Четыре двигателя ECM-инноваций

Скотт Крэйг, вице-президент по маркетингу компании-разработчика ECM Lexmark Enterprise Software

Разговоры о смерти ECM сильно преувеличены. Оно живет и здравствует, но за последние десять лет потребности рынка существенно изменились. Выделяют макротренды, которые влияют на освоение и применение контентных решений, и микротренды, которые определяют какие продукты лучше подходят клиенту.

1. Количество важного для деятельности компании контента продолжает расти

Я общался со многими ИТ-директорами, зная, что количество информации в их компаниях растет в геометрической прогрессии. Чтобы понять это, нужно всего лишь провести аудит расходов на хранение данных. Но увеличение разнообразия контента и мест его создания выходит из-под контроля. Большинство традиционных ECM-систем не поддерживают видео, аудио и социальный контент, но как раз в этой части и происходит динамичный рост. Спросите себя: нужно ли управлять таким контентом (запись работы с клиентами, видео автомобильной аварии или мониторинг Фейсбука* на предмет жалоб клиентов).

У среднестатистического работника нет времени смотреть полное видео, слушать аудиозапись или даже проверять ленту новостей Фейсбука* или твиттера. Между тем, анализ неструктурированных данных позволяет создать транскрипцию аудиозаписи, распознать и идентифицировать важные данные в визуальном контенте, сузить поиск результатов до конкретного места и времени. Такая аналитика применяется и к неструктурированному и слабоструктурированному контенту в качестве технологии поиска, когда терабайты информации расположены в нескольких архивах. Крайне важно, чтобы руководители ИТ служб уделяли внимание не только системе хранения данных и управления медиаресурсами, но и аналитике контента и удобству использования полученной информации.

Один из микротрендов в управлении бизнес-контентом ­– снижение потребности в едином хранилище. Было бы здорово объединить всю информацию в одном месте, но это не практично и не удобно для большинства компаний. Напротив, предоставление результатов анализа через мощные инструменты поиска и агрегирования контента более выгодно и продуктивно.

2. Облака стимулируют развитие технологий по управлению контентом

Облако ведет к изменениям как в развитии технологий, так и в управлении контентом. Начиная разрабатывать стратегию по переносу программного обеспечения и сервисов в облако, ИТ-директора понимают, что потребуются гибридные технологии.

ECM движется к независимой от места хранения данных среде. Это уже произошло в отрасли здравоохранения с миграцией PACS изображений в коммерчески нейтральные архивы. ЕСМ-система должна быть сфокусирована на размещении информации в контексте бизнес-процессов и инструментов. И не должна рассматриваться как архив. Облачное хранение данных предлагает более дешевые, географически распределенные и весьма доступные варианты. Но в то же время некоторые организации хотят хранить важный бизнес-контент на локальных серверах. Система должна быть адаптирована под эту гибридную модель.

Облачная архитектура так же позволяет использовать микросервисы в качестве развития ЕСМ-системы, дополняя ее инструментами аналитики, захвата и возможностью анализа данных дополнительно к функции архива. Понятие ECM должно быть расширенно и включать в себя микросервисы от одного или от нескольких вендоров.

Наконец, облако стимулирует новый пользовательский опыт. Недостаточно просто предоставить мобильный и веб-доступ к информации. ECM заключается в контексте и процессе. Мобильные и веб-приложения призваны обеспечить прозрачность принятия бизнес-решений, пользователи должны видеть связанные материалы и комментарии. Приложения, заточенные под определенную роль конечного пользователя, помогут значительно снизить затраты на обучение, уменьшить вероятность возникновения ошибок и помочь в адаптации системы.

3. Управление процессом -- управление затратами

Общие знания и опыт гласят, что как минимум треть ИТ-проектов не соответствуют своим изначальным целям. Согласно некоторым экспертам, без малого 50% ECM-программ не оправдывают ожиданий. Реальная стоимость внедрения системы — это стоимость проектирования бизнес-процесса. Например, если вы внедряете решение для страховых претензий, большую часть работы займет не установка ПО, а проектирование и внедрение. ИТ-организации должны подойти к внедрению как к задаче проектирования рабочих процессов и иметь надлежащую систему управления изменениями, возможность обучения и команду поддержки, и оперативно реагировать на любые изменения бизнес-процесса. Это разумно, но многие ИТ-компании в основном фокусируются на программном обеспечении и недостаточно сосредотачиваются на бизнес-процессе и аспектах обучения.

4. ИТ-директор должен думать о ECM как дирижер

В век информации контент разнообразен как по типу, так и по местам хранения. Без контекста он пригоден только для сбора пыли, но не к использованию. Если бизнес-процесс хорошо выстроен, он помогает сотрудникам быстро принимать лучшие решения и получать более высокую прибыль и доход.

Очень часто руководство думает, что предоставить открытый архив будет достаточно, и это их главная ошибка. Приложения совместного использования и синхронизации файлов (EFSS) – невероятно популярные и полезные инструменты, особенно для сотрудничества и коллективного использования. Но если этот контент не курируется, не заточен под бизнес-процессы, не интегрирован с вашими основными программами, и не координируется с точки зрения соблюдения законодательства, то это только временное решение, которое станет таким же устаревшим, как и пятьдесят экземпляров SharePoint, установленных в разных отделах.

Современный подход к управлению контентом делает сервис EFSS инструментом для создания и совместного редактирования, и даже хранению, но он должен быть интегрирован с ECM-системой. Организации, принимающие современный подход, получат эффективных и довольных пользователей.

Перевод: Екатерина Зоренко.

Источник: CIOReview

* - организация, признанна экстремистской на территории РФ