Удобный электронный архив для страховой компании

Иван Нагорнов, эксперт компании DIRECTUM-M

Что учесть при создании электронного архива документов Сегодня многие страховые компании мечтают организовать у себя электронный архив страховой документации, а те счастливые компании, которые уже организовали его у себя, мечтают упростить работу с ним (особенно при возрастающем потоке документов), а именно:

● упростить занесение документов в архив;

● упростить верификацию документов;

● упростить процесс сравнения предстраховых и постстраховых фотографий;

● упростить поиск всей клиентской информации\документов.

Одно из главных нареканий от сотрудников страховых компаний, ответственных за наполнение архива, — это сложность заведения такого большого количества документов в систему. Под сложностью, как правило, подразумевается необходимость заполнения множества полей в карточках документов, дублирование этих данных в страховых учетных системах, а также необходимость прикрепления к заведенной карточке документа его сканированного образа.

Для исключения вышеописанных трудностей современные системы электронного документооборота (ECM-системы) позволяют использовать механизмы интеграции и штрихкодирования. Для этого необходимо правильно организовать процесс обработки документов, преобразование их в электронный вид. В данной статье изложены материалы на основании реального опыта компании DIRECTUM.

Ниже я приведу пример организации процесса ввода документов. На все документы, которые поступают от клиентов (например, договор КАСКО с сопутствующими документами), наносится штрихкод, содержащий уникальный номер документа (ID) и вид этого документа. Иногда компании хотят для простоты проставлять штрихкод стразу на комплект документов, это также возможно, но тогда исчезает возможность автоматически контролировать комплектность документов, а также автоматически фиксировать фактическое местонахождение изъятого из бумажного архива документов оригинала. Маркировать документы штрихкодом можно различными способами:

● наклейкой этикетки со штрихкодом на документ. В данном случае предполагается, что этикетки могут печататься на месте с помощью принтера этикеток или напечатаны заранее (в рулонах);

● печатью штрихкодов прямо на документы с помощью обычно принтера, если есть свободное место на лицевой стороне или на обратной стороне документа;

● печатью отдельного листа со штрихкодом;

● изначальной печатью штрихкода вместе с бланком документов, таких, например, как полис КАСКО.

Интеграция учетной системы страховой компании и ECM-системы дает дополнительные преимущества. После того, как все документы маркированы штрихкодами, сотрудники страховых компаний вносят данные по договору страхования или страховому случаю в учетную систему страховой компании так же, как делали это всегда. Далее часть введенных сотрудником данных автоматически переносится в систему хранения электронных образов страховых документов (ECM-систему). Для этого понадобится лишь два дополнительных нажатия кнопки: первое — в страховой учетной системе для старта переноса введенных данных, второе — на сканере штрихкодов при считывании их с документов (сканер штрихкодов выглядит аналогично сканерам штрихкодов в продуктовых магазинах). После вышеперечисленных действий в электронном архиве страховых документов появляются все необходимые данные, включая уникальный номер документа, закодированный в штрихкоде.

Затем на станции сканирования документов ответственный сотрудник сканирует документы на обычном сканере, сохраняющем документы в специальную папку, из которой служба системы хранения страховой документации DIRECTUM забирает файлы и, разделяя их на отдельные документы по штрихкоду, прикрепляет его к соответствующим карточкам, которые были автоматически заполнены из учетной системы. Таким образом, без применения ручного труда документы со сканера автоматически попадают в электронный архив страховой документации с заполненными реквизитами в карточках. Более того, автоматически также может фиксироваться время\дата сканирования документа и подразделение\фио сканирующего сотрудника.

Далее на отсканированный документ попадает в специальную папку сотруднику, ответственному за верификацию отсканированных документов. Ответственный за верификацию проверяет качество отсканированных документов, и, если оно неудовлетворительное, может отправить документ обратно на станцию сканирования повторно.

Занесение в архив документов изначально небумажных, например, электронные фотографии с места ДТП можно осуществлять после занесения всех бумажных документов также единым нажатием кнопки «фотографии». Они сохранятся как многостраничный документ, и их можно будет легко сравнить, например, с пред-страховыми фотографиями автомобиля.

Таким образом, формируется архив страховых документов, документы которого можно открыть из страховой учетной системы по нажатию кнопки (для этого могут быть использованы различные механизмы интеграции такие как com-объекты либо веб-сервисы). Теперь любой документ по клиенту можно быстро найти. При необходимости, сотрудникам могут приходить различные напоминания, например, об окончании сроков договоров, или о некомплектности какого-либо пакета документов. Использование сканера штрих-кодов также облегчает жизнь архивариусу в случае необходимости фиксировать изъятие-возврат оригиналов документов в бумажный архив — для этого необходимо лишь отсканировать штрих-код выдаваемого\возвращаемого документа и указать, кому он выдается и насколько.

После того, как в компании будет удобный электронный архив страховой документации, можно уже задумываться и об автоматизации различных бизнес-процессов, например, урегулирования убытков. В этом случае процесс урегулирования убытков будет прозрачен для руководителей и сотрудников и, соответственно, клиентов, то есть появится возможность видеть, у кого и на какой стадии и находится процесс рассмотрения заявления от клиента. Можно в процесс согласования включить «постоянных контрагентов», таких как независимые эксперты и станции ремонта и ТО, предоставляя им доступ к документам через web-интерфейс, либо выгружая их на специальный портал. Можно также вести реестр типовых повреждений с целью сбора статистики и принятия управляющих действий с учетом этой статистики, и т. п. Дальнейшим развитием системы может быть сбор не только документов, но и «кейсов» по разбору различных страховых случаев.

Источник: DIRECTUM Club