Электронный документооборот: снижение затрат на бизнес-процессы и повышение их качества

За последние годы в России наконец-то утвердилось мнение, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любой организации. На рынке созрело понимание того, что внедрение системы электронного документооборота (СЭД) предполагает не только наведение порядка в бумагах, но и является мощным экономическим фактором развития. Стало гораздо больше масштабных комплексных внедрений в банках.

В кризисный период многие компании и банки стремились к сокращению издержек и оптимизации своих расходов. Неудивительно, что среди систем электронного документооборота наибольшую популярность приобрели решения, от которых можно получить отдачу в виде повышения операционной эффективности и снижения расходов.

Естественно, прежде чем выбрать ту или иную систему, заказчик тщательно анализирует все предложения, сравнивает системы электронного документооборота. Соответственно, усилилась конкуренция в плане предлагаемых решений.

Рыночные тенденции

Одним из важнейших факторов, влияющих на рынок СЭД, является законодательство. Всевозможные законы, приказы, указания, выпускаемые как Государственной думой, так и Центральным банком, а также ГОСТы, безусловно, диктуют свои правила развития рынка СЭД.

«Наиболее значимыми событиями за последний год я бы назвал вступление в силу Указания ЦБ №2346-У, позволяющего банкам хранить и предоставлять регуляторам в электронном виде некоторые виды документов, а также подписание президентом новой редакции закона «Об электронной подписи», - говорит Михаил Перевозчиков, руководитель DIRECTUM-M.

Еще один тренд, заметный в банках, - это усовершенствование работы с документами, уже  переведенными из бумаги в электронный вид. Михаил Перевозчиков в качестве примера приводит работу с кредитными досье: «В рамках процесса рассмотрения заявки на кредитный продукт в CRM-системе многие документы уже давно сканируются, распознаются и обрабатываются в электронном виде, но повторное использование электронных образов документов, связанных с заявителем или кредитным продуктом, после одобрения заявки часто оказывается затруднено. В связи с этим в последнее время часто инициируются проекты по созданию электронного архива, интегрированного с существующими ИТ-решениями банка: его АБС, CRM-системами».

Под натиском бумажного потока

Банковские структуры одними из первых начали внедрять у себя системы электронного документооборота. И это неудивительно. Ведь по сравнению с другими организациями в банках, как правило, значительно больший объем документооборота: организационно-распорядительной и платежной документации, официальной переписки и т.д. С одной стороны, это связано со спецификой банковской деятельности, которая чрезвычайно регламентирована и требует обработки больших объемов входящей и исходящей корреспонденции. С другой стороны, на кредитные организации направлено бдительное око регулятора, который в обязательном порядке требует официальных подтверждений того или иного аспекта деятельности. Это, в свою очередь, вынуждает банки официально документировать в виде приказов, внутренних документов то, что в иных организациях могло бы вполне эффективно существовать в качестве сообщения электронной почты, отмечает Михаил Ковалев, начальник управления предоставления и обслуживания кредитов Флексинвест Банка. Кроме того, существует необходимость со стороны клиентов - юридических лиц, а в последнее время и все большего количества физических лиц, осуществлять взаимодействие с банком дистанционно: по Интернету, системам «клиент-банк».

В случае если банк имеет территориально распределенную структуру, проблема обмена документами между подразделениями и документооборота в целом становится особенно актуальной.

Начальник управления документа-ционного сопровождения инвестиционного банка «КИТ Финанс» Наталья Рожкова рассказывает, что СЭД необходима для решения ряда важных задач, стоящих перед банками. Во-первых, это организация единой автоматизированной централизованной регистрации и хранения входящей, исходящей, внутренней организационно-распорядительной и иной документации, в том числе в удаленных офисах. Во-вторых, обеспечение однократной регистрации документов в организации по единым правилам, установленным для всех офисов. В-третьих, автоматизация и ускорение процесса оперативной доставки документов получателям в структурных подразделениях, а также автоматизация процесса отслеживания и контроля соблюдения сроков согласования и исполнения документов. Далее, это создание единой корпоративной базы нормативных и распорядительных документов с разграничением прав доступа к ним между пользователями (при этом в базе хранятся как данные документа, так и его сканированный образ). Наконец, организация информационно-справочной работы по документам и оперативного их поиска, а также автоматизация учета архивного фонда документов.

По мнению Михаила Перевозчикова (DIRECTUM-M), с одной стороны, банковские сотрудники обладают значительными компетенциями как пользователи, и знакомство с новым ИТ-решением проходит быстро. С другой стороны, бывает, что излишняя «технологичность» банков даже мешает новым внедрениям, когда процесс интеграции новой системы в текущую ИТ-инфраструктуру становится сравним по сложности с самим прикладным решением. «По сравнению с госорганами или предприятиями производственного сектора, где электронная форма документов не так сильно распространена, при внедрении СЭД в банках встает вопрос конвертации исторических данных не из бумаги в электронный вид, а их перевод из одной электронной формы в другую», -отмечает эксперт.

Нужно подчеркнуть, что в силу специфики информации, которой обладают банки, особо остро при эксплуатации СЭД стоит вопрос обеспечения информационной безопасности и защиты данных, особенно персональных.

Эффективность СЭД

Внедрение СЭД позволяет экономить время, повышать КПД сотрудников и компании в целом, снижать «бумажный» оборот, а вместе с этим и расходы организации.

Эффективность внедрения СЭД в полной мере можно оценить по истечении некоторого времени, не менее трех месяцев, при условии эксплуатации ее полного функционала путем экспертной оценки и опроса основных пользователей СЭД, считает Наталья Рожкова (банк «КИТ Финанс»). Эксперт рассказала о достигнутых результатах от внедрения СЭД в банке, полностью оправдавших вложенные ресурсы и трудозатраты. Так, была обеспечена прозрачность процессов подготовки и согласования документов, контроль сроков согласования и соблюдения при этом исполнительской дисциплины, повысилось качество работы с проектами документов. Удалось снизить затраты на подготовку и хранение бумажных копий документов, увеличить скорость процессов согласования и утверждения. В банке была создана единая база данных по зарегистрированным во всех офисах организации документам (входящим, исходящим, нормативным и распорядительным) с возможностью поиска и построения отчетов. Это позволило, в свою очередь, существенно снизить риски утери бумаг, отправленных конвертов и сократить время поиска документов по запросам сотрудников.

Удалось систематизировать информационные потоки организации и установить единые стандарты регистрации корреспонденции для головного и региональных офисов. Была организована доставка документов исполнителям по электронной почте вместе с отсканированным образом и регистрационной информацией. В банке произошла автоматизация контроля исполнения запросов клиентов и контрагентов, поступающих в адрес кредитной организации, существенно повышен уровень достоверности отчетов по контролю исполнения запросов клиентов и контрагентов, предоставляемых руководителям банка. Также была проведена автоматизация деятельности архива банка (организовано ведение единой базы архивных дел, учет выбытия дел и их передачи в архив, выдача дел сотрудникам структурных подразделений).

С технической точки зрения СЭД обладает следующими преимуществами. Во-первых, это комплексное решение задач автоматизации документооборота и административных процессов. Во-вторых, СЭД хорошо интегрируется в имеющуюся инфраструктуру информационной системы банка. В-третьих, возникает возможность использования большого количества прикладных решений.

Юридическая загвоздка

Основная проблема, о которой говорят специалисты в связи с СЭД, - это усложненность создания электронного документооборота, соответствующего требованиям законодательства Российской Федерации и признаваемого с юридической точки зрения, т.е. с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП). Решить данный вопрос на уровне отдельно взятого банка возможности нет. Поэтому банкирам остается лишь надеяться на изменения в законодательстве. «В этом плане есть надежда на находящийся в финальной стадии рассмотрения законопроект «Об электронной подписи», который предоставляет больше свободы действий по сравнению с ныне действующим законом об ЭЦП, - говорит Михаил Ковалев (Флексинвест Банк). - Пока что есть ощущение, что электронный документооборот используется не так активно, как мог бы, не будь столь сложных требований к ЭЦП».

Психологический аспект

Когда речь идет о внедрении СЭД, нельзя забывать и о психологическом аспекте проблемы. Нет сомнений, что все изменения, особенно такие масштабные, всегда сопровождаются сопротивлением со стороны персонала, поскольку меняются привычные для всех способы выполнения работ. Также создается дополнительная нагрузка на сотрудников, задействованных в документообороте и делопроизводстве, поскольку сначала необходимо изучить и освоить новые технологии. Поэтому очень важно после введения СЭД в коммерческую эксплуатацию провести консультации сотрудников банка по работе в СЭД непосредственно по факту возникновения у них вопросов, подчеркивает Наталья Рож-кова (банк «КИТ Финанс»).

На рынке существует точка зрения, согласно которой перейти к электронным документам нельзя, если на то нет доброй воли сотрудников или жесткого указания руководителя банка. По мнению экспертов, более значимым все-таки является второй фактор. «Если руководство жестко не введет СЭД и не пресечет использование прежних методов работы, то сотрудники будут продолжать работать «по старинке» и компания не достигнет желаемого результата, -считает Михаил Ковалев (Флексинвест Банк). - Кроме того, даже если какое-то подразделение и проявит инициативу по переходу на электронный документооборот, то это лишь усложнит его взаимодействие с прочими подразделениями, не поддерживающими такую инициативу. Поэтому успех внедрения СЭД полностью в руках руководителя».

Наталья Рожкова (банк «КИТ Финанс») также уверена, что без указаний и поддержки со стороны руководителя проект по внедрению СЭД провести крайне сложно. Также важным фактором, по мнению эксперта, является личность руководителя проекта по внедрению СЭД, так как от его умения разрешать появляющиеся в ходе проекта проблемы во многом зависит, будет ли проект успешным.

Михаил Перевозчиков (DIRECTUM-M) подчеркивает, что всегда присутствует естественное для людей желание «не трогать то, что работает», особенно когда речь идет о сложившихся вековых традициях. «Поскольку особенность СЭД заключается в том, что она ориентирована на массовую работу в рамках организации, а не на какую-то специфическую предметную область, то перейти к электронным документам невозможно без поддержки ключевых пользователей и высшего руководства», - считает эксперт.

Чем больше будет степень понимания того, что СЭД - это мощный помощник в оптимизации процессов, что это инфраструктурная система, сфера применения которой очень широка, тем большее развитие получат системы, уверен руководитель DIRECTUM-M.

Источник: Национальный банковский журнал