильными. Прогнозы аналитиков Forrester гласят о том, что к 2016 году в мире будет 20 миллионов пользователей корпоративной мобильности. А по данным IDC уже сегодня около 35% всех работников можно отнести к категории «мобильных сотрудников».

Мобильный клиент ECM-системы востребован со стороны топ- и мидл-менеджеров. Основные сценарии работы – рассмотрение документов, анализ KPI, выдача поручений. Окупается внедрение мобильных решений за счет ускорения и обеспечения непрерывности процессов принятия решений.

С SaaS (сегодня под определением понимается в основном эта бизнес-модель) для крупных компаний не все просто. Во-первых, возникает вопрос доверия – не каждый руководитель пойдет на хранение данных во внешнем дата-центре. Во-вторых, адаптивность под задачи бизнеса; в модели SaaS возможности настройки сильно ограничены, если не сказать больше (например, настройка сложного многоступенчатого бизнес-процесса по согласованию с сокращающимся списком рецензентов). Для крупного бизнеса – это наиболее критичные факторы, перекрывающие все плюсы.

Микробизнесу же «облака» могут дать значительный толчок в развитии культуры взаимодействия без серьезных начальных финансовых вложений.

Подойдут SaaS-модели и для локальных задач самостоятельных бизнес-единиц внутри крупных бизнес-струткур (отделов или проектных групп), когда нужно разовое или временное решение, а настраивать «тяжелую» корпоративную систему долго, дорого или даже нецелесообразно.

Анализ неструктурированных данных – реальность или миф?

Реальность. Существуют инструменты для извлечения структурированных данных из огромного объема неструктурированного контента. К примеру, это касается анализа текстов на естественном языке. Технологии, позволяющие решать такие задачи, применяются компаниями Google, Yandex и другими.

Открытым остается вопрос применения технологий в ECM-системах, в которых хранится разнородный контент. В корпоративной системе на основе анализа содержимого документов можно узнать об их ценности (цене кооперативного контента) и актуальности, оценить рейтинг полезности документа. Уже сейчас реализованы такие функции, как анализ бизнес-процессов и просчет KPI на основе комбинированных показателей, релевантный поиск по содержимому неструктурированных документов, занесенных в систему.

При этом хоть в ECM-системе может храниться большой объем данных (до десятков терабайт), но этот объем меньше, чем в биллинговых или ERP-системах, а также в некоторых некорпоративных системах (к примеру, во время XXX Олимпиады объем одновременно передаваемых данных составлял 1,4 ТБ, а всего в системах хранились сотни терабайт информации). При таких объемах информации анализ неструктурированных данных более востребован. Здесь стоит выделить технологии, тесно связанные с анализом больших данных. Это In-memory database management system, Cloud computing, In-memory analytics и Predictive analytics.

При этом говорить именно об «анализе неструктурированных данных» трудно. Задача сводится к тому, чтобы прийти к цепочке «поиск в неструктурированных данных – выделение главного и структурирование – анализ полученных структурированных данных». Задача ECM как раз в том, чтобы осмысливать неструктурированный контент, добавляя к нему структурированную информацию.

Какие еще направления развития Вы видите?

Консьюмеризация ECM – важная задача. Чтобы облегчить работу пользователей в системе с разных устройств, значительно переработан и облегчен пользовательский интерфейс, реализованы механизмы легкого изучения функционала и подсказок, расширен функционал тонкого веб-клиента, вышли новые версии решений для планшетов iPad и Surface.

Перспективны социализация и геймификация. ECM-cистема, позволяющая сотрудникам общаться на рабочие темы, объединяющая их в круги по профессиональным интересам, показывающая ленты новостей друзей-коллег, дающая возможность ставить лайки и дислайки, – это шаг в направлении повышения коллективной производительности. 41% молодых специалистов, по данным исследования PwC за 2011 год, предпочитали общаться на работе в электронном виде, а не лично!

Геймификация призвана ускорить вовлечение нового пользователя ECM-системы в рабочий процесс, дать сотрудникам нематериальный (или по желанию работодателя даже монетизируемый) стимул делать свою работу хорошо, достигать результатов, демонстрировать свои достижения коллегам. За такими бизнес-решениями будущее, так как они нацелены на молодых профессионалов, которых становится все больше и больше в любой организации.

Полностью интервью опубликовано в журнале «Директор информационной службы», январь, 2014.

Источник: Журнал «Директор информационной службы», январь, 2014.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 15

Михаил Романов 31 января 2014
ECM-система должна иметь мобильный клиент, чтобы отвечать потребностям бизнес-заказчиков.

Что есть "мобильный клиент"? На моем планшете исполняются и Web и Desktop приложения безо всяких проблем. Ну да, с интерфесом сложности. Но вот оснований для столько безаппеляционного "должен" я не вижу.

анализ KPI

Который раз пытаюсь у вас узнать, почему вы связываете KPI и ECM? Для того, чтобы работать с KPI как и другими показателями ECM подходит чуть более чем никак.

Разве что KPI - это часть оперативной отчетности. Ну так так и пишите "смотреть отчеты".

Во-вторых, адаптивность под задачи бизнеса; в модели SaaS возможности настройки сильно ограничены, если не сказать больше (например, настройка сложного многоступенчатого бизнес-процесса по согласованию с сокращающимся списком рецензентов)

Какое интересное заблуждение... Интересно откуда оно взялось?

Что именно мешает продавать продукт по модели SaaS, поддерживающий серьезную кастомизацию и даже продавать услуги по этой самой кастомизации?

В корпоративной системе на основе анализа содержимого документов можно узнать об их ценности (цене кооперативного контента) и актуальности, оценить рейтинг полезности документа

А можно узнать о реальных примерах подобных решений. Это ведь просто фантазия, я верно понимаю?

Уже сейчас реализованы такие функции, как анализ бизнес-процессов и просчет KPI на основе комбинированных показателей, релевантный поиск по содержимому неструктурированных документов, занесенных в систему

Я где-то по пути упустил вашу мысль... Какое отношение перечисленные задачи имеют к анализу неструктурированных данных? БП и KPI это заведомо струтурированная информация, а релевантный поиск... ну да, это анализ, только сводящийся, по большому счету, к разбиению текста на отдельные слова.

Здесь стоит выделить технологии, тесно связанные с анализом больших данных. Это In-memory database management system, Cloud computing, In-memory analytics и Predictive analytics

Ага, я знаю карате, самбо, дзюдо ... и много других страшных слов.

Каким образом, например, In-memory DB помогут в анализе больших данных?!!

А при чем тут Cloud computing? Тем более, вы не далее как парой абзацев ранее говорили, что крупные компании не хотят хранить данные в облаке (только они там не хотят хранить еще и потому, что для них это выходит дороже, чем иметь собственный ЦОД).

Чтобы облегчить работу пользователей в системе с разных устройств, значительно переработан и облегчен пользовательский интерфейс, реализованы механизмы легкого изучения функционала и подсказок, расширен функционал тонкого веб-клиента, вышли новые версии решений для планшетов iPad и Surface

Ээээ... тут я совсем потерялся.

Вы сейчас о какой-то конкретной системе или все еще о трендах вообще?

дающая возможность ставить лайки и дислайки, – это шаг в направлении повышения коллективной производительности.

А можно увидеть какую-нибудь ссылку на подтверждающее исследование? Пока что, сей тезис выглядит сомнительным, мягко говоря.

Андрей Подкин 31 января 2014
Что есть "мобильный клиент"?

Вот мне тоже это интересно. Как разработчик мобильных приложений, могу сказать, что клиенты для планшета и для смартфона должны быть очень разными.
Прогнозы аналитиков Forrester гласят о том, что к 2016 году в мире будет 20 миллионов пользователей корпоративной мобильности.

После их прогнозов о том, что к 2015 году Winows Phone 7 (!) станет доминирующей мобильной ОС на рынке, вы все еще им доверяете?
в модели SaaS возможности настройки сильно ограничены

+1 к Мише. SaaS и возможности настройки - совершенно ортогональные понятия. Есть же системы, которые одновременно предлагаются как по модели SaaS, так и для развертывания у себя.
В корпоративной системе на основе анализа содержимого документов можно узнать об их ценности (цене кооперативного контента) и актуальности, оценить рейтинг полезности документа.

Как, опять?! Максим, ну ведь обсуждали уже: не существует ни одного средства вычисления денежной стоимости документа.
Это In-memory database management system, Cloud computing, In-memory analytics и Predictive analytics.

Ну если шпатель тесно связан со строительством дома, тогда и здесь так же, да.
Surface

Либо имелся в виду Surface Pro, либо вам срочно пора увольнять своего мобильного аналитика. Surface полностью провалился в продажах и Microsoft заявила о закрытии отдельной линейки Windows RT.
41% молодых специалистов, по данным исследования PwC за 2011 год, предпочитали общаться на работе в электронном виде, а не лично!

Электронное общение - это благо для распределенных (географически и/или по времени) команд. Но для тех, кто сидит в одном офисе - это зло, резко снижающее эффективность обсуждения рабочих вопросов.
Михаил Кузьмин 1 февраля 2014

Разобрали по косточкам ... злые вы ))))

Электронное общение - это благо для распределенных (географически и/или по времени) команд. Но для тех, кто сидит в одном офисе - это зло, резко снижающее эффективность обсуждения рабочих вопросов.

Тут, ИМХО, не все так однозначно. Электронное общение и выхолощенно-формализованное общение при помощи шаблонов "задача-задание" в СЭД - это слегка ортогональные понятия. Первое, особенно при помощи IM, треккера, где-то электронной почты, осознанно, взвешенно и разумно применяемое, может повысить эффективность взаимодействия. Но все же живое общение, на мой взгляд,  - это пока верх эффективности. Со вторым, на мой взгляд, не все так однозначно. Дисциплинирующие инструменты, вкупе с "реальными" кнутом и пряником, имеет смысл применять там, где у участников не хватает собственной сознательности или желания делать все хорошо без принуждения.

Что же касается исследований PwC, то, возможно, они просто зафиксировали разрушительное воздействие соцсетей, убивающих навыки живого общения с детства. Читал где-то, что жертвам социального ПО и сервисов проще объясняться "электронно", чем взглянуть собеседнику в глаза. Если компания берет курс на потакание слабостям сотрудников и их инфальтилизацию, то да, живое общение должно максимально вытесняться :)

Андрей Подкин 3 февраля 2014

Сергей, у меня прямо сегодня есть живой пример на работе: мне пришло большое количество задач (по одному проекту) с однотипными ошибками. После того, как я их все "отфутболил" раза по 2-3 с указанием ошибок, руководитель проекта не выдержал и назначил совещание. Чтобы я за 5-10 минут устно объяснил всем исполнителям, какие бывают типовые ошибки и как делать правильно.

Что еще раз подтверждает мою мысль, высказанную в предыдущем комменте :))

Но все же живое общение, на мой взгляд, - это пока верх эффективности.

Максим Кайнер 3 февраля 2014

Михаил, начнем с вас.

Что есть "мобильный клиент"?

Для меня - это программа, дающая возможность работать в системе с мобильного устройства в максимально удобной фирме. Речь не только об интерфейсе, но и о подстраивании к сценарию работы с конкретного устройства.

Который раз пытаюсь у вас узнать, почему вы связываете KPI и ECM?

Сколько помню, у меня вы об этом впервые интересуетесь. В ECM системе можно накапливать данные, на основе которых уже подбивается статистика и формулируются показатели эффективности.

Что именно мешает продавать продукт по модели SaaS, поддерживающий серьезную кастомизацию и даже продавать услуги по этой самой кастомизации?

Речь не о технических ограничениях. Скорее - о позиционировании модели. Если речь идет о кастомизации, то она сводится к выбору необходимых функций из множества и к работе с панелью настроек; но если нужно что-то сложное, то программисту заказчика или вендора уже нужно время (месяцы) на доработку системы. Тут уже ряд основных преимуществ облачного софта улетучивается.

Корпоративные системы должны быть в облаках, но формирование нового позиционирования SaaS-модели потребует времени.

Какое отношение перечисленные задачи имеют к анализу неструктурированных данных? БП и KPI это заведомо струтурированная информация, а релевантный поиск...

Про БП - речь о поиске узких мест в процессах, исходя из собранной статистики, об Adaptive Case Management. Про KPI - речь о работе с данными до структурирования, о сборе KPI. Насчет релеватного поиска - все посложнее, чем просто "разбиение текста на отдельные слова", так как эту задачу решает знак пробела.

Ага, я знаю карате, самбо, дзюдо ... и много других страшных слов

Тут сотрудники SAP делятся достижениями, связанными с продуктом SAP HANA. Это про IMDB. По поводу термина "cloud computing" - слово "cloud" тут имеет несколько непривычное значение.

Вы сейчас о какой-то конкретной системе или все еще о трендах вообще?

Ввиду того, что материал собран из ответов на вопросы интервью, именно здесь речь зашла конкретно о наших решениях.

Пока что, сей тезис выглядит сомнительным, мягко говоря.

Элементы социализации в корпоративных системах укрепляют горизонтальные связи. Оценить эффект от объединения людей в команду в цифре сложно.

Максим Кайнер 3 февраля 2014

Андрей,

клиенты для планшета и для смартфона должны быть очень разными.

Правильней было бы сказать во множественном числе - "мобильные клиенты".

Surface

Речь идет о решении для планшетов и ноутбуков под управлением XP, Vista, 7, 8, 8.1. На Surface Pro под управлением 8.1, решение работает. Под Windows RT - как раз нет.

Но для тех, кто сидит в одном офисе - это зло, резко снижающее эффективность обсуждения рабочих вопросов.

Лично мне порой хочется, чтобы коллеги, сидящие со мной в одном кабинете, говорили на рабочие темы не через стол вслух, а в чате. Это я к тому, что категоричность тут не оправдана. Вопросы бывают разные, как и люди.

Сергей, конечно, живое общение, на мой взгляд, - это пока верх эффективности, но не всегда для решения рабочего вопроса нужно быть на самом "верху эффективности". Всему свои инструменты.

Спасибо за комментарии!

Андрей Подкин 3 февраля 2014
Речь идет о решении для планшетов и ноутбуков под управлением XP, Vista, 7, 8, 8.1. На Surface Pro под управлением 8.1, решение работает.

Тогда непонятно, о какой консьюмеризации идет речь. Это просто другой взгляд на кормпоративное использование. Вот iPad - да, там консьюмеризация очевидна.

Лично мне порой хочется, чтобы коллеги, сидящие со мной в одном кабинете, говорили на рабочие темы не через стол вслух, а в чате. Это я к тому, что категоричность тут не оправдана. Вопросы бывают разные, как и люди. 

Именно. Если коллеги болтают, они будут болтать хоть на рабочие, хоть на не рабочие темы. Я говорил о том, что нет смысла переписываться полчаса в мессенджере (день в СЭД или по почте), если можно выйти на 10 минут в переговорку и там быстро решить все вопросы очно. Понятно, что если все адресаты в полной мере владеют искусством деловой переписки, то в этом может и не быть смысла. Но таких людей крайне мало.

Максим Кайнер 3 февраля 2014
Я говорил о том, что нет смысла переписываться полчаса в мессенджере (день в СЭД или по почте), если можно выйти на 10 минут в переговорку и там быстро решить все вопросы очно.

В том и дело, что если люди одним проектом занимаются и понимают друг друга, то им не нужно тратить 30 минут на переписку в мессенджере по рабочему вопросу, решаемому очно за 10 минут. Часто бывает достаточно ссылки на страницу сайта и одного предложения, что именно на странице важно.

Многие работают с приливами и отливами эффективности, поэтому подходить к человеку и приглашать его на 10 минут в переговорку не всегда хорошо - можно сбить с мысли. Тут и окажется нужен чат или почтовый ящик - через них оптимально связаться не отвлекая ни адресата, ни окружающих.

Но это частность, в материале именно таким элементам социализации уделено ощутимо меньше внимания, чем в наших комментариях, уже далеких от темы корпоративных систем.

Михаил Романов 4 февраля 2014
Для меня - это программа, дающая возможность работать в системе с мобильного устройства в максимально удобной фирме

Тогда объясните почему ECM должна такой клиент иметь? У вас есть примеры работников, пользующихся ECM преимущественно с мобильных устройств? Даже если такие есть - каков их процент?

Сколько помню, у меня вы об этом впервые интересуетесь. В ECM системе можно накапливать данные, на основе которых уже подбивается статистика и формулируются показатели эффективности.

Да, прошу прощения, этот тезис всплвал сразу у нескольких авторов EJ.

Впрочем, вопрос остается: Так какие именно показктели эффективности вы хотите вычислять на основе данных ECM?

Речь не о технических ограничениях. Скорее - о позиционировании модели.

И все равно я не понимаю, что мешает-то? Какие именно преимущества утрачиваются?

Про БП - речь о поиске узких мест в процессах, исходя из собранной статистики, об Adaptive Case Management. Про KPI - речь о работе с данными до структурирования, о сборе KPI. Насчет релеватного поиска - все посложнее, чем просто "разбиение текста на отдельные слова", так как эту задачу решает знак пробела.

А можно конкретнее?

Что именно из арсенала "анализа неструктурированных данных" используется в анализе БП, в сборе KPI, ...

Тут сотрудники SAP делятся достижениями, связанными с продуктом SAP HANA. Это про IMDB.

Вообще-то SAP HANA это в первую очередь аналитическая система. То, что некие данные на момент анализа она держит в памяти и предоставляет к ним реляционный доступ, не делает эту технологию ключевой.

Большие данные  потому и большие, что речь там идет не о терабайтах (о которых заявляет SAP), а о сотнях терабайт данных.

Ввиду того, что материал собран из ответов на вопросы интервью, именно здесь речь зашла конкретно о наших решениях.

Ну вы бы хоть переформулировали тогда - а то всю дорогу говорили о трендах, а под конец скатились к обсуждению каких конкретных разработок конкртеной компании и в какой момент это произошло, я вот так и не понял.

Элементы социализации в корпоративных системах укрепляют горизонтальные связи.

Ага, только вот как это помогает решению рабочих вопросов - не понятно. Условно говоря, от того, что вы "перетерли за жизнь" с коллегами в курилке, конкретный проект не продвинулся ни на йоту.

Андрей Подкин 4 февраля 2014
Тогда объясните почему ECM должна такой клиент иметь? 

Миша, ну очевидно же: потому что это модно :-)

Других причин массового использования мобильных устройств нет. Большинство пользователей СЭД имеют рабочий компьютер, за которым и работают. Разумеется есть и исключения: некоторые специальные сотрудники и некоторые нестандартные ситуации у обычных сотрудников. Соответственно удачные мобильные клиенты должны ориентироваться либо на специальных сотрудников, либо на специальные ситуации. В противном случае ничего хорошено не получится. Я пробовал мобильный клиент для Битрикс-24 - это тихий ужас.

Я тоже много работаю с неструктурированным контентом, с документами. Которые при желании можно засунуть в СЭД. Правда, такого желания пока не возникало, но это уже отдельная сказка. Работать одновременно приходится с несколькими документами, приложениями, источниками. Сейчас мое рабочее место оборудовано 2 мониторами 20+ дюймов. С одним монитором приходилось постоянно переключаться из приложения в приложение. Экран лэптопа о 15,4-15,6 дюймах для меня - самая нижняя планка комфорта. Не могу себе представить, как я смогу работать с моими документами с планшета или, не к ночи будь помянутым, смартфона? Разве, что смогу прочитать почту и что-то ответить. Но пока такой оперативности от меня не требуется.

Хорошо, я как-то с трудом, но еще могу представить мобильное приложение для СЭД или веб-сайт для просмотра на мобильных устройствах. Задания там посмотреть, какую-то переписку. Может, даже получиться кого-то озадачить. Ну, раз уж компания заранее расписалась в невозможности организовать эффективное взаимодействие продуктивных сотрудников без помощи принудительных средств типа "задача-задание-срок-наблюдатель". "Всякое в жизни бывает. Но всю работу пользователя невозможно сделать в СЭД, нужны приложения для работы с документами (редакторы). Вот тут-то и проявятся все особенности мобильного устройства: малый размер экрана, крупный интерфейс под пальцы, неполная функциональность мобильных версий десктопных приложений). Как бы хорош бы не был мобильный СЭД-клиент, погоды он не сделает.

Сейчас вендорами культивируются некоторые сценарии мобильной работы, типа рецензирование и подписание документов вечно занятым, разъезжающим и разлетающим топ-руководителем с планшетом наперевес. Но это не всегда оправданно и эффективно, думаю. Так что считать мобильный СЭД-клиент непременным преимуществом, ИМХО, пока рано.

Андрей Подкин 5 февраля 2014

Сергей, для аналитика мобильное устройство (прежде всего планшет) может отлично решать задачу спокойного чтения источников, например, новостей. Очень удобно все пробежать, потом отметить, что взять в работу, а остальное - вычеркнуть.  А вот для обработки информации - да, уже нужны другие инструменты.

Андрей, я думаю, что в моем текущем образе и ритме жизни планшету не найдется много места и времени. Или я сижу за компьютером или могу им воспользоваться, или я не смогу воспользоваться и планшетом. Возможно, мне стоит поглядеть в сторону планшетов большей, чем 7" диагонали. Чтобы сознательно отложить дома лэптоп и что-то почитать с планшета.

А вот для обработки информации - да, уже нужны другие инструменты

Именно! Перефразируя неполиткорректный анекдот, "аналитик - не читатель, аналитик - писатель!" :)

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь