Бухгалтеру в помощь: как выбрать электронный финансовый архив
Одна средняя российская компания в месяц обрабатывает тысячи финансово-хозяйственных документов. Если хранить первичку в бумажном виде, то за пару лет канцелярия способна занять площадь однокомнатной квартиры. На поиск нужной информации в таком хранилище может уйти от пары часов до нескольких дней или даже недель. Ситуация становится стрессовой с приближением налоговой проверки, так как добавляются сжатые сроки. Растет риск человеческой ошибки, а вместе с ним — вероятность получить штраф от контролирующих органов. Что делать? Перевести финансовый архив в цифру. Расскажем, на что обратить внимание при выборе системы.
Пункт 1. Функциональность
В электронном финансовом архиве хранятся первичные учетные документы — накладные, счета-фактуры, счета на оплату, акты, договоры и пр.
Евгений Кузнецов
Руководитель проектов развития бизнеса Directum
Многие компании пытаются создать универсальный архив для всех видов документов. Это не совсем верно. Большинство бухгалтерских документов имеют временный срок хранения (до 10 лет). К такого рода файлам требуется оперативный доступ, в том числе из учетной системы, а также наличие связей между документами. Структура при этом выстраивается от номенклатуры дел. Другое дело — проектно-сметная документация: архив формируется от проектов. Или кадровые документы, которые требуют долговременного хранения. Разные задачи — разные виды архивов. Это соответствует рекомендациям Росархива.
Как компании организовать финансовый архив, чтобы соблюсти требования законодательства и упростить работу бухгалтеру? Обратите внимание на:
- Удобную фильтрацию файлов по критериям — периоду, виду, атрибутам. Ускоряет поиск необходимых документов в 15-20 раз.
- Настройку связей между документами. Помогает сгруппировать информацию по определенным условиям, например по поставщикам.
- Поддержку электронной подписи. Обеспечивает неизменность файлов и сохраняет юридическую значимость документа.
- Контроль полноты архива. Сотрудник при помощи специальных списков проверит, какие экземпляры ожидают подписи в ЭДО или по каким образцам отсутствуют скан-копии подписанных контрагентами бумажных документов.
- Возможность выборочной и массовой выгрузки. Бухгалтер оперативно соберет пакет файлов по требованию налоговой или запросу сотрудников.
Сотрудник может указать критерии для выгрузки документов
Пункт 2. Интеграции с сервисами ЭДО, учетной системой и витринами данных
Файлы попадают в виртуальное хранилище через:
- учетную систему;
- сервисы ЭДО;
- сканер: заносятся копии бумажных документов.
Единую экосистему хранения компания сможет создать только с тем финансовым архивом, у которого есть интеграция с используемой в организации бухгалтерской системой и сервисами обмена, например, СБИС или Диадок.
Если компания состоит в налоговом мониторинге, то привычные проверки ФНС проходят онлайн в автоматическом режиме. Чтобы открыть инспектору доступ к первичным учетным документам, необходима интеграция электронного архива напрямую с системой «Налог-3» или через витрину данных. Такой налоговый режим облегчает работу, ведь количество дозапросов и риск получить штраф уменьшаются.
Пункт 3. Искусственный интеллект
Чтобы быстро наполнять электронный архив, пригодятся интеллектуальные сервисы. Они снизят затраты на рутинные операции — занесут документ в систему, проверят корректность реквизитов и сумм, подберут и сопоставят номенклатуру с ценами и позициями заказа, синхронизируют данные между системами компании. Человеку останется проверить корректность и полноту занесения.
Благодаря AI-инструментам специалисты также смогут оперативнее подготовиться к налоговой проверке. ИИ извлечет и занесет в систему все необходимые сведения из требований ФНС — дату и номер, сроки предоставления отчета, перечень истребуемых документов, контрагентов, период. Также виртуальный помощник найдет в системе и подготовит для выгрузки запрашиваемые документы.
Пункт 4. Безопасность
При использовании финансового электронного архива компания может разграничить права доступа — например, скрыть файл для отдельной группы пользователей или наоборот выдать возможность просмотра. Таким образом снижается риск потери документа и утечки конфиденциальной информации.
Евгений Кузнецов
Руководитель проектов развития бизнеса Directum
Цифровой архив усиливает контроль над документами. Конечно, выйти из строя может любая техника, в том числе и в силу каких-то внешних причин — например, из-за пожара или потопа. Рекомендую обратить внимание на возможность создания резервной копии. В таком случае восстановить «утраченный» электронный документ не составит труда.
Финансовый архив Directum RX отвечает всем необходимым требованиям и помогает централизованно хранить первичку — как цифровые, так и скан-копии бумажных документов. Компания может выбрать облачный или локальный вариант поставки и дополнить его ИИ-сервисами.
Решение уже используют «Татспиртпром», сеть магазинов «Подружка», «Теплоэнерго» и другие.
Комментарии 0