Как работают электронные архивы. Вопросы и ответы

Благодаря внедрению цифровых архивов можно выстроить структурированные процессы работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до передачи на длительное хранение и уничтожение.

Как документы загружают в электронный архив?

При беспорядке в документах, в том числе в электронных, сдача их в архив будет проблемой. Если же наладить выгрузку документов из оперативной информационной системы хранения документов в архивную, сканирование и умное распознавание бумажных, то все просто. Такое преимущество легко получают пользователи системы Directum RX.

Кейс Новосибирского государственного экономического университета

Сначала в университете организовали единую информационную среду работы с документами, оцифровали обработку обращений через электронную приемную, создание и запуск на согласование служебных записок, оптимизировали регламентированные процессы. На примере нескольких выстроенных в системе регламентов согласования вуз в дальнейшем самостоятельно настроил дополнительные собственные регламенты.

На следующем этапе приступили к внедрению модуля «Долговременный архив». Итогом стали перевод в цифру и оптимизация процессов передачи документов на длительное хранение, поиска и управления архивными данными.

Ответственный за делопроизводство сотрудник формирует сдаточные описи и контейнеры электронных архивных документов и передает их на хранение в «Долговременный архив». При загрузке автоматически проверяются дубли документов, целостность и корректность формата и состава контейнера. Если выявляются ошибки, загрузка прерывается.

Как хранить документы, чтобы прочитать их даже через десятки лет Созданные в корпоративной ИС документы помещаются в дела, система берет электронные подписи документов и усовершенствует их для длительного хранения: проставляет метки доверенного времени (МДВ).

Схема передачи документов на длительное хранение в Directum RX

В соответствии с требованиями законодательства, «Долговременный архив» распределяет поступившие дела по фондам, далее по описям, разделам и так далее, выстраивая иерархическую структуру хранения для удобного поиска и управления контентом. Обеспечивается сохранность, целостность и неизменность документов, а также в фоновом режиме проходят обязательные процедуры и проверки. Решение дает возможность эффективно использовать информацию из архива через запросы сотрудников на доступ к оригиналам.

Как получить документы из электронного архива?

Если раньше, чтобы воспользоваться бумагами из архива, нужно было сначала прийти в подразделение, оформить пропуск и затратить время на поиск и копирование информации, то сейчас процедура упростилась до нескольких кликов в корпоративной системе. Пользователь отправляет запрос непосредственно через привычный интерфейс и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. Система фиксирует все действия с оригиналами: например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и т. д.

Как архивист обрабатывает запрос документов в информационной системе?

Схема бизнес-процесса запроса архивных документов в Directum RX

Какие преимущества получает делопроизводитель при использовании цифрового архива?

Рассмотрим, как повлиял е-архив на работу по опыту Новосибирского госуниверситета. В результате внедрения Directum RX организация повысила эффективность обработки, хранения и передачи документов на согласование по формализованным регламентам, ускорила принятие решений и подготовку ответов по внутренним вопросам вуза, минимизировала потери документов, усилил контроль исполнительской дисциплины, снизила нагрузку на делопроизводителей и архивистов.

«Внедрение позволило совершенствовать корпоративную культуру в университете: улучшилась рабочая среда, управленческие процессы стали прозрачными, повысилась ответственность сотрудников. Мы считаем проект уникальным — в кратчайшие сроки удалось перестроить и автоматизировать большинство бизнес-процессов государственной компании. Университет смело может стать примером для многих вузов и колледжей России», — Наталья Лужанская, руководитель группы сопровождения информационных систем ФГБОУ ВО «НГУЭУ».

На сегодняшний день в системе Directum RX работают более 1100 сотрудников, обрабатывается порядка 3500 задач в день, а исполнительская дисциплина составляет 93%.

Есть ли сложности работы с электронными архивами?

В начале ввода освоения нового программного продукта у пользователей может возникать сопротивление. Неприятие связано с привычкой использовать традиционные способы и уже хорошо известное рабочее окружение. Очень важно провести обучение, поддержать сотрудников, показать перспективность освоения новых инструментов.

Вот что говорит Светлана Ковалевич, главный бухгалтер, пользователь электронного архива Directum RX в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете («ЛЭТИ»): «Как и со всем новым, что появляется в нашей жизни, с использованием электронной системы документооборота также возникают сложности. Но можно всегда обратиться за помощью в техподдержку. Интерфейс системы достаточно прост, и действия, которые выполняются с его помощью, запоминаются очень быстро. Directum RX введён в эксплуатацию несколько месяцев назад, и за такой короткий период для нас значительно упростилось согласование договоров. Все это позволяет экономить самый ценный ресурс — время!».

Порядок в документах и безупречная репутация: как внедрить СЭД и избежать саботажа Например, в ЛЭТИ было несколько попыток ввести цифровой архив и документооборот, однако и системы оказались не подходящими, и процесс внедрения был неудачным. Directum RX выбрали, потому что у этой системы понятный интерфейс, она базируется на используемой в вузе операционной системе семейства Linux, есть широкий инструментарий по работе с внешними системами, её можно доработать своими силами, и главное — система соответствует требованиям импортозамещения.

Статья подготовлена по материалам журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии», газеты »Электрик» и конкурса ИТ-проектов Directum Awards.