Внедрения в постсоветских научных институтах

Уважаемые коллеги! Мне хотелось бы поделиться с вами одной поучительной историей, в которой я расскажу про особенности проведения проекта в научно-исследовательском институте. Все персонажи - вымышлены! Все совпадения - случайны! История эта давно минувших дней, но, как мне кажется, сюжет актуален и сегодня.

Итак, после развала советского союза в России остались такие структуры как научно-исследовательские институты. Это в большинстве своем бюджетные организации, которые работают по государственному заказу (который поступает  нерегулярно, бывает очень разным по объему и для разных отраслей), но иногда и по коммерческим проектам. Работают в этих организациях часто люди старшего поколения, которые обладают высокой степенью квалификации в своем направлении, но при этом зачастую совсем не идут «в ногу со временем» в части современных технологий, особенно информационных.

В этом блоге я бы хотела предложить несколько категоричных тезисов, которые с радостью обсужу с Вами в интересной дискуссии и буду очень рада оказаться неправа, если вы приведете мне обратные примеры. Итак.

Тезис №1 «Нет оптимизации и повышению эффективности!»
Поскольку деятельность научных центров зачастую организована таким образом, что персонал работает от заказа до заказа, с нерегулярными потоками проектов и выплатами по ним, сотрудники очень часто оказываются в ситуации, при которой они высиживают свои рабочие часы буквально ничем не занимаясь, решая простые нетрудоемкие задачи время от времени или, что самое сложное, на мой взгляд, создают видимость бурной деятельности. Все это приводит к тому, что все очень быстро привыкают к ничегонеделанию и в то же время становятся ярой оппозицией любому нововведению в работе. В частности, если приходит внедренец, каким-то чудом убедивший руководство в том, что наш проект действительно повысит эффективность работы, оптимизирует затраты и сделает прозрачной работу с целью принятия взвешенных управленческих решений, то, как мы понимаем, все это априори противоречит ситуации, которая благополучно сложилась и живет внутри коллектива. Проявляться это будет всегда и везде, начиная от саботажа пользователей работе в системе и заканчивая протестом администратора, которому битые 2 часа объясняется то, что предварительно преподавалось на индивидуальных курсах обучения, выслушивая в ответ заявление типа: «я не могу работать в таком ритме» и «у меня уже чай остыл!». Я совсем не считаю, что сотрудники в данной ситуации не в состоянии осуществить необходимые действия, здесь речь скорее о том, насколько они «приняли» изменения в процессе работы, и если эти изменения не достаточно донесены им руководством, нет мотивации и поддержки со стороны руководства, то проект будет проходить намного сложнее даже не смотря на дюжий опыт Исполнителя. Эта проблема, на самом деле, типовая почти для всех компаний, за исключением того, что в НИИ, пожалуй, даже сами линейные руководители не заинтересованы в повышении эффективности и оптимизации, ведь тогда высшему руководству будет явно видно, что и они не заняты работой.

Конечно, вся описанная ситуация совсем не всегда имеет место быть, есть масса примеров, где научно-исследовательские институты выступают не только соратниками в проектах по внедрению, но еще и, используя свои светлые головы, предлагают даже нам нестандартные способы решения поставленных задач! Но это редкость.

Решение текущей ситуации: искать «двигателей» проекта внутри Заказчика, способных своим авторитетом и статусом предотвратить саботирование проекта,  и - индивидуальный подход к клиенту в части обучения и поддержки (еще более индивидуальный, чем обычно).

Тезис №2 «Что было первым – процесс или проект?»
Часто дело всей жизни людей науки – исследование, у которого может и не случиться результата, поскольку для него недостаточно человеческого века. Соответственно, эти люди работают на процесс. Чем это плохо для нас? Тем, что мы реализуем проекты. Отличие процесса от проекта, я думаю, приводить не нужно, суть в одном – результат. При работе с научно-исследовательскими институтами мы столкнулись с тем, что многие сотрудники данных организаций ориентированы только на процесс, причем часто идет бессмысленное усложнение процесса только потому, что в людях скопилось много нереализованной энергии, которую они воплощают в длительные переговоры. Бороться с этим тяжело, потому что: 1. Для самих инициаторов бесконечных дискуссий они кажутся очень важными, поэтому остановить, прервать или оставить без ответа (что, безусловно, мы априори сделать не можем) не получится; 2. Солидный возраст этих «активистов», что приводит к тому, что мы тщательно подбираем рабочую группу, готовую выступить оппонентами.

Решение текущей ситуации: закрепление и четкое следование срокам и этапам проекта, формализация и использование технологий, документирование всех вопросов и договоренностей.

Тезис №3 «А у нас нету… сервера!»
К сожалению, это скорее констатация факта – в связи с редким и нестабильным финансированием, а так же с тем, что общий уровень развития информационных технологий в данных организациях находится на начальной стадии, очень высоки риски того, что при внедрении вы столкнетесь с недостаточной подготовкой базы программно-аппаратных средств.

Решение текущей ситуации: в рамках оценки стоимости проекта уделять повышенное внимание данному вопросу, помогать Клиенту с оценкой необходимого ПО и «железа».

Тезис №4 «Регламенты? Конечно, есть! Мы их еще в 1985м году утвердили!»
Последнее, на чем мне бы хотелось заострить ваше внимание в числе «рисков» по проектам в научно-исследовательских институтах – это отсутствие реально-действующих регламентов. В связи с частой сменой руководства, каждое из которых внедряло свои «метелки», с изменением ГОСТов, требований, правил и условий выполнения работ, регламенты претерпевали массу изменений, становясь все более формальными. Это привело к тому, что в организациях параллельно существуют 2 понятия: как надо и как есть. Живут, конечно, по второму. Но когда вы придете внедрять информационную систему, вам покажут документацию, которая столько лет пылилась на полках и уверят, что по ней и живут – ведь регламенты надо соблюдать.

Решение текущей ситуации: однозначно регламенты будут оптимизированы, так что не тратьте время  на изучение =)

В целом, я хочу сказать, что для нас  повышение эффективности деятельности очередного научно-исследовательского института каждый раз маленькая победа. Я отвечу «да» на вопрос «сложнее ли проекты в НИИ относительно других компаний», но при этом цена успеха в каждом таком случае всегда выше.