Варианты рецензирования при коллективной работе с документами

Очень часто люди, которые начинают знакомиться с СЭД, задают вопрос: «А как согласующие будут вносить изменения в документ?». Вопрос может звучать по-разному, от возможности ведения  нескольких версий  документа до возможностей коллективной работы с документами. Суть вопроса сводится к следующему: как в процессе согласования отображать примечания к документу? И  важность вопроса всегда остаётся высокой, так как это актуальная задача при работе с электронными документами и она должна легко, удобно и красиво решаться. Большинство хотят видеть один единственный вариант работы, который бы всех сразу устроил. Но ведь все люди разные, кому-то удобно так, а кому-то совершенно иначе. Регламенты в разных организациям могут содержать различные правила и рекомендации, так зачем же делать один единственный способ? Нет — надо один…  И на всех встречах, мы говорим, что существует множество способов и комбинаций.  И СЭД как раз может поддержать все их вместе или каждый по отдельности. В данном блоге я бы хотела осветить те варианты, которые я обычно предлагаю.

1. Создание согласующими отдельных версий документа.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, создаёт свою версию с определённым примечанием к версии и своими изменениями. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он сводит  несколько версий в одну. Способ может использоваться, когда согласующих не много и необходимо хранить историю изменений документа.

Недостатки: согласующих у документа может быть достаточно большое количество, что может привести к 10, а то и более большому количеству версий для сведения, что вызывает неудобство в работе автора документа.

2. Внесение согласующими примечаний в текст задачи.

Описание: в процессе согласования документа всем согласующим даются права только на просмотр документа.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, указывает их в тексте задачи.  После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, которые перечислены в переписке в теле задачи и он, отрабатывая примечания, вносит их по мере необходимости в документ.

Достоинство: автор всегда знает, что в его документ никто примечания не вносил. Метод удобен, когда примечания краткие и относятся к определённому пункту в документе. Способ может быть использован при работе в распределённой компании, использующей репликацию.

Недостатки: иногда примечание может относится не к конкретному пункту а, например, к середине абзаца, тогда указать к какому конкретно месту в документе оно относится бывает проблематично. Или если есть много мелких примечаний, описывать их становится неудобно.

В разных системах это может выглядеть по-разному и иметь элементы листа согласования (см. п.5)

3. Расстановка примечаний по тексту.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются замечания к документу, указывает их в режиме рецензирования Word, путём создания нового примечания. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он в едином интерфейсе Word отрабатывает все примечания.

Достоинство: все примечания консолидируются в одном документе. Примечания разных согласующих отображаются различными цветами. Можно предложить свою версию примечания.

Недостатки: иногда отработка примечаний затягивается и их становится слишком много, что осложняет работу с документом. Но это вопрос всего лишь корректности и своевременности их отработки.

У этого варианта, к стати, есть  "расширенная" реализация, с установкой защиты от редактирования.

4. Использование режима рецензирования (исправлений) в Word 2010.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение и в документе включен режим записи исправлений.

Каждый из согласующих, вносит исправления непосредственно по тексту. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он в интерфейсе Word принимает или отклоняет исправления.

Позволяет:

●   отображать правки отдельных согласующих;

●   отображать только определенный вид исправления (например, отобразить только правки добавления/удаления);

●   переходить на  конкретное исправление и принимать/отклонять его.

Недостатки: многие пользователи слабо используют возможности текстовых редакторов (не умеют/не считают нужным).  Кроме того, полноценное развитие получил этот режим только в новом “офисе”. Возможно, с течением времени этот вариант будет распространен шире.

5. Лист согласования/протокол разногласий.

Еще одним способом коллективного согласования документа можно назвать создание листа согласования или протокола разногласий. В этом случае согласуемый документ связывается со своим  листом согласования, в котором можно сделать некий шаблон, с указанием согласующий и места для их комментариев.

Недостатки: отследить, не ошибся ли согласующий местом своего комментария в Листе согласования не представляется возможным. Вариантом минимизации данного недостатка может служить настроенный лист согласования в Excel, с паролями на строчки или еще какими-нибудь хитростями настройки защиты документа. А при работе с неавтоматизированными пользователями придётся печатать и сам документ, и лист его согласования. Что только увеличит бумажный документооборот. На мой взгляд, этот метод является пережитком прошлого (бумажного документооборота) и с появлением современных средств и систем электронного документооборота превратится в один из выше перечисленных методов.

Я не описывала способы совместной работы через портальные/веб-интерфейсы (Google Docs, Office Live и пр.) и более изощрённые способы, например редактирования документов pdf формата, так как для этого требуется установка специализированного ПО (например,  Adobe  Acrobat  Pro). Но если эта тему окажется интересной, с удовольствием  продолжу описание методов.

Предлагаю еще поразмышлять по этому поводу, например, какие способы используются у вас, и какой вы считаете самым удобным?