Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

к поручениям

7

5 л. ЭПК

на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

779

1 г.

не вошедшие в состав личных дел

665

5 л.

о нарушении правил внутреннего распорядка

774

1 г.

о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

682

Пост.

о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исправления

203

1 г. после снятия с контроля

о соблюдении трудовой дисциплины

587

3 г.

о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

680

Пост.

об организации общей и противопожарной охраны

861

5 л. ЭПК

по административной организационной деятельности

89

5 л. ЭПК

по вопросам охраны объектов культурного наследия

804

Пост.

по вопросам пропускного режима организации

890

5 л.

по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

679

5 л. ЭПК после урегулирования конфликта

по расследованию чрезвычайных происшествий

875

5 л. ЭПК

работников структурных подразделений

88

5 л. ЭПК

структурных подразделений

87

5 л. ЭПК

ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

к инициативным предложениям, внесенным в государственные органы РФ, государственные органы субъектов РФ, органы местного самоуправления

4

Пост.

к статистическим отчетам и сведениям по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

467

в зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года (для месячных) до Пост. (для годовых и с большей периодичностью)

к статистическим отчетам и сведениям по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации

469

зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года до 5 л.

к поручениям

7

5 л. ЭПК

к проектам правил, инструкций, рекомендаций

29, 30

5 л. ЭПК

к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам заседаний, совещаний / публичных слушаний / собраний

18

5 л. ЭПК для оперативных совещаний и собраний структурных подразделений, остальные — Пост.

не вошедшие в состав личных дел

665

5 л.

о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы

595

5 л. ЭПК

о нарушении правил внутреннего распорядка, пропускного режима

774

1 г.

о подготовке, переподготовке работников, повышении квалификации

708

5 л. ЭПК

<. . .>

ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

680

Пост.

<. . .>

Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Служебная записка — очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов (или информационно-справочных), которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Именно в этот период реальная автоматизация делопроизводства и проекты внедрения СЭД активно влияли на процессы унификации документов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации[1]. Из самого назначения служебной записки следует, что:

● ее автором является сотрудник организации (потому информацию он документирует по установленным в ней правилам и в рамках своей трудовой функции);

● адресует ее получателю внутри организации, а не во внешнюю среду;

● за достоверность информации сотрудник несет ответственность, и его служебная записка выполняет функцию доказательства.

На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры[2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Все различие видов заключается в содержании документов, в вопросе, в тексте, в которых отражается цель их создания:

● информационная справка — просто фиксирует и сообщает, передает информацию;

● докладная записка — предлагает решение вопроса;

● объяснительная (пояснительная) записка — уточняет и поясняет содержание какого-то основного документа или объясняет причины каких-либо действий / бездействия или решений;

● заявление — отражает трудовые отношения с организацией-работодателем.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), в которой были даны определения видов управленческих документов:

● докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (отразилась цель создания — предложить проект решения, а не просто информировать, поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения…» в докладных записках считается недопустимым канцеляризмом и «маркируется» как признак непрофессионализма автора документа; докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как письменный доклад / запись доклада секретаря, подготовившего проект решения на рассмотрение заседания присутствия);

● справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (это универсальное определение цели создания можно отнести и к информационной справке, и к справке по личному составу);

● объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов (т.е. нужно оптимизировать их состав). И в современных организациях обычно разрабатывают правила ведения регламентированной внутренней переписки как локальный нормативный акт (ЛНА), где устанавливается, по каким вопросам коммуникации должны быть в форме служебных записок, а по каким — в форме сообщений по электронной почте. С таким ЛНА знакомят всех сотрудников, поступающих на работу.

Однако заметим, что в настоящее время:

● пояснительные записки к концепциям, планам, положениям, регламентам и т. п. включаются в их состав, в структуру многостраничных документов;

● а объяснительные записки и заявления нашли свою нишу в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве.

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:

1. Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа?

Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка (электронного шаблона), который необходимо будет поддерживать: — классификаторами вопросов (заголовков), адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; — счетчиками для регистрации (или нет, т. к. не все служебные записки подлежат обязательной регистрации); — метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче (или нет) на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат (или нет) и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

2. Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности?

Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т. ч. путем настройки соответствующих прав автора служебной записки (author или originator, т. е. составитель документа в статусе оригинала).

3. Каковы маршруты движения (конкретные документопотоки) служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации?

Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится. Если служебные записки подлежат согласованию (зависит от содержащихся в ней вопросов), то обязательной инстанцией является непосредственный руководитель автора служебной записки, который может внести изменения в текст, вернуть документ на доработку или принять решение, что данная служебная записка будет «исходить» от имени всего подразделения, и ее автором будет сам руководитель (тогда руководитель будет подписывать документ, в том числе и ЭП, а подчиненный сотрудник «перейдет» в статус исполнителя, что отразится в системе метаданных документа в СЭД).

В схеме согласования служебной записки по определению не может быть много обязательных инстанций, но руководитель «родного» структурного подразделения такой инстанцией является всегда. Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА.

Например, бухгалтер (как рядовой сотрудник организации) для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины (а лучше — унифицированную заявку в электронной форме) сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру (как своему непосредственному руководителю). Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку.

Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня. Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД.

Служебная записка всегда адресуется руководителю (организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т. п.), он ее рассматривает и принимает решения, которые оформляет резолюцией. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа.

В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления (типовые схемы документопотоков), одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся. Рекомендуем также в техническом задании (ТЗ) всегда отказываться от формулировок «запуск сценария» и «старт задачи», а использовать управленческую терминологию, более понятную руководителям и сотрудникам организаций.

4. Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа — бумажный или электронный.

Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

Поэтому с бухгалтерией нельзя просто «решать вопросы» о работе с документами только в электронной форме, так как она очень часто должна хранить документы не просто 5 лет, что может и СЭД, а 5 лет после последнего использования в бухгалтерском или налоговом учете организации, что лучше обеспечивает бумажная форма представления служебной записки, которая может использоваться в качестве доказательства изменений в предмете договора, условий и сроков его оплаты и т. п. ситуациях.

Однако отметим, что права к банковской информационной системе «банк-клиент» (в отличие от СЭД) предоставляются на основании договоров, в которых стороны признают достоверность и юридическую силу электронных документов при условии применения электронных подписей (банк их генерирует и предоставляет, действуя как удостоверяющий центр), соглашаются с условиями обмена, обмениваются информацией о лицах, уполномоченных подписывать электронные документы, и замещающих их сотрудниках и т. п.

Общий алгоритм управления служебными записками в СЭД обычно такой:

— проект документа составляется в системе на основе электронного шаблона («входной» формы, в которой заранее предусмотрены поля-реквизиты и поля-метаданные) и подписывается простой электронной подписью сотрудника — автора служебной записки;

— служебная записка направляется на рассмотрение или обязательное согласование руководителю структурного подразделения, в котором работает сотрудник;

— в зависимости от вопроса, изложенного в служебной записке, непосредственный руководитель:

— проставляет резолюцию (т.е. решает вопрос окончательно и по существу) и направляет ее по рассылке (на основе классификатора вопросов и участков деятельности) в заинтересованные структурные подразделения на имя их руководителей (по классификатору руководителей структурных подразделений) и самому сотруднику, который должен знать о результатах рассмотрения его служебной записки (например, служебная записка об изменении графика рабочего времени сотрудника с положительной резолюцией направляется в отдел кадров для издания приказа и самому сотруднику);

— возвращает на простую доработку и уточнение, если решение вопроса находится в его компетенции;

— возвращает сотруднику с уточнениями и рекомендациями для переработки и подготовки документа за подписью руководителя (может быть подготовлен новый проект);

— возвращает записку сотруднику с отрицательной резолюцией;

— если срок хранения служебной записки в зависимости от ее содержания (текста) свыше 10 лет или даже постоянный, то полностью подготовленный и согласованный в СЭД электронный проект распечатывается и в бумажной форме подписывается как оригинал и направляется на рассмотрение вышестоящему руководителю-адресату. После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами (которые она сопровождает).

На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, т. к. они должны отражать конкретные участки деятельности организации.

Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает. А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом, как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации.

Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.