Чем долговременный электронный архив лучше внеофисного хранения

Если ваш архив перерос ваши возможности, не пора ли передать его на поруки внешней организации? Разберемся.

Внеофисное хранение или аутсорсинг — это передача документов на ответственное хранение и обслуживание сторонней организации. Бизнес может воспользоваться этими услугами, основываясь на новых Правилах хранения 2023 года (см. раздел X. П. 133).

Неочевидные минусы внеофисного хранения

Освободить место, но…

Казалось бы, внеофисное хранение помогает решить проблему нехватки места на постоянно растущий архив. Но оно не решает проблему того, что ваш бумажный архив продолжит разрастаться и занимать все больше полок, коробов, а плата за это будет все время увеличиваться.

Хранить по закону, но…

Разбираем вопросы по длительному хранению электронных документов Хранение бумажных документов в соответствии с законодательством и нормативами может быть сложной задачей. Компании, обслуживающие внеофисные хранилища, обычно имеют опыт и инструменты для соблюдения всех требований. Но за все нужно платить — услуги таких организаций недешевы.

Порядок в архиве, а точно ли…

Аутсорсинговая компания (АК) в сфере архивного дела — это не тот архив, который заложен в понимание каждого архивиста, а скорее склад. Для аутсорсеров не имеет значения, что хранить и сколько времени. Они знают о документах многое, могут провести экспертизу ценности и структурировать документы клиента, но, экспертиза не является обязательным условием, и дополнительные услуги потребуют ещё больших расходов.

Для ауторсиноговой компании единицей хранения является короб. В нем могут быть как структурированные дела, так и документы россыпью, часто с истекшими сроками хранения. Достигнутая цель сохранить документы не спасает от необходимости наводить в документах порядок и задачи контролировать их сроки хранения и уничтожения.

Учитываем риски и расходы

Передавая документы на хранение компания должна быть уверена, что не будет утечки или потери информации. К выбору АК стоит подходить очень ответственно — проанализировать все договорные документы, проверить условия хранения, отзывы клиентов. Также нужно просчитать расходы на внеофисное хранение в перспективе, то есть во сколько оно обойдется компании с учетом роста архива, периодических выемок и других ситуаций.

При заключении договора обращайте внимание на все тонкости — часто первый этап хранения бывает очень привлекательным по цене, а потом начинаются сюрпризы в виде дополнительных платежей или двойной тарификации — когда поставщик услуг начисляет оплату за короба и отдельно за каждый документ, который в них хранится. Другой проблемой может стать высокая стоимость выхода из процесса хранения. И при решении не продлевать договор хранения архивных документов вы можете получить счет на очень внушительную сумму.

Обратите внимание, что компания, организующая хранение, должна соблюдать Правила хранения 2023, в которых описан комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии. Поэтому, если у вас уже есть договор на внеофисное хранение, его необходимо пересмотреть на соответствие новым Правилам.

Время — деньги

Самое плохое, что внеофисное хранение становится тормозом для бизнес-процессов. Если нужно найти определенный документ, каждый раз приходится не только платить за выемку, но и тратить очень много времени. Предположим, надо сверить несколько цифр с данными из архивных документов. Для этого нужно: 1. составить список документов, 2. определить соответствующие короба, 3. составить заявку на выемку коробов и 4. передать аутсорсеру. Внешняя компания 1. принимает заявку, 2. достает короба, 3. выписывает наряд на доставку, 4. загружает, 5. доставляет заказчику. От заказчика требуется: 1. принять, 2. разгрузить и только после этого использовать документ. Затем весь процесс надо выполнить в обратной последовательности, чтобы вернуть документ на место.

Федот, да не тот

Сейчас АК дополнительно к традиционному хранению бумажных оригиналов документов предлагают услуги по оцифровке и созданию электронной базы. Некоторые даже могут хранить данные на своих серверах. Такую базу они позиционируют как электронный архив (ЭА), но на самом деле он не выполняет эти функции полноценно: нет учета, комплектования, юридически значимого хранения, удобного использования и своевременного уничтожения документов.

Настоящий архив представляет собой единую базу данных для структурированного хранения электронных документов с распределенными правами доступа, обеспечивающую полный цикл хранения и выполнение соответствующих процедур. Система электронного архива документов поддерживает технологии и производственные процессы, необходимые для его функционирования.

Такие ИТ-решения есть — компания может интегрировать электронный архив со своей информационной системой и не платить никому за услугу с сомнительной выгодой. Например, почитайте подробнее о решении Directum для электронных архивов.

Держим курс на цифровизацию

Поскольку проблема юридически значимого хранения в каждой компании со временем становится только острее, стоит уже сейчас задуматься о том, как хранить документы долго, удобно и с учетом требований нормативных актов. Уже упомянутые новые Правила рекомендуют применять специализированную систему хранения электронных документов (СХЭД) — смотрите Раздел 1 п. 4. Там детально описаны правила работы с электронными документами в целом.

Словом, законодательство развивается, и архивистам нужно идти в ногу со временем.

Иван Агапов (Directum): «Перевод бухгалтерских документов в электронный вид — это тренд, который держится в топе не первый год» Давайте вспомним с каких проблем компании и архивиста мы начали: освободить место, хранить по закону, соблюдать порядок в архиве. Эти проблемы можно решать принципиально по-новому.

Новые шкафы не нужны

Для начала важно затормозить рост бумажного архива — закон позволяет создавать и хранить в электронном виде 90% внутренних, 90% кадровых, 99% бухгалтерских и финансовых документов.

Правда, компании по-прежнему обязаны хранить бумажные оригиналы, которые изначально создавались в этом виде. Но по крайней мере старые архивы требуют только поддержания, расходы на них привычны и будут снижаться при наступлении сроков уничтожения документов.

Наводим порядок

Электронный документооборот помогает выстроить весь процесс работы с документом, в том числе и упорядочить хранение. Для этого сначала надо определиться, под какие задачи и типы документов нужен электронный архив.

Если вы уже организовали электронный документооборот кадровых и других документов с длительными сроками хранения, то вам нужен электронный долговременный архив. И такие системы, которые обеспечивают хранение до 50 лет и более уже существуют.

Кстати!

Внеофисное хранение может стать полезным дополнением к ЭА. В этом случае можно оцифровать бумажные оригиналы, систематизировать их и занести в свою корпоративную систему, а бумагу отдать на аутсорс-хранение. Так освобождаются площади, но данные все равно остаются в распоряжении сотрудников. Главное, чтобы сканирование было сделано с выделением текстового слоя, тогда документы будут доступны для быстрого поиска по содержанию, а потребность в выемке будет минимальной.

Семь причин выбрать электронный архив

Как хранить документы, чтобы прочитать их даже через десятки лет Хотя внедрение электронного архива может потребовать финансовых и временных затрат на обучение сотрудников и переход к новым технологиям, в перспективе оно принесёт значительные выгоды и повысит эффективность работы компании. Вот несколько причин, почему стоит прямо сейчас заняться этой задачей:

1. Удобство поиска и доступа. В электронном архиве можно найти нужный документ с помощью поиска по ключевым словам или с помощью фильтров. Электронные документы могут быть доступны из любой точки мира, что упрощает совместную работу и обмен информацией.
2. Единая база всех документов компании. В одном месте и по единым правилам хранятся все документы организации — электронные оригиналы и скан-копии, кадровые, организационно-распорядительные, бухгалтерские и другие документы. Единая точка запроса документов понятная всем пользователям и экономит время.
3. Повышение эффективности работы архивной службы. ЭА позволяют автоматизировать многие рутинные действия и архивные процедуры, которые отнимают время. Архивист сможет сосредоточиться на интеллектуальных задачах, например, систематизации и экспертизе. А при увеличивающейся нагрузке не придется расширять штат.
4. Соблюдение правил и требований архивного хранения. Разработчики электронных архивов руководствуются требованиями законодательства и оперативно обновляют продукт, чтобы им соответствовать
5. Улучшенная безопасность. В электронном архиве можно реализовать эффективные механизмы защиты данных, такие как шифрование, резервное копирование и ограничение доступа.
6. Сокращение затрат. Стоит только один раз создать систему и наладить загрузку в нее документов, и компания уже сделает большой вклад в свое цифровое будущее. ЭА помогают эффективно передавать на хранение увеличивающийся поток документов, а также сокращать затраты.
7. Экологическая ответственность. При переходе на электронное архивирование сокращается использование бумаги и тонера принтеров, что снижает уровень загрязнений. Для больших корпораций этот эффект будут существенным. Общее направление на экологичность могут поддержать архивисты и все внутренние службы.

Хотите повысить свою квалификацию архивиста?

Подайте заявку на двухдневный курс по организации работы с цифровыми архивами и хранению электронных документов.