Бизнес-аналитика в современных СЭД/ЕСМ-системах. Обзор систем.
Интерес к аналитическим решениям в СЭД будет расти, поскольку они позволяют решать жизненно необходимые задачи – оптимизации и повышения эффективности деятельности. Рассмотрим какие возможности сейчас есть в ПО вендоров российского рынка ECM.
Современные системы электронного документооборота хранят в себе огромное количество информации, но как правило большая ее часть скрыта. Визуализация скрытых данных открывает новые возможности и позволяет выйти на качественно новый уровень контроля процессов.
Развивать практики анализа можно и в разных предметных областях: продажи, управление проектами, работа канцелярии. Какую бы область мы не выбрали всегда есть показатели, отражающие реальное состояние дел. А то, как это преподнести пользователю – уже задача СЭД и предоставляемых ими инструментов визуализации.
Давайте рассмотрим как реализованы инструменты аналитики у ведущих игроков отечественного рынка СЭД.
ЭОС
Что касается инструментов аналитики, то в EOS for SharePoint 4.2 расшились возможности фиксирования информации, необходимой для построения аналитических отчетов. Теперь пользователям все сроки могут быть установлены с учетом времени, в системе дополнительно фиксируются сроки выполнения, неисполнения и другие, что позволяет эффективно и гибко организовывать сбор аналитической информации. Дополнительно система предоставляет следующие возможности: создание новых отчетов, ознакомление с подготовленными отчетами, анализ информации отчетов, а также публикация диаграмм и графиков на портале SharePoint.
В релиз EOS for SharePoint 4.2 уже «в коробке» включены все основные шаблоны отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников. Все отчеты в EOS for SharePoint могут быть просмотрены как непосредственно через веб-интерфейс системы, так и с использованием MS Excel. Представление отчетных форм в таком формате подает аналитическую информацию, содержащуюся в отчете, более детально и наглядно, что облегчает ее восприятие.
Формирование статистических сведений по документообороту возможно как с Dashboard рабочего стола, так и с отдельного раздела портала. Также имеется возможность создания своих отчётов без программирования.
Отчеты в графическом виде в EOS for SharePoint 4.2
«Логика бизнеса»
С первыми запросами на бизнес-аналитику для ECM в «Логике бизнеса» столкнулись в 2007-2008 годах. Они исходили от компаний, накопивших большие объемы данных. Однако массовыми такие запросы (если не считать стандартного для СЭД функционала отчетов по согласованию и исполнению документов) не стали.
В ECM-решениях «Логики бизнеса» средства бизнес-аналитики представлены различными инструментами:
● Различные отчеты по работе с документами, встроенные в решения. Дополнительные отчеты можно создавать при помощи генератора отчетов либо специализированной библиотеки построения отчетов.
● Средства инфографики, наглядно представляющие сводную информацию в графической форме и позволяющие вывести эту информацию на портал, в отчет, на рабочее место сотрудника.
● Интеллектуальное сравнение документов. Этот инструмент можно использовать как для простого сравнения разных версий документов (чаще всего договорных), так и для поиска коллизий (противоречий) в нормативных актах, технической документации, регламентных документах и т.п.
● Инструменты Abbyy Compreno, которые позволяют автоматически классифицировать документы. Например, можно реализовать следующий сценарий: в организацию поступает документ, его содержание автоматически анализируется, документ классифицируется и отправляется на обработку по надлежащему маршруту.
«ИнтерТраст»
Универсальное аналитическое решение в составе флагманской системы компании «ИнтерТраст» –CompanyMedia – ориентировано на сбор, агрегацию, обработку и предоставление в удобном виде и в реальном времени данных, основанных на фактической информации, содержащейся в системе и отражающей различные аспекты деятельности организации в интересах принятия управленческих решений, анализа эффективности деятельности, оценки персонала.
Аналитическое решение позволяет производить выгрузку данных из CompanyMedia в хранилище, их обработку и представление результатов обработки с помощью средств визуализации. Предметом анализа являются атрибуты различных документов, обрабатываемых в CompanyMedia: количественные, стоимостные, временные, сезонно-географические и другие показатели, а также события жизненного цикла, регистрирующиеся в системе.
Аналитика закупок в разрезе экономии средств в CompanyMedia
«ДоксВижн»
В системе Docsvision можно выделить два уровня работы с аналитическими данными. Первый – это собственно средства платформы, среди которых можно выделить, во-первых, инструменты для сбора KPI бизнес-процессов. Для этого в системе управления БП есть специальный механизм настройки, позволяющий автоматизировать получение, агрегацию, обработку различных параметров процессов. Кроме того, есть средства настройки агрегированных представлений данных, которые позволяют отображать данные из различных приложений, агрегированные в табличные отчеты, выгружать их во внешние расчетные системы (например, в Exсel), производить онлайн операции с данными – группировки, сортировки, фильтрации и пр. С этими инструментами могут работать настройщики, не владеющие специализированными инструментами бизнес-аналитики и программированием.
Вторая группа инструментов - более низкоуровневая, она потребует знания технологий OLAP, SQL сервера и, возможно, программирования. Эти средства позволяют правильно подготавливать данные для выгрузки или отображения в тех или иных специализированных инструментах бизнес-аналитики, развернутых в корпоративной информационной системе.
Рабочее место руководителя проекта – инструмент анализа хода проектов и процессов в модуле Docsvision «Менеджер задач»
Средства бизнес-анализа так или иначе используются во всех проектах «ДоксВижн», в зависимости от масштаба проекта, разнообразия процессов и требований бизнес-заказчиков. Если используются стандартные готовые коробочные решения, то обычно дело обходится стандартными встроенными в систему средствами отчетов. Но в большинстве случаев речь идет о создании проектных решений с использованием как встроенных инструментов платформы, так и внешних инструментов бизнес-аналитики.
Cognitive Technologies
Эта компания также уделяет серьезное внимание развитию функционала аналитики. Если в прежние годы для получения аналитики и построения отчетов требовалось участие разработчика, то сегодня инструментарий стал гибким и удобным. Пользователь сам имеет возможность решить эту задачу средствами визуального конструктора. Отдельные виды работ может выполнять системный администратор. Как правило, это требуется в случаях, когда руководство формулирует (или меняет) новые требования по представлению аналитики. В отличие от обычной статистики, модуль бизнес-аналитики позволяет визуализировать информацию, представить ее в максимально удобном для восприятия формате, с использованием графики, интерактива и так далее. В практике Cognitive Technologies функционал аналитики востребован во всех проектах.
FTS Russia
Предлагаемые компанией ECM-решения M-Files позволяют легко структурировать любой корпоративный контент (документы, изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы и др.) при помощи метаданных, которые могут быть проанализированы и представлены в удобном для восприятия графическом виде. Для анализа и визуализации данных используются инструменты популярной аналитической платформы Power BI от компании Microsoft. Технологии Power BI позволяют пользователям быстро и просто создавать интерактивные отчеты и панели мониторинга ключевых показателей, делиться выводами, тенденциями и прогнозами. Данные могут быть доступны в любом месте и с любого устройства (ПК/планшеты/смартфоны).
Функционал бизнес-аналитики был задействован, к примеру, в проекте автоматизации закупочной деятельности крупной строительной компании с разветвленной организационной структурой. Все важные для руководства показатели в области закупок (объемы, бюджеты, сроки) были сведены в единую информационную панель мониторинга, доступную в режиме реального времени.
Панель мониторинга закупок в M-Files
Другой пример – автоматизация службы клиентского сервиса многопрофильной ИТ-компании. В рамках проекта был разработан набор ключевых показателей деятельности службы поддержки и соответствующие информационные панели для их постоянного мониторинга.
Панель мониторинга клиентского сервиса в M-Files
DIRECTUM
Компания DIRECTUM также уделяет серьезное внимание аналитике. Конечно, в продукты компании включены отчеты по исполнительской дисциплине, но для полноценного анализа этого бывает не достаточно. Отчеты не показывают динамику, не позволяют «схватить» данные общей картинкой, что важно для понимания того, становится ситуация лучше или хуже. Требуется дополнительный удобный интерактивный инструмент аналитики.
В системе DIRECTUM, инструменты аналитики реализованы в модуле для руководителей среднего и высшего звена «Управление показателями эффективности». Для каждого из них настраивается состав необходимых показателей и удобный способ представления значений, данные могут быть получены не только из СЭД, а будут «подтягиваться» из любых других систем. Для наиболее популярных бизнес-решений определен выверенный на опыте состав показателей, которые могут контролироваться с помощью системы и отслеживаться по результатам внедрения.
В облачной системе DirectumRX инструменты анализа эффективности уже встроены в базовую функциональность и входят в стандартную поставку.
Панель «Мониторинг и анализ» позволяет руководителям взглянуть «сверху» на деятельность компании. По ней можно отслеживать исполнительскую дисциплину, своевременность выполнения задач, оценивать загруженность сотрудников и подразделений. Все это позволяет выявлять «узкие места» в работе подразделений и отдельных людей и своевременно принимать меры.
Панель «Мониторинг и анализ»
Отслеживаются такие показатели как:
● «Процессы с нарушением срока» в виде круговой диаграммы, долями которой являются разные процессы. Быстро определяем «проблемные» типы процессов.
● «Сотрудники с высокой загрузкой» в виде двух полосок по каждому: зеленая – это количество заданий без нарушения срока, красная – число просроченных заданий. Быстро определяем сотрудников, которые являются «бутылочными горлышками»: количество заданий высокое в сочетании с большим количеством «красного».
● «Динамика работы с заданиями» в виде графика с двумя линиями: общее число активных заданий на каждую дату и число заданий с нарушением срока (красным).
● «Коэффициент исполнительской дисциплины» со значением от 0 до 100%. Отличной исполнительской дисциплиной считается значение выше 90%, хорошей – выше 70%. Низкие значения говорят о том, что большая часть заданий не выполняется в срок.
При выборе значения показателя на стартовой странице мы можем перейти к странице с расширенными данными по нему. Например, выбрав конкретного сотрудника с высокой загрузкой перейти к странице, которая покажет из чего сложилась такая загрузка. Конечно каждый показатель нужно правильно интерпретировать.
Например, по загрузке сотрудника можно отследить динамику числа получаемых им заданий, доли просроченных среди них, определить тип задач, которые вызывают затруднения и попытаться выявить причину задержек. Среди причин может быть замыкание всех процессов компании на себя. Но возможна ситуация, когда нагрузка на сотрудника постепенно возрастает и приводит к его перегрузке. Тогда он просто физически не может справиться со своим объемом работ. Об интерпретации показателей можно прочитать в статье Анализ эффективности работы сотрудников в СЭД. Данные, инструменты, визуализация.
Кроме того каждый сотрудник может настроить область виджетов – контрольную панель с информацией по заданиям, документам, исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников. Виджеты – еще один инструмент для оперативного отслеживания текущего объема работ.
Область виджетов
Набор виджетов для каждого сотрудника определяется его ролью в компании. Так, например, сотрудник юридического отдела сможет посмотреть статистику по договорам, а руководитель проекта – по проектам.
Похожие статьи
Комментарии 0