5 принципов трансформации вашей ECM-стратегии при помощи облачного управления контентом

Цифровая трансформация заставляет руководителей крупных компаний иначе посмотреть на то, как ведется взаимодействие и протекают процессы на расширенных предприятиях, при этом понятия «бэк-офис» и «фронт-офис» размываются. Трансформация показывает, насколько важно получать выгоду от контента в соответствии с информационной безопасностью и требованиями законодательства. Хотя устаревшие ECM-системы² помогали управлять важным контентом, однако они не предназначались для создания новых и гибких бизнес-процессов в эпоху цифровых технологий. Нужна новая стратегия.

Предприятия всех отраслей находятся под большим давлением: продукты и услуги должны быть более качественными, предоставлять их нужно быстрее. Это означает, что необходимо более эффективное использование контента во всей экосистеме, включая клиентов, поставщиков, сотрудников и торговых партнеров. Для предоставления более актуальных услуг и принятия разумных решений компании должны обеспечить полный и своевременный доступ к контенту.

У компаний меняется представление, как, где и когда вести бизнес. Благодаря мобильности, облачным решениям и цифровому опыту участников бизнеса можно использовать контент в качестве конкурентного преимущества. К сожалению, устаревшие ECM-системы лишены эффективного и гибкого подхода, необходимого для использования контента в современных бизнес-процессах.

Облачное управление контентом

ECM быстро превращаются из дорогостоящих, неприспособленных и локально установленных систем в более гибкие решения — облачные сервисы.

Рассмотрим исследование «Cloud Enterprise Content Market — Global Forecast to 2022», MarketsandMarkets, May 2017. В 2017 году общий рынок ECM превысит 31,6 млрд. долларов США, при этом облачные решения составят 31% от общей рыночной стоимости. Но к 2022 году переходы на облачное управление контентом будут расти ежегодно на 29%, что превысит 34 млрд. доллара США и составит более половины всего рынка ECM.

Конкурентное преимущество облачного управления контентом кроется в высокой производительности, экономической эффективности и гибкости платформы. Однако при переходе в облака нужно учитывать несколько важных моментов.

5 принципов трансформации ECM-стратегии при помощи облачного управления контентом.

Как совершенствовать подход к управлению контентом для достижения новых бизнес-целей и поддержки быстро меняющихся процессов? Вот 5 принципов, с которых стоит начать:

1. Сосредоточьтесь на развитии платформы, а не на создании бесполезных прикладных решений. Раньше ECM-системы развивали лишь в единичных случаях. На это требовалось много времени, поскольку системы были больше ориентированы на контроль доступа к контенту, чем на развитии сотрудничества и бизнес-процессов. Облачное управление контентом строится на нескольких важных моментах:

· Ориентация на сотрудничество и меняющиеся процессы на расширенном предприятии.

· Безопасность, организация управления и соблюдение законодательства должны быть учтены в платформах для любой отрасли и региона. Хотя в процессе создания контента многие игнорируют эти традиционные ограничения.

· Интеграция с другими производственными процессами и специализированными приложениями предприятия. Таким образом, платформа обеспечивает безопасность для массивного, быстрорастущего неструктурированного контента предприятия. При этом пользователям не нужно переносить данные из системы в систему для выполнения разных процессов.

· Предоставить пользователям наилучшие возможности на основе их опыта — ключевой элемент. Ни одна платформа не будет эффективна, если она заставляет пользователей приспосабливать рабочие процессы к непонятным требованиям. Платформа должна быть простой для развёртывания ИТ-специалистами и легкой в разработке для создания гибких мощных систем, которые способствуют сотрудничеству.

· В эпоху строгих бюджетов и жестко контролируемых ИТ-расходов платформа должна помочь организациям максимально отказаться от многих элементов устаревших систем. Например, от файловых серверов, локально установленных ECM-систем в пользу более доступного облачного решения.

2. Подумайте, как сделать контент более ценным в облачной платформе управления в сравнении с другими системами. Важно понять, насколько организация готова превратить контент в стратегический ресурс. ИТ-руководители, бизнес-партнеры и топ-менеджеры и даже клиенты должны ясно ответить на следующие вопросы:

ü Поддерживают ли решения по управлению контентом наиболее важные бизнес-процессы и соответствуют ли целям?

ü Какую пользу можно извлечь из таких технологий, как машинное обучение и искусственный интеллект?

ü Есть ли стратегия для проверки, размещения, передачи и поиска контента для поддержки наших бизнес-целей?

3. Посмотрите на облачное управление контентом как на возможность пересмотреть процессы, а не только как на возможность перенести старые процессы в облака. Это не традиционное обновление процессов, а скорее их перекраивание. Новая среда учитывает меняющиеся рыночные и бизнес-требования. Первые лица компании и ИТ-руководители также должны пересмотреть процессы, чтобы их сотрудники стали более мобильным, эффективным и более самостоятельным в работе.

Проанализируйте, как менялось взаимодействие клиентов с компаниями. Традиционно потребители шли в розничный магазин, отправляли посылки или разговаривали по телефону с представителем компании, коммунальной службы или власти. Теперь эти и многие другие процессы осуществляются с помощью мобильного устройства, в интернете. Старые процессы больше не работают. А это означает, что нужна платформа, которая обеспечит безопасное перемещение важного контента в бизнес-среде.

4. Защитите себя от стагнации технологий. Каждый элемент бизнеса меняется сегодня быстрее, чем когда-либо. Нужны системы, которые быстро адаптируются к изменяющимся условиям и требованиям. Сотрудники, клиенты, партнеры и все заинтересованные лица требуют максимального удобства для пользователей, независимо от их предпочтений в устройствах, приложениях или даже того, где и когда нужно работать. Следовательно, выбранные технологии должны постоянно адаптироваться без соразмерного увеличения ИТ-инвестиций, особенно капитальных расходов. Вот почему многие организации обращаются к поставщикам программного обеспечения, которые внедряют новые методы. Таким образом, организация и пользователи извлекают выгоду от внедрения модели SaaS, получая мощные, гибкие, надежные и меняющиеся инструменты.

5. Когда дело доходит до случаев использования, думайте масштабно, но начинайте с малого. Переход на облачное управление контентом необязательно должен быть крупным мероприятием. На самом деле он и не должен быть таким, особенно при переходе на сложные облачные сервисы, ориентированные на управление рабочими процессами. Не пытайтесь объять необъятное. Помните: вы будете узнавать новое, пока идете вперед. Поэтому начните с одного или двух процессов, чтобы добиться успеха и создать атмосферу развития возможностей во всей организации.

Вероятно, захочется посмотреть на автоматизированные процессы управления контентом. Они позволяют сплотить разрозненные группы и сократить расходы на контент. Переходите от бумажных процессов к цифровым и разрабатывайте официальную политику хранения контента, начиная с конкретных отделов.

Начните с малого, но продуманного. И рассматривайте облачное управление контентом как многократное решение, которое со временем развивается, даже если оно уже представляло ценность в самом начале.

Выводы

Организации почти всех размеров и отраслей воспринимают цифровую трансформацию как новую основу для достижения бизнес-целей. Поэтому нужны свежие идеи использования контента в качестве центрального элемента трансформации. Поскольку предприятия становятся более взаимосвязанными, и все более переходят в цифровую среду, поэтому важно использовать нужный контент в нужное время с членами всей команды.

Для более быстрого и эффективного развития новых продуктов организации вынуждены использовать новые стратегии. Они позволяют разнообразить контент во всей бизнес-среде.

Устаревшие ECM-системы больше не соответствуют быстро меняющимся потребностям в сотрудничестве современных организаций. Вместо этого все большее количество компаний переходят на облачное управление контентом. Оно обеспечивает гибкость, доступность и масштабируемость в реальном времени, которое требуется в эпоху цифрового бизнеса.

Перевод: Сергеева Светлана, DIRECTUM

Источник: The Box