АСЭД для крупной организации

Михаил Кузьмин и Павел Дерновский - Новаком Групп

Что должна «уметь» автоматизированная система электронного документооборота (далее - АСЭД) крупной организации? Как широко она способна раскинуть свои крылья? На первых этапах это может быть только небольшая часть потенциальных возможностей, но позже аппетиты и требования к функциональности могут вырасти. Поэтому выбирая систему важно определить, сможет ли она соответствовать возросшим требованиям.

Одной из наиболее интересных и заметных тенденций последнего времени в области электронного документооборота является переход к решению задач межкорпоративного (межведомственного), а также распределенного внутрикорпоративного документооборота.

При этом приоритет смещается от решения задач автоматизации работы канцелярии к налаживанию взаимодействия между сотрудниками (вертикального – между руководителями и сотрудниками и горизонтального – между сотрудниками) и подразделениями.

Давайте перечислим группы функций АСЭД наиболее востребованных в крупных распределенных организациях, например, холдингах или крупных ведомствах.

Итак, АСЭД крупной организации должна обеспечивать:

●  смешанный бумажно-электронный документооборот;

●  автоматизированный прием и обработку документов со сканеров, факсов, электронной почты, сетевых папок и т.п.;

●  корпоративное хранилище электронных документов;

●  исполнение и контроль поручений, как непосредственно связанных с документами, так и не связанных (возможность использования АСЭД как полноценного инструмента управления организацией);

●  управление деловыми процессами, возможность переноса в АСЭД процессов по обработке документов, заявок и т.п.;

●  поиск документов, поручений, папок как по учетным данным (атрибутам), так и по содержанию документов или поручений;

●  поддержку электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), возможность обеспечения юридической значимости электронных документов;

●  территориально-распределенная работа, в том числе с использованием средств синхронизации удаленных баз данных, использование Web-технологий;

●  использование средств шифрования канала обмена данными на основе семейства протоколов SSL/TLS;

●  интеграцию с информационными системами заказчика;

●  интеграция с корпоративным порталом.

Давайте рассмотрим эти возможности подробнее.

Смешанный бумажно-электронный документооборот

Понятно, что полностью отказаться от бумажного документооборота в обозримом будущем не удастся, но можно его значительно сократить, таким образом сократив связанные с ним затраты на носители, пересылку и т.п.

Например, можно отказаться от рассылки копий бумажных документов заменив их электронными образами, часть внутренних документов, где возможно, полностью перевести в электронный вид. Для внутренних и исходящих документов можно переносить на бумагу, если это необходимо, уже согласованную финальную версию.

Кроме того, использование корпоративного хранилища электронных документов позволит отказаться от тиражирования и рассылки нормативных и части распорядительных документов внутри организации.

При этом все привычные процессы работы с документами – регистрация, рассылка, согласование проектов документов, ведение дел должны поддерживаться в АСЭД с использованием как электронных, так и бумажных документов.

Автоматизированный прием и обработка документов

Предназначен для сокращения времени и повышения эффективности обработки входящей корреспонденции, поступающей как на бумажных, так и на электронных носителях. Включает в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием по захвату образов документов и их первичной обработке. Например, анализ потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.п.

Существуют сервисы приема и автоматизированной обработки образов документов путем захвата со сканера, факса, папок и подпапок файловой системы, электронной почты и т.п. При этом возможно извлечение из документов необходимой информации, преобразование форматов документов и т.п. Такие сервисы могут взаимодействовать с решениями разработчиков OCR, OMR или ICR средств, например, ABBYY FineReader, FlexiCapture, FormReader или Recognition Server.

Корпоративное хранилище электронных документов

Позволяет организовать иерархическое хранение различных электронных документов с использованием папок любого уровня вложенности и собственных наборов учетных данных (атрибутов) для различных видов электронных документов. Это могут быть тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и т.п.

Важнейшие функции хранилища - поддержка версий документов, электронной цифровой подписи и шифрования, назначение прав доступа на документы, управление ссылками на документы и папки, ведение истории работы с документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов и папок.

Для оперативного создания однотипных электронных документов должна быть возможность использовать шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.

Исполнение и контроль поручений, управление деловыми процессами

Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала.

АСЭД решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов и поручений, в этом случае информация и поручения передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами, часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

В процессе выполнения бизнес-процесса на каждом этапе маршрута появляются поручения или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами АСЭД (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и т.п.).

Хочется отметить, что сама по себе возможность автоматического создания документов является очень мощным инструментом, способным значительно повысить эффективность и привлекательность АСЭД.

Например, еженедельное автоматическое (по расписанию) формирование справки-напоминания о неисполненных документах и поручениях, срок исполнения которых истекает на этой неделе и рассылка их исполнителям. Или формирование и рассылка руководителям и сотрудникам, отвечающим за расчеты с клиентами, сводки о дебиторской задолженности на основе данных ERP-системы.

Управление деловыми процессами в АСЭД позволяет повысить эффективность организации за счет:

●  ускорения выполнения деловых процессов;

●  автоматизации отдельных этапов деловых процессов;

●  возможности отслеживания состояния каждой этапа;

●  анализа статистики выполнения деловых процессов;

●  повышения контроля исполнительской дисциплины;

●  анализа загруженности сотрудников и результативности их работы;

●  управления созданием, развитием и поддержкой единого списка автоматизированных деловых процессов;

●  быстрой автоматизации новых процессов с использованием как универсальных, так и разработанных прикладных блоков типовых маршрутов и т.д.

Поиск документов, поручений, папок

АСЭД должна обеспечивать возможность поиска документов, папок, поручений по сочетанию атрибутов и полнотекстовый поиск документов. Востребованными являются возможности сохранения поисковых запросов для аналогичного поиска в дальнейшем, поиска в найденном, выгрузка результатов поиска в файл, например, Microsoft Excel.

Поддержка электронной цифровой подписи, возможность обеспечения юридической значимости электронных документов

Электронная цифровая подпись позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

АСЭД может поддерживать два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, позволяет удостовериться в его неизменности после подписания.

Для придания электронным документам юридической силы они должны быть подписаны с использованием сертифицированных средств ЭЦП при соблюдении установленных правил управления закрытыми ключами (закрытый ключ в момент подписания не должен быть скомпрометирован, отозван или истекшим).

Несертифицированные средства ЭЦП также могут использоваться во внутреннем документообороте для отдельных видов документов при отсутствии по ним судебной перспективы. Это может позволить несколько сэкономить поскольку внедрение таких средств обычно обходится дешевле.

Территориально-распределенная работа, использование Web-технологий

Территориально-распределенную работу можно рассматривать в нескольких плоскостях:

●  обмен данными между удаленными АСЭД;

●  синхронизация баз данных удаленных АСЭД, например, головной и подчиненных организаций;

●  работа в АСЭД удаленных сотрудников, например, из командировки.

В первом случае возможен обмен данными между удаленными АСЭД с использованием, например, электронной почты и регистрация принятых документов в удаленной АСЭД.

Во втором – синхронизация баз данных с использованием механизме репликации. Например, сотрудники удаленных подразделений совместно работают над проектом какого-то документа и необходимо, чтобы у всех была самая актуальная версия.

Для удаленной работы в АСЭД и обеспечения безопасного обмена информацией по открытым сетям важно наличие в АСЭД Web-клиента и поддержка семейства протоколов SSL/TLS шифрования канала обмена данными.

Интеграция с информационными системами, используемыми у заказчика

Средства интеграции позволяет интегрировать АСЭД с уже существующими системами и решениями. Типовой является интеграции с ERP-системой организации, реализуемая обычно по следующим направлениям:

●  синхронизация справочников (двухсторонняя передача данных из интегрируемой системы в АСЭД и из АСЭД в интегрируемую систему);

●  сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в АСЭД;

●  согласование в АСЭД учетных объектов интегрируемой системы;

●  просмотр электронных документов АСЭД, связанных с объектом в интегрируемой системе.

Также важна интеграция АСЭД с офисными приложениями, например, Microsoft Office и/или OpenOffice.org. В этом случае появляется возможность создания и регистрации документов АСЭД из офисных приложений, двунаправленное использование атрибутов электронных документов АСЭД в тексте документов и текста документов в атрибутах. Например, при создании файла из шаблона.

Для систем управления проектами (далее – СУП) таких как, например, Microsoft Project, появляется возможность формирования и двунаправленной синхронизации данных плана проекта между АСЭД и СУП.

Интеграция с корпоративным порталом

Сейчас во многих организациях внедряются корпоративные порталы как внутренние, так и доступные извне (для партнеров (В2В), для клиентов (В2С)). Особенно это актуально для крупных организаций. Данные АСЭД являются важной составляющей корпоративного контента и могут быть эффективно использованы на портале.

Например, нормативные документы организации, статистика исполнения поручений, срочные документы для пользователя, текущие рабочие документы и поручения сотрудника, проекты и т.п.

В качестве портальной платформы может быть использована любая из наиболее распространенных, из коммерческих, например, Microsoft Share Point или Oracle Portal, из свободно распространяемых, например, Drupal.

Заключение

В этой статье мы остановились на функциональных возможностях АСЭД для крупных организаций, не затрагивая при этом архитектуру (базы данных, системы безопасности, средства адаптации и настройки), системные средства (резервное копирование и восстановление, взаимодействие с каталогами пользователей, например, Active Directory, поддержка работы в терминальном режиме и т.п.), а также эргономичность и удобство работы пользователей.

Кроме того, мы не рассматривали массу различных прикладных решений, весьма востребованных в организациях различных масштабов и реализуемых на платформе АСЭД, таких как управление договорами, совещаниями, взаимодействием с клиентами, проектными работами и документацией, Help Desk, Service Desk и т.п.

При подготовке статьи использованы материалы сайта https://www.directum.ru.

Источник: https://itstrategy.livejournal.com/35471.html, 5 августа 2009