Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

По мнению эксперта AIIM и для бумаги должно быть место в СЭД

Архив
Время чтения: 2 минуты
3
По мнению эксперта AIIM и для бумаги должно быть место в СЭД

Как часто в процессе своей работы вы сталкиваетесь с бумажными документами? Приходилось ли вам тратить уйму времени на поиск документа в бумажном виде? Если оба ответа положительны, текст ниже окажется интересным для вас.

Задумываясь о мире будущего, мы представляем человека, сплошь и рядом окруженного гаджетами и электронными устройствами. Бумажные документы в таком мире встречаются лишь в виде музейных экспонатов: редких книг и раритетных архивов. С каждым днем наша реальность все больше приближается к описанному – электронные версии документов с высокой скоростью вытесняют свои бумажные эквиваленты. Существует множество аргументов в поддержку этой тенденции: перевод документов в электронный вид дает массу преимуществ, а при использовании системы электронного документооборота обеспечивает их сохранность, надежный уровень конфиденциальности, быстрый и удобный поиск.

Но все же в некоторых случаях, отказаться от бумаги невозможно. Свои коррективы здесь вносят и требования законодательства и технические ограничения. Если избавиться от бумажных документов полностью нельзя, что же позволит сократить риск их потери и обеспечит удобный поиск?

Возможный вариант решения этого вопроса в своем блоге описывает эксперт AIIM, Марк Мэндель. Рассматривая управление бумажными и электронными документами, Марк придерживается идеи, что в компаниях должна использоваться система, позволяющая управлять обоими видами документов. Такая система обеспечивает как быстрый поиск документа в электронном виде, так и документа, хранящегося в бумажном архиве.

«Идеальным решением является то, что позволяет пользователям искать документы без учета типа файла или носителя информации. Если результат поиска – электронный документ, и пользователь имеет необходимые разрешения, файл можно извлечь и просмотреть сразу. Если же результат – бумажный документ и пользователю предоставлен доступ, он может инициировать процесс получения документа. Система, в свою очередь, будет отслеживать выданный документ до тех пор, пока он не вернется», – рассуждает Марк.

Также автор подробно описывает организацию бумажного делопроизводства при помощи СЭД.

Познакомиться с полным текстом блога вы можете здесь.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 3

Максим Кайнер 28 апреля 2014

Елена, спасибо за ссылку, поздравляю с дебютом на ECM-Journal.

Елена, а в чем новизна мыслей Мэнделя (признаюсь - полный текст блога не читал, прочитал только Вашу статью)

В том, что нужно уметь работать еще и с бумажными документами? Наше традиционное российское делопроизводство является прекрасной методикой по работе с бумажными документами (архивное дело), все мы ее прекрасно знаем.

В том, что нужно совмещать работу с бумажными и электронными документами? Уверен, что любой внедренец СЭД в России давно уже научился автоматизировать бумажно-электронный документооборот. Бумаги у нас еще очень много...

А новизны там особо никакой и нет. Однако, в самой статье достаточно просто (наглядно) описана схема работы при которой любые обращения к документы (безотносительно того электронный он или бумажный) проходят через RM-систему.

Но что помешало автору привести весь текст (он хоть и не содержит открытий, но как я уже сказал - простой и доступный даже для новичка) я так и не смог узнать...

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь