Типовые вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 2

Алексей Корепанов, руководитель проектов, компания DIRECTUM.

30 ноября 2011 мне представилась возможность принять участие в онлайн-семинаре «Правовые и организационно-технические вопросы юридически значимого обмена электронными документами» в качестве докладчика. На все вопросы, конечно же, в ходе семинара не было возможности ответить, поэтому я разберу часть из них в этом материале. На другие вопросы ответили мои коллеги, Ренат Габдуллин и Иван Агапов.

Как вы полагаете, произойдет ли повальный переход на электронные счета-фактуры после подписания долгожданного закона? Или это будет происходить последовательно?

На текущий момент многие компании уже ведут работы по переходу к «электронным» сделкам. После утверждения формата электронного счета-фактуры эти компании начнут полноценный обмен электронными документами, будет наблюдаться достаточно большой всплеск, затем будет наблюдаться более спокойный, постепенный рост числа компаний, участников электронного обмена.

Сразу вопрос о том, какие документы могут уже сейчас быть переведены в электронный вид. Как может быть товарная накладная переведена в электронный вид, если там необходима подпись получателя и отправителя и подпись?

Перечень видов документов был озвучен в докладе, повторюсь:

●    договорные и первичные документы, т.е. договоры, приложения, доп.соглашения, счета, накладные, спецификации, акты и т.п.;

●    информационные документы, информационные письма;

●    отчеты, графики, сводные документы;

●    внутренняя переписка.

В общем случае это документы сроком хранения до 10-15 лет, для которых нет требования формирования исключительно на бумажном носителе.

Товарная накладная может быть переведена в электронный вид. При формировании ТН с вашей стороны, Вы ее подписывайте и отправляете контрагенту. Контрагент подписывает со своей стороны и отправляет Вам. Для перевозки формируется товарно-транспортная накладная.

Если счета-фактуры в электронном виде не используются, возможно ли будет считать документооборот в электронном виде полным? (например, при предоставлении документов в налоговую для проверки)

Понятие «полный» - весьма субъективное. Такой вариант обмена, когда все договорные документы, кроме счета-фактуры, оформляются и передаются в электронном виде, возможен. Его необходимо зафиксировать в локальных нормативных актах. Информацию по порядку предоставления документов в налоговую службу можно найти в письмах МинФина № 03-03-06/1/409 и № 03-03-06/1/521.

Есть ли примеры судебной практики по межкорпоративному или внутрикорпоративному ЮЗЭДО?

Да, на текущий момент накоплена определенная судебная практика. Информация может быть найдена на сайтах судебных органов. Например, ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП (Постановление от 11 августа 2010 г. по делу N А43-5226/2010). Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Также в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.

Каких нормативных актов не хватает в нынешнем законодательстве для использования квалифицированной электронной подписи во внешнем документообороте БЕЗ локальных НПА (нормативно-правовых актов)?

Основные документы:

1.   На текущий момент законодательно не определен порядок обмена электронными документами. Такой документ существует только для счетов-фактур. Но существует вариант, когда либо участники обмена разрабатывают такой порядок сами, либо присоединяются к регламенту оператора.

2.   Нет закона об электронных архивах.

Другие аспекты работы с электронными документами и электронными подписями определены в документах удостоверяющего центра. Возможно, аналогично будут закреплен и порядок обмена электронными документами.

Какие документы нужны для развертывания УЦ внутри организации?

При использовании УЦ для внутрикорпоративного обмена, перечень документов будет такой:

●    положение об удостоверяющем центре;

●    должностные инструкции сотрудников УЦ;

●    приказ о применении ЭП;

●    регламент УЦ;

●    рекомендации по замене сертификатов ЭП;

●    рекомендации по информационной безопасности;

●    регламент обеспечения информационной безопасности ресурсов УЦ;

●    правила использования средств СКЗИ;

●    инструкция администратора безопасности СКЗИ;

●    инструкция пользователя СКЗИ.

Если в соглашении между участниками прописано, что все доверяют собственному УЦ, нужно ли его сертифицировать?

Сертифицировать УЦ необязательно. Необходимо только иметь в виду, что в этом случае такой УЦ будет выдавать сертификаты неквалифицированной ЭП.

Что такое заявление на выпуск сертификата? Это бумажный документ? Каковы условия его хранения (сроки, требования законодательства)?

Заявление на выпуск сертификата – это изъявление желания лица получить сертификат в определенном УЦ. Документ формируется на бумажном носителе и подписывается собственноручной подписью. Срок хранения определяется сроком хранения сертификата и исковой давностью для отношений, указанных в сертификате.

Максимальный срок действия ЭЦП, выданной сертификационным центром, составляет 2 года. Будут ли считаться актуальными документы, подписанные ЭЦП, если срок хранения документов в электронном архиве составляет более 2-х лет, при условии, что срок актуального действия ЭЦП закончился?

Следует уточнить, что срок действия, прежде всего, распространяется на сертификат, и в этом вопросе необходимо подразумевать под ЭЦП сертификат ключа проверки электронной подписи. Таким образом, с истечением срока действия сертификата он становится недействительным, и возникает вопрос действительности электронной подписи, которая была подтверждена данным сертификатом. Вопрос сводится к определению действительности сертификата на момент установки электронной подписи. Усиленная электронная подпись (и ЭЦП в том числе) не позволяют однозначно доказать данный факт, поэтому для доказательства можно использовать усовершенствованную электронную подпись, т.е. при подписании документа электронной подписью проставлять штамп времени и результат проверки действительности сертификата на момент установки подписи.

Практически ничего не рассказали об использовании простой ЭП. Каким требованиям должна соответствовать система, в которой осуществляется ЭДО с использованием такой подписи? есть ли какие-либо специальные требования?

Каких-либо специальных требований к системе электронного документооборота, при использовании простой подписи, нет. Есть только требования к формированию самой подписи.

Если учитывать требования бизнеса, то необходимо в системе реализовать блокировку документа от изменений после его подписания и, желательно, механизм определения факта внесения изменений в документ после подписания. Однако необходимо учитывать тот факт, что в случае реализации таких функций в СЭД, документы вне системы могут быть изменены. Это необходимо учитывать при построении бизнес-процессов с использованием простой электронной подписи.

Будет ли считаться простой подписью отсылка сообщения по корпоративной электронной почте или проставление галочки в системе электронного документооборота, нажатие кнопки с сохранением истории в автоматизированной системе, авторизация в которую осуществляется по логину и паролю?

Следует помнить об обязательных условиях:

●    в локальных актах закреплена возможность использования простой ЭП и зафиксирован метод ее установки;

●    подпись формируется на основе ключа ЭП (ключом может быть код, пароль, другой набор символов, либо иные средства, однозначно связанные с определенным лицом) и подпись содержится в документе;

●    документ содержит информацию о лице, подписавшем документ.

Вариант с электронной почтой возможен, при условии дополнения сообщения необходимой информацией. Проставление галочки необходимо фиксировать в документе, содержащем указанную выше информацию. Аналогично в случае с кнопкой, необходимо дополнять историю вышеперечисленной информацией.

Простая ЭП не обеспечивает определения факта внесения изменений. Это проблема? Разве ЕСМ сама не обеспечивает защиту от их изменения после подписания?

Вы правы, ECM-система обеспечивает защиту документа от изменения. Но существуют различные способы для несанкционированного доступа к любой системе. В таком случае, при  изменении документа, не будет возможности определить этот факт. В случае же использования усиленной электронной подписи, при проверке корректности ЭП факт изменения документа будет определен.

Ситуация: все документы по сделке с моим контрагентом находятся в электронном виде (ну кроме счет-фактуры, естественно) и подписаны ЭЦП внешнего ЦС, это все обговорено в наших ЛНА (локальные нормативные акты). Налоговая просит оригиналы документов. Мы им, что в таком случае предоставляем, просто распечатанные документы и ЛНА? Вообще, каким образом регламентированы контакты с надзорными ведомствами и проверкой ЭЦП на легитимность?

В продолжение вопроса о предъявлении документов, подписанных ЭЦП, при проверках: метод распечатывания документа и заверения руководителем организации закреплен нормативными актами или письмами ФНС?

Пояснения по предоставлению документов в ФНС можно найти в письмах МинФина № 03-03-06/1/409 и № 03-03-06/1/521.

«В соответствии со ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по  установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по  телекоммуникационным каналам связи установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7−2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по  требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (зарегистрирован в Минюсте России 28.03.2011 N 20303).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью)».

Т.к. на текущий момент нет утвержденных форматов, документы предоставляются на бумажном носителе.

Требования к оформлению кадровых документов регулируются не ГК, а Трудовым кодексом, в котором ничего не указано про возможность использования ЭЦП. Поэтому наши юристы посчитали невозможным подписание кадровых документов ЭЦП. Прокомментируйте, пожалуйста

Соглашусь с вашими юристами. Действительно, в Трудовом кодексе нет никакой информации об использовании ЭП. Дополнительно можно выделить еще длительные сроки хранения кадровых документов (75 лет, постоянного срока хранения). Поэтому сейчас нельзя перевести кадровые документы исключительно в электронный вид. Можно проводить согласование, обработку документов этого вида в ECM системе, но у вас обязательно должен быть бумажный документ с собственноручной подписью.

Можно ли рассчитывать на то, что в России будет одна унифицированная ЭЦП, например, после регистрации на сайте ГОСУСЛУГИ? А то сейчас каждое ведомство навязывает свои оригинальные разработки

К сожалению, мой ответ не будет утешительным. Так исторически сложилось, что практически все ведомства разрабатывали программное обеспечение для работы с электронными документами сами, не было (и нет сейчас) какого-либо единого разработчика подобных систем. Сейчас, когда систем более десятка, привести их к одному продукту – задача нетривиальная. Возможно, она будет решаться, но точно не в ближайшем будущем. По поводу использования одного сертификата для подписания всех документов, да, это было бы удобно для пользователей. Договорятся между собой разные ведомства или нет? Время покажет.