Архив и выгрузка электронных документов для ФНС. Идеальный мир.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Электронные архивы, тем более интегрированные с сервисами операторов ЭДО СФ, - это удобно. Разработчики электронных архивов и сервисов обмена электронными документами предоставляют возможность настройки прав, выгрузки документов, поиска по разным критериям. Бухгалтерам предлагается помощь в подготовке к проверке документов. Но всегда есть куда стремиться. Давайте пофантазируем на тему, как будет выглядеть инструмент для представления документов в помощь бухгалтеру в идеальном мире.

Рассмотрим два кейса представления документов:

1.   Главному бухгалтеру пришло требование о представлении документов в рамках камеральной налоговой проверки за 4 квартал 2015 года: книги покупок, книги продаж, счета-фактуры с актами выполненных или товарными накладными, договоры, товарно-транспортные накладные.

Первички и счетов-фактур у компании довольно много, в целом всего 300 договоров в бумаге, 1000 товарных накладных и актов в бумаге и электронном виде, 1000 счетов-фактур в бумаге и электронном виде.

2.   Главному бухгалтеру пришло требование о представлении документов по встречной проверке: договор поставки с ООО «Свет в окне» от 15.12.2015, товарная накладная с ООО «Свет в окне» от 19.12.2015; счет-фактура с ООО «Счет в окне» от 19.12.2015.

Где же хранятся документы у главного бухгалтера ООО «Рога и копыта»:

Исходные данные описаны, теперь поэтапно разберем, каким образом происходит процесс подготовки к представлению у бухгалтера и где ему может помочь электронный архив.

Процесс подготовки документов

Этап 1. Поиск документов

Книги покупок и продаж выгружаются из учетной системы. Тут, как правило, проблем нет, потому что нет большого количества документов. Сложности возникают, когда надо найти много разных документов, которые как раз и хранятся в электронном архиве.

В первом случае в первую очередь поможет поиск по заданному периоду времени и видам документов. Также может пригодиться поиск всех счетов-фактур и первички за определенный период времени по конкретным указанным или найденным договорам.

Во втором случае нужен поиск конкретных видов документов по дате и контрагенту.

По реализации первого этапа вопросов нет, поскольку не только во электронных архивах, но в ECM-системах есть поиск по разным критериям, а если чего-то нет, то настроит и доработать – не проблема.

Этап 2. Проверка наличия всех документов

Если документов мало, то и проверить, все ли документы нашлись, не сложно. Поэтому с наличием книг покупок и продаж проблем тоже не возникнет.

Но чем больше объем, тем сложнее сравнивать, и тут уже поможет автоматизация сверки договоров, первички и счетов-фактур.

В первом случае, если требуют представления книги покупок и книги продаж, то нужно свериться, все ли есть документы по этим книгам. Налицо некая интеграция с учетной системой, которая поможет соотнести данные по найденным документам с данными книг.

Другой вариант – опять-таки поиск всех документов по договору, ведь как правило требуется представить договоры и по сути всю первичку к ним. Подобные связи вполне можно сделать в ECM-системе или в электронном архиве.

Во втором случае, а также в частном случае первого, поможет соотнесение с требованием налоговой. Это сработает тогда, когда в требовании указаны конкретные документы, которые нужно представить. Тут, конечно, нужно распознавание требований и сверка их, например, с описью выгруженных документов.

Этап 3. Организация возврата документов

После сверки вполне может оказаться, что каких-либо документов не достает, либо нет подписи контрагента. Такие документы представлять нельзя. Такая ситуация может быть актуальна для обоих описанных нами кейсов.

Возможные варианты тут:

●    Документ должен быть, но его нет. Такое возможно с бумажными документами, которые могут просто потеряться.

●    Документ есть, но нет подписи контрагента. Это значит, что контрагент либо не подписал документ по каким-то причинам, либо документ потерялся в дороге, что характерно для бумажной почты.

На этом этапе важно оперативно организовать возврат документов.

Всю информацию о таких документах и контрагентах с контактами для связи нужно собрать в одном месте. После этого бухгалтер должен иметь возможность самостоятельно или с помощью ответственных менеджеров связаться с контрагентами и получить недостающие документы или части документов. Здесь помогут массовые задачи. Конечно, электронные документы в данной ситуации будут иметь преимущество в силу скорости, но нужно быть аккуратными с датами подписания. Например, если документ должен был быть составлен в прошлом квартале, а его нет в принципе, то перевыставить его лучше в бумаге. При желании, и такие моменты можно проверять в специализированной системе.

Этап 4. Выгрузка документов

Первая задача – выгрузка документов. Если представление будет в электронном виде, то выгружать документы нужно сразу в правильных форматах, что сделать несложно: электронные и так хранятся в форматах ФНС, а бумажные можно сразу сканировать в соответствии с требования контролирующих органов.

Вторая задача – печать документов. Если документы нужно напечатать для представления в бумаге, то такие документы сразу со штампами можно отправлять на печать.

Эти задачи работают для обоих описанных нами кейсов, за исключением того, что к массовой выгрузке в первом случае стоит отнестись более тщательно. Беспорядочная выгрузка тысяч документов ещё больше введет бухгалтера в замешательство, поэтому помогут описи и структура папок для выгрузки.

Этап 5. Передача в ФНС

И снова для обоих кейсов идеальным будет сценарий, когда электронные документы сразу загружаются в систему сдачи налоговой отчетности. Здесь уже сложнее. Конечно, многие бухгалтеры сейчас делают это руками, либо отправляют документы на бумаге. Но идеальный случай – это когда документы не выгружаются в папку, а сразу передаются в систему сдачи отчетности, и бухгалтеру остается только нажать кнопку «Отправить». Эту задачу, конечно, решить сложнее, поскольку нужно интегрировать разные электронные архивы с разными системами сдачи отчетности.

Как выглядит идеальный помощник

Итак, как же будет выглядеть идеальный помощник бухгалтеру для представления документов в налоговые органы, и что из указанных нами задач уже есть, а что только предстоит делать разработчикам.

В идеале это должен быть один инструмент, содержащий все следующие функции:

1.   Действия системы: поиск по разным параметрам (контрагент, дата, промежуток времени, вид договора, вид документа и так далее).

Действия бухгалтера: задать параметры.

Это всё уже как правило есть в системах для хранения документов, причем как бумажных, так и электронных.

2.   Действия системы: оперативная работа по возврату документов (понять, каких документов и от кого не хватает, через кого и как связаться с контрагентом). Причем сделать это нужно сразу после этапа поиска документов, а после организации возврата – постоянно мониторить состояние работ по этим документам.

Действия бухгалтера: обзвонить контрагентов или из этого же инструмента отправить задачи ответственным сотрудникам для организации возврата, в зависимости от того, как выстроена работа в компании.

Набор разных инструментов для решения этих задач наверняка уже есть, но при их использовании теряется оперативность, поэтому в идеале это должен быть один инструмент. Сделать это, конечно, вполне реально. Вопросы могут возникнуть в случае, если в компании какая-либо нестандартная учетная система и нужно сверять данные с книгами покупок и продаж.

3.   Действия системы: гибкая и удобная выгрузка документов (печать или выгрузка, нужны штампы на документах или нет, в каком виде и в какую структуру папок выгружать, нужна опись или нет, и обязательно нужно учесть требования контролирующих органов к форматам).

Действия бухгалтера: бумажные документы отдать на подписание, электронные – загрузить в систему сдачи отчетности (если нет автоматической загрузки).

Частично указанная функциональность есть и у операторов ЭДО СФ, и у специализированных систем для хранения. Если чего-то не хватает, то доработать вполне реально.

4.   Действия системы: удобное и быстрое представление через операторов по сдаче отчетности (сразу все документы отправить в систему, заполнить все нужные коды и поля, чтобы правильно сформировалась опись).

Действия бухгалтера: ещё раз визуально всё проверить и отправить документы в путь.

В силу разнообразия систем тут могут возникнуть сложности, также может возникнуть конфликт между разработчиками как конкурентами.

Можно увидеть, что большинство задач, связанных с поиском и выгрузкой документов уже решено внутри ECM-систем или электронных архивов. Сейчас они, скорее всего, разбросаны в виде разных сценариев и маршрутов. Но и этим действительно уже можно пользоваться, вместо того, чтобы искать бумажные документы в архивах. Остальные удобства со временем будут добавляться и сделают работу бухгалтера более простой.

А у вас есть пожелания к идеальному помощнику бухгалтера для представления в налоговую, как вы его себе представляете? Пишите в поле для вопросов экспертам.