Автоматизация управленческой деятельности проектной организации

доклад директора ООО «Консент-Менеджмент» Свитенко Д.В.
на XV ежегодной международной конференции
«ОТ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА К КАЧЕСТВУ МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА»,
4-6 октября 2005 г., Санкт Петербург

При внедрении систем менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001 версии 2000 года, одной из основных проблем для большинства предприятий является увеличение количества документации и записей. По крайней мере, со стороны сотрудников – это наиболее типичная жалоба. Существует даже стереотип о том, что ИСО 9001 приводит к забюррократизированности предприятия, замедляет выполнение деятельности.

Действительно стандарт требует минимально 6 документированных процедур (разрабатывается всегда больше), документы для описания процессов, Руководство по качеству и т.д.

Действительно стандарт требует 21 вид обязательных записей и не на всех предприятиях, внедряющих стандарт, особенно молодых, эти записи ведутся до начала внедрения системы. А зачастую при первичной разработке регламентирующей документации на предприятиях этих записей устанавливается значительно больше, чем требует стандарт и необходимо самому предприятию. Надо признать, в том числе и по нашей – специалистов по СМК – вине.

Мы привыкли говорить о том, что документы и записи требуются стандартом, и их количество необходимо минимизировать для организации. Но всегда ли минимизация документации и записей идет на пользу самой организации? Ведь если они установлены действительно разумно, то они могут служить базой для очень полезного анализа существующей деятельности.

И выход здесь достаточно тривиален. Применение компьютерной техники уже стало нормой для абсолютно всех компаний и очевидным будет стремление перевода всех (каких возможно) записей и документов в электронный вид. Здесь, конечно, нет речи о документах и записях, которые могут носить юридический характер, там где требуется «живая» подпись сотрудника, печать (например, результаты проведения анализа договора – подпись на договоре). По этим позициям выхода на сегодняшний день нет – их так и придется оформлять на бумаге, ведь, несмотря на то, что сегодня есть Закон об электронной подписи, его применение по разным причинам весьма узко.

В остальных же вопросах, где требуется доказательство информации, содержащейся в документе\записи на уровне предприятия – призыв один – перевод в электронный вид. Это действительно, во-первых, сокращает время формирования записи. Ведь сейчас большинство из нас уже печатает на клавиатуре быстрее, чем пишет от руки, некоторые уже печатают быстрее, чем говорят, а скоро будут печатать быстрее, чем думают. В некоторых случаях формирование записей уже можно делать автоматически (т.е. сотрудник даже не делает никаких специальных движений для формирования записи, а иногда и не догадывается об этом). Причем намного легче выполняются требования разделов 4.2.3 и 4.2.4 стандарта ИСО

9001:2000. Действительно, намного легче решать задачи разборчивости, идентификации, быстрого нахождения, защиты от потерь именно электронных документов и записей.

Но более важным фактором представляется то, что записи, которые ведутся в электронном виде намного быстрее и легче обрабатывать и получать объективную информацию о ходе реализации процесса.

Другими словами, при внедрении и развитии систем менеджмента качества на предприятиях сотрудники служб информационных технологий должны стать первейшими союзниками сотрудников службы качества.

Я остановлюсь на некоторых примерах внедрения электронных документов/записей в проектно-изыскательских организациях. Однако мне кажется, что эти примеры полностью применимы для всех организаций, которые рассматривают свою деятельность как выполнение проекта. Ведь, кроме всего прочего, проект является наиболее удобной схемой для внедрения процессного подхода.

Известно, что проект – отдельный (самостоятельный) процесс , состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с датами начала и окончания, предпринятых для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам, стоимости и ресурсам.

Итак, в организации основные бизнес процессы выполняются двумя большими подразделениями – изыскательским и проектным; они последовательно расположены в цепочке выполнения работ – изыскатели передают результаты своих работ в проектное подразделение.

Передача информации осуществляется также внутри групп проектировщиков и изыскателей. При передаче информации возникают проблемы различного характера, взаимные претензии проектного и изыскательского подразделений, а так как предприятие вынуждено выполнять жесткие сроки договоров, у сотрудников не всегда достаточно времени для того, чтобы остановиться, сформулировать и исключить наиболее часто встречающиеся проблемы – заедает «текучка».

Информационное обеспечение проектирования

Для того чтобы устранить возникающие из проекта в проект разногласия, а главное исключить их повторение вновь, в организации было принято решение создать постоянно действующий информационный ресурс, на котором собирались бы все замечания организационного характера при выполнении работ и через определенное время было возможно систематизировать информацию по наиболее часто встречающимися проблемам и накладкам.

На базе информационной технологии MS SharePoint Portal по каждому выполняемому проекту создаются так называемые мини-форумы (подобные форумы имеют достаточное большое распространение на Интернет сайтах для обсуждения тех или иных вопросов) – узлы проектов. Все компьютеры организации связаны единой компьютерной сетью, и все сотрудники имеют доступ к выложенной на сервере информации. Каждое подразделение, задействованное в выполнении проекта, может вынести на форум проблему. Причем все сотрудники имеют право выносить на обсуждение проблемы, но права редактировать или удалять вынесенное сообщение принадлежат только администратору портала. Таким образом, обеспечивается исключение случайного либо намеренного искажения (дальнейшего редактирования) вынесенной информации.

Необходимость (и неотвратимость) вынесения на указанный форум проблем, возникающих в выполнении деятельности подразделений, обеспечена введением положения о том, что если подразделение не выносит претензии к смежникам на сетевой ресурс по указанному объекту, то все проблемы, возникающие впоследствии от рассматриваемой невысказанной претензии, относятся к ответственности подразделения, вовремя не обозначившего проблему.

Главный инженер проекта (ГИП), ответственный за выполнение объекта, обязан ежедневно просматривать сетевой ресурс для того, чтобы оперативно решать вопросы, возникающие в ходе реализации инженерных изысканий и проектирования. Т.е. с одной стороны эта схема позволяет решать текущие проблемы на стыке подразделений. Накопленная же информация по группам проектов, позволяет проанализировать какие ошибки, накладки и проблемы возникают системно, оценить причины указанных проблем для того, чтобы разработать действительно необходимые корректирующие действия.

Также на узлах проектов присутствует сопутствующая информация о выполнении проектов: переписка с Заказчиком, субподрядчиками, планы выполнения работ, способы связи с полевыми бригадами, фотографии объекта инженерных изысканий и проектирования и т.д.

Минусы от использования документации на бумажных носителях (по сравнению с электронными) очевидны: большие затраты на бумагу (когда в организации 30 подразделений, включенных в систему менеджмента качества, в каждом подразделении находится комплект документов СМК, а это редко когда один документ), большие временные затраты на размножение рабочих копий документов, их рассылку. Всех этих затрат тоже можно избежать, направив высвободившееся время сотрудников службы качества на более полезную деятельность.

Очень часто можно услышать от внутренних потребителей службы качества – т.е. подразделений предприятий, что бумагу читать легче, чем читать с экрана. В какой-то мере – это вопрос вкуса и привычек, но тут задача службы качества сделать пользование электронными версиями документов более удобным, чем бумажными, убедить подразделения в эффективности использования электронных версий документов.

Тоже небольшой пример:

Во внутренней сети предприятия формируется сайт службы качества. На этом сайте помимо самой документации СМК размещается информация о различных новостях в области системы (раздел «События»), вспомогательные методические документы (например, руководства по применению статических методов – раздел «Помощь»), расположен форум по обсуждению документов СМК и всех вопросов, связанных с системой («Обсуждения»).

Там же находится документация системы менеджмента качества. Она сформирована по 2 группам: документация по подразделениям (аналог комплекта бумажной документации в подразделении), по процессам\видам деятельности организации (для того, чтобы проще можно было находить нужный документ).

Документы представлены в формате исключающем их редактирование даже при сохранении на компьютере пользователя. При распечатке документа на нем указывается дата выполнения этой распечатки. В распорядительном документе по предприятию (приказе) установлено, что актуальные версии документов СМК находятся во внутренней сети предприятия, для официального использования в работе пригодны только они.

Документы СМК часто содержат унифицированные формы документов и записей, которые необходимо применять в работе (например, форма письма, приказа, плана и т.д.). Переход к этим формам обеспечивается с помощью электронной ссылки внутри документа СМК. Другими словами, пользователь, решив использовать ту или иную форму, просто «кликает» мышью название этого документа, и на его компьютере открывается указанная форма – пользователю остается лишь заполнить эту форму, при необходимости ее распечатать, подписать, передать в соответствующую службу.

Также документы содержат перекрестные электронные ссылки на другие документы СМК, т.е. можно без потерь времени переходить на другой документ.

Подобная форма управления документацией СМК позволяет получать статистику по обращению к документам СМК пользователями (работниками организации), анализируя «популярность» использования тех или иных документов СМК или всего комплекта документации в целом. Об изменении документации СМК, а также о любых других событиях, связанных с системой, сотрудники извещаются по электронной почте.

Подобные внутренние сайты сделаны в организации не только по указанным вопросам:

•  справочник сотрудников предприятия;
•  справочник по библиотечной литературе;
•  технический архив;
•  ГИС «Архив данных об изысканиях»;
•  научно-технический совет;
•  сайты разных служб организации и так далее.

Основной сложностью при внедрении подобной информационной системы было формирование так называемого «виртуального» сознания сотрудников.

Приказом (бумажным) по предприятию было установлено, что каждый сотрудник должен ежедневно просматривать электронную почту на предмет появления новой информации, новых заданий и т.д.

С другой стороны, при внедрении такой корпоративной системы появилась уверенность, что информация своевременно доходит до работников и такие объяснения невыполнения задания, как «не знал», во внимание не принимаются.

Также следует обратить внимание на тот факт, что специфика деятельности изыскательских подразделений заключается в долгом нахождении бригад «в поле», на объектах инженерных изысканий. Так как сотрудники обеспечены современной техникой, они также имеют возможность входа в корпоративную сеть через Интернет (имея соответствующие права доступа), подключаясь либо через телефонные сети (там, где есть возможность), или через GPRS по мобильному телефону. Реализуя такую схему, мы уверены в том, что никакая информация не будет утеряна.

Это лишь некоторые возможные схемы использования компьютерной техники в управленческой деятельности, помогающие экономить время сотрудников, получать очень ценную информацию для анализа деятельности. Основной целью в этом направлении является создание общего информационного пространства, которое включает, как вопросы, связанные непосредственно с проектированием, так и управленческие вопросы. Назначение заданий (по приказам, распоряжениям, протоколам планерок, поручениям по письмам) через MS Outlook и отслеживание их исполнения, формирование системы многопользовательской работы с файлами, автоматизация оформления документации по внутренним аудитам – все направлено на повышение производительности работы организации, увеличение скорости проектирования.

На сегодняшний день существует большое количество подходов и программ по автоматизации деятельности организации, как комплексных, так и локальных. Для каждой организации (исходя из ее численности, развитости инфраструктуры, квалификации сотрудников) удобны разные формы и способы автоматизации. Очень часто приходилось слышать от сотрудников разных фирм тот факт, что применение того или иного купленного программного продукта в организации не привело к ожидаемым результатам. Часто предприятия (отчасти, как и в приведенном случае) составляют какие-либо программные продукты собственными силами «под себя». Хочется отметить, что единого рецепта нет. Покупать готовые программные продукты или разрабатывать их самим, внедрять автоматизацию деятельности комплексно и повсеместно или шаг за шагом автоматизировать «фрагменты» работ, последовательно их совмещая. Однако бесспорным, на мой взгляд, является одно: использование компьютерной техники при внедрении систем менеджмента качества – это очень сильный шаг для любой организации, которая хочет действительно улучшать свою деятельность. И приведенные примеры тому подтверждение!