Эффективная обработка счетов (e-invoicing)

Выход за рамки использования только функций делопроизводства в ECM-системе – это осознанная необходимость для зрелых компаний. В числе таких направлений – финансовый документооборот.

Скорость и качество финансовых бизнес-процессов, контролируемость операций – важные составляющие эффективности любой организации, так как 100% компаний работают с договорами и сопровождающими их финансовыми документами. Но далеко не везде четко выстроены процессы их получения, согласования и оплаты. Это приводит к потерям документов, нарушению расчетно-платежной дисциплины и отрицательно сказывается на рентабельности предприятия.

Рассмотрим процесс обработки входящих счетов. Его можно условно разделить на несколько этапов:

Получение счета и передача его в обработку

Ручной ввод данных в ERP-систему – одна из самых трудоемких стадий обработки входящих счетов. В процессе многочисленных визуальных сверок из-за «человеческого фактора» могут возникнуть ошибки, грозящие организации долгими встречными проверками, и, иногда, договорными штрафами. При автоматической обработке счетов ошибки исключаются за счет машинного сопоставления электронного документа со справочниками, используемыми в финансово-учетной системе. Если документы сканируются и распознаются системой, это значительно сокращает время на обработку одного счета. Также предотвращаются утери платежных документов, все они заносятся в архив и в случае необходимости могут быть легко найдены.

Согласование затрат и проведение платежа

Большинство счетов на оплату и счетов-фактур имеют сложный путь согласования внутри компании. Без автоматизации этот процесс отнимает много времени на ручной сбор счетов, подготовку реестров платежей, подлежащих оплате, «марафону» по кабинетам ответственным сотрудником, контролю визирования и оплаты. В такой ситуации увеличивается вероятность, что счет потеряется, а это может привести к просрочке оплаты и, опять же, штрафам по просроченным обязательствам. Автоматизация позволяет ускорить и оптимизировать данный процесс за счет лучшей информированности всех участников о текущих изменениях статусов согласования по всем операциям с текущим счетом, замены «сотрудников-челноков» на автоматическую рассылку, работу с электронными, а не бумажными счетами.

Анализ платежей

Анализ согласованных счетов и проведенных оплат также важен для оценки деятельности организации. Составлять его гораздо проще, когда есть единый электронный архив, обеспечивающий оперативный доступ к ранее согласованным счетам.

Автоматизация процесса обработки входящих счетов даёт возможность достичь полной прозрачности на каждом из этапов и свести к минимуму риски человеческого фактора – дублирование платежей, ошибки при обработке информации, потери документов. Значительно меньше времени занимает подготовка отчетов, руководители быстрее выявляют отклонения в работе и принимают оперативные меры по их устранению.

Посмотрим, какие операции может взять на себя информационная система:

Автоматизация процессов работы со счетами в электронном виде позволит значительно снизить риски неисполнения платежей, сократить время их согласования, а также упростит контроль соблюдения регламентов и расхода лимитов. При этом не обязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы, можно начать с самого проблемного участка и даже это даст существенный эффект. Безусловно, покрытие процессов автоматизацией связано с возможностью встраивания ECM-системы в ИТ-ландшафт компании – интеграцией с ERP-системой, средствами для ввода и распознавания информации. Это еще раз подчеркивает важность глубокого анализа ECM-решения с горизонтом развития за пределами только делопроизводства.

Материал адаптирован с блога Orienge - https://www.orienge.com/blog/efficient-invoice-processing-that-is-what-software-does/

В следующей заметке мы продолжим рассказ о трудностях, с которыми ежедневно приходится сталкиваться финансовой службе при работе со счетами и путях оптимизации...

Ключевые показатели эффективности работы финансового отдела

«Узкие места» при обработке счетов: как избежать аврала

Межкорпоративный финансово-учетный документооборот