Будь готов — всегда готов: налоговые проверки без стресса и суеты с ИИ в электронном архиве

Согласно исследованию РАН, нехватка кадров в России по итогам 2023 года составила 4,8 млн человек. По статистике девять из десяти компаний страны испытывают дефицит персонала. При этом потребность в сотрудниках проявляется в разных направлениях деятельности — от рабочих специальностей до административно-управленческого персонала.

Когда в компании документы хранятся в разных местах, то при запросах контролирующих органов на сбор информации для ответа может уходить много времени. Чтобы избежать штрафов и оптимизировать работу с данными необходим электронный архив финансовых документов.

Заведите электронный архив и спите спокойно

За многие годы сформировалось стереотипное мнение, что сотрудники бухгалтерии вынуждены тратить много времени на подготовку к налоговой проверке, задерживаясь на работе сверхурочно. Современные информационные системы предоставили специалистам возможность экономить свое время.

Один из таких инструментов — электронный архив. С его помощью можно хранить финансовые и договорные документы, контролировать наличие печати и подписи на них, отслеживать недостающую первичку и быстро находить связанные документы по одной операции.

Преимущество «Финансового архива» Directum — возможность работать с разными потоками документов: бумажными и электронными, входящими и исходящими. В систему можно автоматически заносить:

• документы, которые поступили в компанию через сервис обмена (например, СБИС или Диадок);
• исходящие финансово-хозяйственные документы, сформированные в учетной системе;
• поступившую по электронной почте первичку от контрагентов;
• скан-копии входящих бумажных документов.

Схема наполнения электронного архива

Хорошая работа та, которую не нужно делать: ИИ сделает её за вас

Чтобы полностью автоматизировать наполнение электронного архива, можно воспользоваться интеллектуальными сервисами, встроенными в Directum RX Intelligence. Они освобождают сотрудников от рутинных операций и за них:

• классифицируют документы по видам и категориям;
• извлекают реквизиты и заполняют ими электронную карточку документа в системе;
• проводят перекрестные и арифметические проверки;
• сопоставляют наименования товаров и услуг со справочником номенклатур в учетной системе.

Сотруднику остается проверить корректность и полноту занесения документов. При этом система подсветит поля, которые вызывают сомнения в правильности распознавания.

Верификация извлеченных данных

Можно выделить список преимуществ использования интеллектуальных инструментов в связке с финансовым архивом:

• сокращается время на занесения оригиналов в систему и заполнение реквизитов в карточке;
• ускоряется поиск всего пакета документов по одной операции;
• исключаются ошибки, связанные с человеческим фактором: опечатки, пропуски, лишние пробелы;
• автоматически определяется маршрут согласования в соответствии с видом первичного документа;
• легко проконтролировать наличие подписи, печати и возврат подписанных документов со стороны контрагента благодаря оповещению заинтересованных сторон.

Вот бы еще документы к налоговой проверке сами готовились

Как правило, запросы от контролирующих органов поступают в неформализованном виде — на бумажном носителе или в формате PDF — с перечнем запрашиваемой информации. При этом сроки на подготовку ответа довольно сжатые, обычно не более десяти дней. За игнорирование и опоздание как правило грозят штрафы.

Для быстрой обработки требований ФНС и сбора запрашиваемых документов по нему, также можно прибегнуть к помощи искусственного интеллекта в связке с электронным архивом. Такую возможность можно реализовать под индивидуальные требования компании.

Без помощи человека ИИ извлекает из PDF-документа и заносит в систему все необходимые сведения.

Интеллектуальная обработка требований от ФНС

Далее с помощью инструментов поиска система автоматически подбирает нужные документы, одновременно подсвечивая недостающие. Бухгалтеру придет задача на верификацию извлеченных данных и проверку наличия запрашиваемых документов.

Подготовленные документы легко выгрузить из системы по соответствующей кнопке. Они сохраняются в необходимом для ФНС формате с файлами электронных подписей и PDF-версией для удобного просмотра.

В результате сотрудники тратят минимум времени на подготовку пакетов запрашиваемых документов, к тому же исключаются ошибки при сборе информации. Благодаря этому отчетность и предоставление данных по запросам контролирующих органов перестает быть головной болью для бухгалтеров и руководителей организации даже в условиях ограниченности человеческих ресурсов.