Автоматизация кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Законодательное и нормативное регулирование

1.   Трудовой кодекс Российской Федерации.

2.   Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5-го января 2004 года номер 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

3.   Постановление Правительства Российской Федерации от 16-го апреля 2003 года номер 225 «О трудовых книжках» и Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10-го октября 2003 года номер 69 «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек».

4.   Также при оформлении кадровых документов необходимо следовать требованиям общего делопроизводства, которые изложены в:

4.1.  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4.2.  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4.3.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536.

4.4.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Пути автоматизации

Нужно понимать, что есть два пути для автоматизации кадрового документооборота – для крупных, по численности, организаций и для небольших организаций. Отличаются они, как правило, степенью автоматизации.

Вариант автоматизации для крупных организаций

В этом случае, ECM–система берет на себя автоматизацию документооборота и бизнес-процессов в организации, но не хранение учетных данных – личных карточек сотрудников, ведение личных дел, осуществление перемещений, приемов на работу и пр. Обработку и хранение учетных данных сотрудников удобнее производить в модуле учетной системы (ERP-системе) или в специализированной системе управления человеческими ресурсами (HR-системе). Удобнее, так как такие системы «заточены» под конкретные нужды кадровиков, чего не может обеспечить ЕСМ-система.

А вот согласование документов удобнее проводить в ECM-системе, как раз потому, что в ней подразумевается работа всех пользователей организации, что нам и нужно для согласования документов. А это важно для таких документов заявление на отпуск, командировочное удостоверение.

При ведении учетных данных в электронном виде, легко добиться автоматического формирования текстов самих документов (так как они обычно шаблонные). Причем это можно реализовать как в учетной системе (отчеты, шаблоны), так и в ECM-системе, если настроена интеграция с учетной системой и в ECM-системе есть возможность формирования текстов по шаблону или макету.

Таким образом, многие процессы будут полностью автоматизированы с самого начала самостоятельного формирования работником заявления по шаблону, инициирования согласования, рассмотрение согласующими и до подписания. Так же здесь удобно организовать ознакомление с кадровыми приказами и систему напоминаний через систему.

Вариант автоматизации, для небольших организаций

Если организация небольшая, то кадровое делопроизводство ведется на бумаге, и нет смысла покупать отдельную систему для HR-службы, тем более, что ее специализированные функции  (учет вакансий, ведение реестра кандидатов, планирование и учет обучения и аттестации) могут оказаться избыточными.

В этом случае весь нужный функционал по учету и хранению документов по кадровому составу можно получить в ECM-системе. Дополнительные функции для кадровиков могут быть  предусмотрены в варианте поставки системы или быть специально разработанными. Тогда, информация о сотрудниках, кадровые документы и результаты согласования будут храниться в единой системе, ECM-системе.

Подводные камни

Согласующие лица

Первое, на что нужно обратить внимание при автоматизации процесса согласования документов – это неоправданно большой список согласующих лиц. Изучая, трудовой кодекс, однозначно можно сказать, что в подписании приказа по личному составу организации обязательно участвуют два человека – работник и работодатель - руководитель организации. Причем подписывают они приказ на бумажном носителе, или ЭП – если между работником и работодателем заключен трудовой договор о дистанционной работе (глава 49.1. Трудового кодекса Российской Федерации).

Участие остальных согласующих не обязательно, согласно нормативным актам РФ, но может быть прописано в уставе организации или в ее регламентирующих документах. Такие нормативные акты нужно пересмотреть и оценить необходимость участия в процессе согласовывающих лиц. Возможно, когда – то их участие действительно было необходимо, а сейчас – пережиток, мешающий и работнику и согласующим. Удобнее согласовывать приказ с согласующими лицами в электронном виде, а вот пописывать на бумажном носителе или ЭП. Исключив подписание приказа согласующими на бумажном носителе мы ускорим процесс подписания и оптимизируем его.

Формирование документов

Второе, на что нужно обратить внимание, – это автоматическое формирование документов по определенным шаблонам. Очень полезная возможность, получаемая при автоматизации. И это еще хороший повод пересмотреть все шаблоны документов, которые ведутся в организации. Возможно, что многие из них уже устарели и их нужно заменить или исправить формулировки, если ранее до этого никак не доходили руки.

Отчеты

Третье – формирование отчетов. Это то, чего всегда хочется, но бывает, делается вручную, потому что остаются переживания «а вдруг система ошибется?». Точность и подробность отчетов, прямо пропорционально зависит от того какой объем данных будет вводиться в систему. При вводе данных нужно помнить, что в дальнейшем это позволит оперативно справиться с отчетами.

Журналы регистрации

Четвертое, это разработка журналов регистрации специально для кадровиков. Почему журналы нужно разрабатывать – потому что, в стандартных журналах регистрации организационно-распорядительных документов не предусмотрена регистрация документов по личному составу. Другими словами, используется совершенно иной перечень реквизитов, да и цели, можно сказать разные. И вообще, если уж согласование документов производится  в электронном виде, будет совершенно глупо регистрировать их в журнале на бумажном носителе. В конце концов, при необходимости журнал регистрации можно распечатать и никому не придется страдать от неразборчивого почерка.

Разумная автоматизация

Пятое, не нужно «тащить» в ECM-систему все, что ни придумается. Конечно, понятно желание автоматизировать всё! Такое чувство возникает после первого этапа автоматизации, когда пользователи уже почувствовали вкус бизнес-процессов в электронном виде. И начинается – и график отпусков туда, и извещение о времени начала отпуска, и базу пенсионных удостоверений, и автоматическое формирование приказов согласно графику отпусков… Нет предела совершенству. Есть тонкая грань, между решением, которое помогает и решением, которое усложняет жизнь. Просто помните, чем больше проверок и условий, тем менее гибким становится решение и ECM-система в целом.

Пример автоматизации бизнес-процесса

Ниже представлен пример автоматизации бизнес-процесса «Управление документами по производственной практике» с интеграцией НR-системы (SAP HR) и ECM-системы (DIRECTUM) для крупной организации.

Примеры автоматизации других процессов работы с документами по кадрам вы можете подробнее изучить с помощью вебинара Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте.

Статья входит в программу для новичка «Просто о СЭД».

Источник: PCWeek