Чем системы документооборота могут быть полезны банку?

В банках существует достаточно много процессов, связанных с хранением и движением информации как в бумажном, так и в электронном виде. Системы электронного документооборота (СЭД) как раз и созданы для решения подобных задач.

В банках СЭД обеспечивают, например, быструю обработку клиентских документов (справки, скан-копии документов, договор) при оказании клиенту каких-либо услуг (кредит, депозит, сейфовая ячейка и пр.), контроль комплектности и фиксацию их передачи в центральный архив из филиалов.

Достаточно актуальной задачей для банка остается организация хранения бухгалтерских документов дня в электронном виде (согласно ЦБ 2346-У). Это необходимо, чтобы сократить архивные площади и ускорить процесс подготовки к проверкам ЦБ. Для реализации этой задачи от СЭД требуется специализированное решение.

Иногда банки решают проблему недостатка больших площадей для архива документов с помощью аутсорсинговых компаний, занимающихся внеофисным хранением документов. Здесь СЭД будет полезна с точки зрения хранения скан-образов передаваемых документов с гибкими возможностями их поиска и с фиксацией информации о единицах хранения (номера коробов и т. п.).

Зачастую банками озвучивается задача фиксации и обработки запросов регулирующих органов. Особенно важно отработать новые постановления ЦБ в отведенный срок. В СЭД это реализовано через напоминания и аналитическую отчетность для более удобного контроля отработки постановлений.

Не последнюю роль играют и задачи построения эффективной работы с совещаниями. Это, в первую очередь, касается кредитных комитетов и заседаний правления, по итогам голосования на которых выдаются поручения, запускаются определенные процессы, подготавливается ряд документов. СЭД позволяет упростить данные процессы, а также контролировать исполнение решений по протоколу совещания и накапливать корпоративную базу знаний принятых решений.

Каждый банк на базе систем документооборота дополнительно реализует движение различных заявок и заявлений, например заявок с обращениями в ИТ-службу банка, заявок на установку/ обслуживание POS-терминала или банкоматов, заявлений на отпуск/прием/ увольнение сотрудника.

Таким образом, СЭД решает эти и многие другие задачи банка. Автоматизация бизнес-процессов интересна не только рядовым сотрудникам, но и руководству благодаря возможности контроля ключевых показателей эффективности по различным бизнес-процессам, а также благодаря работе с СЭД через интерфейс популярных сегодня мобильных устройств.