Архитектура межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота. Круглый стол.

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственными органами (межкорпоративный документооборот), юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями необходимо решить множество вопросов. Они могут быть из различных областей, например, интеграция информационных систем, архивное хранение юридически значимых электронных документов, создание локальных нормативно-правовых документов и др.

Для упорядочивания данных вопросов целесообразно рассмотреть их в разрезе уровней архитектуры межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами с использованием усиленной электронной подписи. Выделим некоторые уровни архитектуры:

●    уровень «Инфраструктура открытых ключей» – сюда можно отнести все задачи и вопросы связанные с сетью доверия, сертификатами, путями сертификации, технологиями и видами электронных подписей и т.п.;

●    уровень «Информационные системы» - сюда можно отнести задачи и вопросы по выбору информационных систем для обмена, интеграции различных ИС, выбору форматов обмена ЭД, соотнесение прикладных задач ЮЗЭДО и информационных систем, в которых они буду решаться и т.п.;

●    уровень «Правовое поле» - этот уровень может включать в себя задачи и вопросы создания необходимых локальных нормативно-правовых документов, присоединение участников к регламенту обмена и т.п.

Сегодня мы рассмотрим вопросы уровня «Информационные системы». Своей точкой зрения, опытом и знанием в данной области за виртуальным «круглым столом» ECM-Journal поделились:

●    Александр Тупицын, технический директор ООО «Такском»;

●    Иван Агапов, бизнес-аналитик ООО «Директум»;

●    Антон Сизов, руководитель проекта Диадок (СКБ Контур).

1. Через какую корпоративную информационную систему вы рекомендуете вести обмен ЮЗЭД организации?

В рамках электронного документооборота сотрудникам компании удобно отправлять и получать ЮЗЭД в тех же КИС, в которых и производится обработка документов, рассказывает Иван Агапов. При этом специалист акцентирует внимание на том, что далеко не все системы могут обеспечить юридическую значимость обмена документами, например из-за отсутствия архивного хранения документов с соблюдением их юридической значимости или невозможности подписывать документы электронной подписью.

Александр Тупицын считает, что обмен ЮЗЭДО можно вести через любую корпоративную информационную систему (КИС). Но при этом стоит уделить большее внимание выбору наиболее подходящей системы электронного документооборота (ЭДО). Основными критериями выбора ЭДО Александр Тупицын обозначил наличие механизмов для быстрой и легкой, но при этом полноценной интеграции с КИС. Аналогичному мнению по данному вопросу придерживается и Иван Агапов, добавляя, что «выбор системы для обмена – многофакторная задача». 

«Когда речь идет о юридически значимых документах, то в первую очередь компания должна думать о безопасности и соблюдении законодательных требований при организации документооборота. Любое нарушение может повлиять на признание документа юридически не значимым. В результате, компания не сможет использовать его в качестве подтверждающих документов в целях сокращения налогооблагаемой базы (налог на прибыль и НДС),  а так же для защиты своих интересов в суде.», – отмечает Антон Сизов. По мнению эксперта важным так же является и выбор оператора для обмена счетами-фактурами, который по требованию Минфина и налоговой службы должен происходить по определенным правилам и строго через системы аккредитованных операторов документооборота.

Помимо удовлетворения законодательных требований, продолжает Антон Сизов, операторы должны подготовить свои системы технически, чтобы они выдерживали одновременную работу нескольких тысяч пользователей.

2. Какие задачи ЮЗЭДО должны решать используемые для обмена ИС?

В качестве основных задач, которые должны решать информационные системы для эффективного обмена ЮЭЭДО Александр Тупицын выделяет:

●    строгое соблюдение всех соответствующих требований федеральных законов, иных правовых актов и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

●    возможность обеспечения юридической значимости;

●    автоматизирование обработки входящих и исходящих документов;

●    обеспечение гарантированной и защищенной доставки документов;

●    обеспечение архивного хранения ЮЗЭД, соблюдая принципы целостности, конфиденциальности и доступности информации.

По мнению Ивана Агапова, используемые для обмена ЮЗЭДО информационные системы должны обязательно решать такие задачи, как

●    ведение базы адресов контрагентов для отправки документов;

●    непосредственно отправка и приём ЮЗЭД;

●    подписание и проверка электронной подписи;

●    архивное хранение ЮЗЭД;

●    соблюдение регламентов обработки ЮЗЭД (требуемых законодательством или сообществом к которому подключилась организация);

●    обеспечение и поддержка требуемых форм и форматов документов, используемых при обмене (для счетов-фактур).

Но эксперт полагает, что совсем необязательно, чтобы все необходимые задачи решались в рамках одной ИС, разные системы могут дополнять друг друга.

3. Какие задачи интеграции ИС необходимо решить для построения ЮЗЭДО?

С точки зрения Антона Сизова, прежде всего, необходимо решить на техническом уровне вопросы управления списком контрагентов, формирования документов (счетов-фактур) в установленном государством определенном формате, а так же формирования необходимых служебных документов в процессе документооборота счетов-фактур. Такие служебные документы так же имеют определенный формат и являются обязательным требованием Минфина и ФНС. Отдельной большой задачей эксперт выделяет работу с электронной подписью, а также настройку отправки и получения документов через оператора. Антон отмечает, что наличие HTTP-интерфейсов и клиентских библиотек для различных платформ, упрощающих решение этой задачи.

В задачу обеспечения совместимости технических средств Александр Тупицын включает необходимость:

●    обеспечить возможность получения и отправки ЮЗЭД;

●    обеспечить формирование электронных счетов-фактур (ЭСФ) в утвержденном ФНС формате перед отправкой;

●    согласовать с контрагентами форматы документов для неформализованного обмена;

●    обеспечить формирование ЮЗЭД в этих форматах перед отправкой.

А так же важно организовать возможность пакетной обработки входящих/исходящих документов и архивное хранение ЮЗЭД.

По мнению, Ивана Агапова при построении ЮЗЭДО между организациями задачи интеграции зависят от выбранной схемы обмена. Иван поддерживает предыдущего эксперта: «При интеграции ИС необходимо обеспечивать передачу данных между информационными системами, соответствие форматов передаваемых данных, регламентов обработки ЮЗЭДО, технологий электронной подписи, т.е. «научить информационные системы понимать друг друга».

4.  Какая информационная система должна решать задачи архивного хранения юридически значимых электронных документов?

Александр Тупицын обращает внимание, что в соответствии с действующим регламентом для электронных счетов-фактур:

●          Оператор ЮЗЭДО должен хранить все свои подтверждения.

●          Участник ЮЗЭДО должен хранить в своей ИС все отправленные и полученные документы со всеми подтверждениями и уведомлениями.

Одним из вариантов решения задачи архивного хранения ЮЗЭДО Александр предлагает передачу на аутсорсинг. И уточняет, что возможна организация электронного архива на технологической площадке Заказчиков, а в качестве дополнительного сервиса организуется хранение ЮЗЭДО на серверах оператора.

При выборе информационной системы для архивного хранения юридически значимых электронных документов Иван Агапов рекомендует обратить внимание на необходимость решения таких задач как:

●    поиск по архиву документов;

●    контроль доступа в архив документов;

●    обеспечение юридической значимости электронной подписи после истечения срока действия сертификата ключа проверки подписи;

●    возможность проверки электронных подписей;

●    хранение документов в контексте (т.е. связи документов с другими документами);

●    обеспечение и контроль целостности документов;

В качестве наиболее подходящего решения данных задач Иван выделяет системы класса ECM.

Антон Сизов выделяет три варианта ведения электронного архива: архив на сервере оператора, архив непосредственно в учетной системе компании и отдельно стоящий архив. Выбор конкретного варианта зависит от многих нюансов: уже функционирующей учетной системы и ее конфигурации, внутренних процедур работы с документами, объема документооборота.

5. Стоит ли использовать существующий в законодательстве регламент обработки определённых видов документов для других видов документов, к которым явно требования не определены?

На сегодняшний день разработан ряд федеральных законов, нормативных и правовых актов, разрешающих составлять и выставлять счета-фактуры в электронном виде, регулирующие форматы используемых при этом документов, порядок обмена ЭСФ, корректировку и учет, а также порядок представления электронных документов в налоговые органы, уточняет Александр Тупицын. Этот регламент очень важен для стандартизации ЮЗЭДО ЭСФ. Для других видов документов также очень важно стандартизировать электронные формы и регламент обмена через операторов ЮЗЭДО. Александр придерживается мнения, что стандартизированные формы необходимы для автоматизации обработки электронных документов в ИС участников ЮЗЭДО, а роль оператора очень важна для обеспечения юридической значимости и гарантированной защищенной доставки документов. Эксперт комментирует: «При этом такой регламент может быть проще, чем разработанный для ЭСФ. Но обязательно должны сохраниться юридическая значимость и возможности по автоматизации обработки, а также обеспечиваться защищенность ЭДО на достаточно высоком уровне». Так, в качестве примера, Александр приводит продукт, в котором реализованы два регламента: для обмена ЭСФ и упрощенный для обмена остальными видами документов.

Иван Агапов отмечает: «Для других видов документов может быть использован аналогичный регламент [Прим. ред. как для ЭСФ] или любой другой, более простой или сложный. При определении регламента обработки вида документов необходимо исходить из задач, которые он должен решать (например, гарантировать получение информации контрагентом о доставке документов). Также можно вообще не использовать какой-либо регламент, однако наличие регламента позволяет определить правила автоматической обработки документов на стороне контрагентов, что важно при больших объёмах документов.»

6. Какие стандарты на форматы контейнеров/сообщений/документов передаваемых при ЮЗЭДО вы бы отметили? В чем плюсы их использования?

Антон Сизов выделяет несколько типов форматов:

●    формат счетов-фактур, разрабатываемый налоговой службой.

Он позволяет автоматизировать обработку счетов-фактур на стороне налоговой при организации проверок. Благодаря наличию такого формата процесс представления документов в налоговые органы можно полностью автоматизировать, сократив таким образом временные и денежные затраты как госорганов, так и компаний.

●    в ФНС обсуждается проект рекомендуемых форматов для других первичных документов (например, ТОРГ-12, акты) по аналогии с форматом для счетов-фактур.

Утверждение проекта позволит упростить обмен всеми первичными документами между бизнесами и последующее представление их в электронном виде в налоговую службу. То есть по факту отказаться от бумажного документооборота в принципе.

●    международные криптографические стандарты: RFC #5652 – формат для представления ЭП, X.509 – формат для представления сертификатов ЭП.

Позволяют добиться интероперабельности систем различных вендоров, упрощают их стыковку.

На текущий момент, по мнению Ивана Агапова, наиболее известны законодательные требования к форматам счетов-фактур и документов, которые используются в регламентах обработки счетов-фактур; но при этом их формат пока не утверждён. Для других документов явных лидеров среди предлагаемых стандартов пока нет, в основном это внутренние стандарты компаний, которые не получили широкого распространения. Использование стандартов на форматы контейнеров/сообщений/документов несёт пользу при обмене ЮЗЭДО между контрагентами, т.к. это упрощает вопросы интеграции и позволяет решать новые задачи автоматической обработки поступающей информации, что существенно влияет на скорость внедрения решений по обмену юридически значимыми электронными документами.

Редакция ECM-Journal благодарит экспертов за участие в круглом столе.

Читайте также Типовые вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами.