Безбумажная "бумажная" работа

Статья «Краткий курс бумажной диетологии» дала хороший повод задуматься над термином «бумажная работа» руководителя. При отсутствии СЭД этот термин представляется однозначно: вот сидит солидный товарищ в кресле и разбирает стопку бумаг, принесенных симпатичной (или не очень) секретаршей вместе с чашкой утреннего кофе. Бумаги есть важные и не важные, но действий с ними, по сути, не много: их можно подписать, передать на исполнение, принять к исполнению себе, отложить на потом, сохранить «на всякий случай» (чтобы при возникновении этого случая долго искать документ).

Когда СЭД внедрена, все выглядит несколько загадочно: кофе секретарша приносит, а вот бумаг – уже гораздо меньше (разве что на подпись). Создается впечатление, что у руководителя освободилась куча времени на принятие важных стратегических решений. Однако, зачастую ничего не меняется, просто часть бумаг перекочевала в электронную папку «Входящие», а «бумажная работа» (т.е. разбор поступающей для рассмотрения информации) – осталась.

Самым простым и ощутимым эффектом переноса «бумажной работы» с бумаги в СЭД, пожалуй, является отсутствие необходимости думать над тем – сохранить документ «на всякий случай» или нет. Достаточно прочитать, понять суть и если в данный момент это не важно, то можно ссылку из папки «Входящие» убирать, т.к. при необходимости документ в электронном архиве всегда можно быстро найти. Ну, еще беспристрастная система не позволит отложить в долгий ящик и забыть важный, но сложный вопрос (напомнит лучше любой секретарши).

Все остальные аспекты оптимизации работы с ежедневной корреспонденцией, рассмотренные в статье, остаются актуальными и при использовании СЭД. Причем, внедрение СЭД должно стать хорошим поводим задуматься над этим вопросом и убить двух зайцев сразу: перевести бумагу в электронный вид и пересмотреть организацию процессов, чтобы сократить количество неважной информации.

Так что «бумажная диета», обозначенная автором указанной статьи, будет полезна и при использовании СЭД.