Взаимодействие крупных заказчиков с контрагентами через сервис обмена

По итогам посещения конференции RECS’2016 я бы хотела еще остановиться на докладе «Проблемы против перспектив: опыт проектов крупных заказчиков» Ивана Агапова, руководителя бизнес-направления Synerdocs. Иван затронул актуальные вопросы и рассказал об опыте взаимодействия крупного генератора трафика с контрагентами через сервис обмена, опыте налаживания роуминга и др.

Кто же такой генератор трафика? Это крупная организация, возможно, холдинговая структура с большим количеством контрагентов и/или большим трафиком документации. Генератор (инициатор) трафика обладает влиянием на контрагента и может в той или иной степени диктовать ему условия. Ранее я уже приводила пример c компанией X5 Retail Group, которая является ярким представителем генератора трафика.

Для большего понимания была приведена статистика:

Какие основные проблемы и потребности есть у инициаторов процесса?

Прежде всего, это огромное количество бумажной документации, которая занимает чуть ли не сотни квадратных метров архивной площади и предоставляется для сверок при помощи грузовиков. Документы постоянно теряются и порой месяцами перемещаются между контрагентами, а чтобы найти нужный, приходится произвести целый штурм архива. А если это подборка за несколько лет? Я молчу уже про время доставки одного комплекта. По-моему, проблема на лицо! И в этом случае компаниям требуются операторы ЭДО, так как очевидно, что без современных технологий просто не обойтись.

Но при внедрении возникают факторы, которые мешают скорейшему переходу на ЭДО. Чтобы документооборот был наиболее продуктивным, потребуется перевести всех контрагентов на электронный обмен. Это не так просто и быстро, тем более если количество контрагентов переваливает за несколько, а то и десятков тысяч.

Смешанный документооборот

При большом потоке документов встает еще одна проблема – разделение потоков смешанного документооборота, когда часть документов находится и обрабатывается в бумажном виде, а часть в электронном. Необходимо наладить работу с обоими потоками, не запутаться, какой контрагент каким образом работает. А ведь еще остается вопрос архивного хранения!

Многие компании считают, что в данном случае все эти вопросы может решить оператор. Но зона его ответственности согласно законодательству все-таки уже.

Здесь на помощь компаниям приходит решение, которое может объединить в себе хранилище документов (с поддержкой местонахождения бумажных вариантов), взаимодействие с оператором ЭДО для отправки документов и получения статусов, а также связь с учетной системой организации и возможность подготовки документации к проверкам.

О таком решении и рассказал Иван в своем докладе – это МФУД (Межкорпоративный финансово-учетный документооборот). Комплексное решение закрывает все вышеперечисленные задачи и позволяет автоматизировать и упростить процесс работы с первичной документацией, выстроить логично бизнес-процессы работы и с бумажными, и с электронными документами, при этом не забывая и о безопасности. Был приведен и конкретный пример реализации.

Вы можете ознакомиться с полной презентацией доклада.

Или посмотреть вебинар «Обмен документами в особо крупных размерах. Практика одной компании» (1 ч.)