Выгоды среднего и малого бизнеса при переходе на ECM-системы

Развитие электронного документооборота (ЭДО) в России и странах СНГ – процесс быстропрогрессирующий и захватывающий. Причем захватывающий во всех смыслах: и в силу вау-эффекта от внедрения новых технологий, и с точки зрения охвата различных отраслей и направлений деятельности.

Исторически считалось, что классические системы электронного документооборота (СЭД) закрывают задачи только делопроизводства и предназначены для повышения эффективности бизнес-процессов крупных компаний – предприятий или структур с большим количеством сотрудников. Однако прогресс не застыл на месте и современные СЭД не ограничиваются только задачами канцелярии, они полноценно закрывают задачи управления корпоративным контентом (ECM): организация единого электронного архива, согласование и подписание договорных и финансовых документов, подготовка к налоговым или аудиторским проверкам, контроль исполнительской дисциплины и т.д.. Список процессов и документов, которые можно перевести в электронный вид, ограничен лишь желанием и бюджетом заказчика.

Может ли СМБ позволить себе электронный документооборот

Рынок ECM/СЭД находится в постоянном поиске новых решений для растущих запросов крупного бизнеса. Многие решения, которые были прогрессивными 10 лет назад и стоили заоблачных денег, стали стандартными, «коробочными» продуктами для большинства компаний-вендоров. Этот факт не мог не повлиять на снижение стоимости решений, а значит и на доступность электронного документооборота для компаний малого и среднего бизнеса.

С доступностью систем разобрались, но остается открытым другой вопрос – действительно ли электронные документы принесут выгоду СМБ? Какие могут быть сомнения:

●   бумаги используется не так уже и много, будет ли экономия существенной?

●   все сотрудники сидят в одном помещении, долгих согласований нет, так для чего переходить на электронный документооборот?

Компании малого и среднего бизнеса, как никто другой, заинтересованы в максимальной эффективности и прибыльности бизнеса. Сегмент ориентирован на получение быстрой прибыли, при этом запас прочности для жизнедеятельности компании сильно ограничен. Все лишние расходы принято сокращать или оптимизировать.

Поскольку конкуренция в сегменте СМБ максимально плотная, то основными факторами, влияющими на эффективность и прибыльность бизнеса, являются оперативность и качество работы. Кто быстрее и качественнее обслужил контрагента (в b2b, b2c-сферах), тот и забирает прибыль. Чтобы быть быстрее и качественнее, нужны эффективные решения, одно из которых – автоматизация внутренних процессов и в том числе работы с документами. И не обязательно документы должны сопровождаться делопроизводителем, как в крупных компаниях. В среднем бизнесе больше ответственность на каждого сотрудника, но и больше хаоса в работе с различными рабочими документами. А вопросы исполнительской дисциплины, контролируемости процессов в какой-то момент могут стать узким местом успешного развития компании.

Какой эффект получает СМБ при автоматизации процессов

Разработчики СЭД/ECM выдают многообразие предложений по составу ПО, предоставляемых услуг и, как следствие, стоимости. Фактически, сегодня любая компания может подобрать себе систему, исходя из своих конкретных задач и возможностей.

Контроль деятельности сотрудников

Одним из наиболее важных аспектов работы руководителя является контроль над деятельностью организации. Если совсем просто – нужно контролировать дисциплину сотрудников. Руководитель ежедневно решает множество задач и не всегда запоминает или записывает выданные поручения, не говоря уже о том, чтобы заняться «подбивкой» статистики за прошедшие периоды.

В СЭД/ECM руководитель сможет не только выдавать поручения и ставить конкретные сроки, собирая статистику по лучшим сотрудникам и «отстающим», но и сможет увидеть общую картину сверху – какие подразделения или сотрудники перегружены, а где еще есть свободная трудоемкость.

Прозрачность согласования и контроль над процессами

В системах электронного документооборота удобно контролировать процессы, местонахождение документов и факт выдачи оригиналов сотруднику или контрагенту. Документ не может просто потеряться, а сотрудник не сможет затянуть работу по документу. В системе всегда можно увидеть, на каком этапе рассмотрения находится документ или у какого контрагента документ ожидает подписания

Единообразие шаблонов документов и исключение человеческого фактора

С внедрением СЭД/ECM в компании появляется единая цифровая среда взаимодействия с единой базой документов, шаблонов и контрагентов. Единые шаблоны для разных видов документов сокращают время на их создание и проверку корректности оформления. Автоматическое заполнение реквизитов контрагента в документе не только сокращает время, но и исключает ошибки.

Контроль над целостностью архива

Часто компании начинают проекты с организации электронного архива из необходимости наведения порядка и сокращения времени на поиск. За счёт этого снижается риск потери и бумажных оригиналов. К тому же, отпадает необходимость в хранении папок с документами на столах, в шкафах, не нужно выделять отдельные помещения со стеллажами.

Продолжая тему хранения, надо сказать о возможности контроля целостности архива всех финансово-хозяйственных документов организации, которые могут в том числе понадобиться для судебных споров. Используя понятные и удобные инструменты контроля, бухгалтерия сможет быстро и качественно подготовить отчётность для налоговой службы, не нарушая сроков представления документов, тем самым избегая штрафных санкций.

Возможность работать удалённо и экономить свое время

Удаленный доступ к рабочей информации и документам, в том числе через мобильные приложения, экономит время как сотрудника, так и руководителя. Если раньше процессы тормозились из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте, могло затянуться согласование и подписание договора, то сейчас, имея удаленный доступ, деятельность компании не останавливается и риск потерять сделку из-за длительного согласования сводится к нулю. 

Гарантированная доставка документов

Курьеры, которые перевозят килограммы бумаги из офиса в офис, уже пережиток. Ни почта, ни факс не могут решить вопросы быстрой доставки деловой корреспонденции. Гораздо удобнее получать и отправлять электронные юридически значимые документы.

Сервисы обмена электронными документами (сервисы ЭДО) позволяют практически мгновенно обмениваться и подписывать любые документы с гарантией юридической значимости. Используя сервисы ЭДО, компания исключает риск потери документов, снижает расходы на их пересылку, а время доставки снижается до нескольких минут. И поскольку мы говорим про СМБ-рынок, даже экономия на безбумажной отправке документов может быть существенная. Многие вендоры предлагают уже интегрированную связку СЭД и сервисов ЭДО.

Подводя итог

Список решаемых задач и выгод использования ЭДО можно продолжать ещё долго, мы рассмотрели лишь верхушку айсберга.

Многие представители СМБ переходят на электронный документооборот не только потому что у них есть сформулированные задачи, но и потому что «держат нос по ветру». Думая о будущем, бизнес не может игнорировать современные инструменты. Использование вёсел неэффективно для пересечения океана, также как использование бумаги будет неэффективно для покорения новых вершин.